Обобщение и систематизация их уро
ков и подходов дала возможность ученым выработать 18 способов делать бол
ьше за то же время. Отнеситесь к ним со вниманием. Испытайте, чего они стоя
т, и вы окажетесь совсем в ином мире, в таком, в котором время перестанет бы
ть вашим постоянным противником.
1. Точно определите свою цель. Множество людей попусту тратят свое время и
энергию на какое-нибудь дело из-за того, что отчетливо не представляют се
бе, что, собственно, они собираются сделать. Не зная точно, к чему они идут, о
ни сбиваются еще на старте, теряют дорогу, падают духом и сворачивают с пу
ти. Определите с самого начала хотя бы «пункт назначения», и вы достигнет
е его гораздо быстрее. Это Ц решающее условие.
2. Сосредоточьтесь на главном. Запишите на листке самые срочные дела в пор
ядке их важности. Завтра примитесь за дело № 1 и не отступайтесь от него, по
ка не закончите; Затем так же поступите с делом № 2, потом с № 3 и т. д. (естестве
нно, речь идет о делах, которые зависят целиком лишь от вас). Не тревожьтес
ь, если к концу дня вы разделаетесь только с одним или с двумя пунктами, за
втра вы снова сосредоточитесь на самом главном.
3. Придумывайте себе стимулы. Мы лучше делаем то, что нам ХОЧЕТСЯ делать. Та
кие дела мы, как правило, выдвигаем перед теми, которые нам НАДО сделать. О
тсюда задача Ц как-то превратить свои занятия из «надо» в «хочется», и пр
одуктивность вашей деятельности повысится почти автоматически.
4. Установите твердые сроки. Один из способов связать себя обязательство
м (да и не только себя!) Ц назначить для выполнения определенного задания
твердый срок. Одно дело Ц сказать себе: «Я отвечу на письмо при первой же
возможности», и совсем другое Ц решить: «Я отвечу на письмо, а потом пойду
обедать». В первом случае вы даете себе всевозможные оправдания, во втор
ом Ц ставите себя в определенные рамки. Но здесь есть два момента. Первый
: сроки должны быть реальными. Иначе вам не удастся выполнить свои обязат
ельства, вы отстанете и откажетесь от самого дела. Второй: твердо держите
сь срока. Не расслабляйте себя и не балуйте рассуждениями о том, что вы не
сможете выполнить работу в срок, что срок можно перенести. Наоборот, будь
те непреклонны к себе, как были бы непреклонны к тому подчиненному, котор
ый пообещал что-то сделать к определенному дню.
5. Научитесь быть решительным. Не откладывайте дело со дня на день. Говорят
, что успех состоит в том, чтобы поступать правильно в 51% случаев. Поэтому, р
асполагая определенными фактами, решайте и действуйте. И уж если вы что-т
о сделали, то не теряйте времени на бесплодные размышления о мудрости пр
инятого решения. Двигайтесь дальше.
6. Научитесь говорить «нет». Если вы не научитесь этому, то окажетесь вовле
ченными в такие дела, которыми вы никогда не занялись бы по своей воле. Час
ть вашей программы самодисциплины и экономии времени именно и должна со
стоять из того, чтобы отделять плевелы от пшеницы, второстепенное от гла
вного. Конечно, если вам захочется размяться, отвлечься от дел, поиграйте
в теннис или волейбол, сходите в бассейн или посидите за шахматной доско
й Ц это зависит от ваших интересов, но избегайте бесцельных обязательст
в, если в другом месте время можно провести полезней.
7. Не увязайте в телефонных разговорах. Ничто не может соперничать с телеф
оном как средством экономии времени, когда надо получить какие-то данны
е, сделать заказ, выяснить недоразумение, отдать указание или условиться
о свидании. Но всегда также есть искушение просто поболтать по телефону.
Ограждайте себя от этого, заранее определяя, ради чего вы снимаете трубк
у и с кем собираетесь говорить. А затем ведите разговор на деловом уровне.
8. Выработайте привычку пользоваться записной книжкой. Всякий, кто хотя б
ы раз испытал муки, вспоминая, что ему еще надо сделать, поручится за справ
едливость правила Ц записывать все предстоящие дела, фиксировать ярки
е, мимолетные мысли, номера телефонов и т. д. Целесообразно размещение зап
исок на письменном столе, у зеркала, за автомобильным козырьком от солнц
а и т. д. Это поможет вам всегда быть наготове относительно всяких мелких д
ел, о которых иначе можно было бы совсем забыть. Карандаш с бумагой может с
беречь время, затрачиваемое на обдумывание проблем. Надо что-то решить? Н
абросайте относящиеся к этому данные, и перед вами раскроются разнообра
зные возможные решения. Выбирайте! Экономьте время, затрачиваемое на спр
авки, а потому держите в порядке записи часто требующихся адресов и теле
фонов. Одним словом, не загружайте память тогда, когда это не нужно.
9. Досадные помехи. Добрые друзья и товарищи по работе, любящие поболтать,
могут начисто провалить самые лучшие ваши намерения выдержать сроки. Вы
можете сохранить их дружбу (и ваш график!), тактично дав понять, что вы в цей
тноте. Бели в вашу комнату ходит много народу, попробуйте расположить св
ое рабочее место так, чтобы сидеть лицом к стене. Некоторые работники пер
еносят время обеденного перерыва и остаются работать, когда товарищи ух
одят обедать.
10. Учитесь слушать. Вы избежите серьезных ошибок, повторов и исправлений,
если с первого раза будете стремиться получать исчерпывающие указания
и сведения. Явитесь на совещание к 14.30, когда на самом деле оно назначено на
15.00, и вы потеряете ценное время. Поэтому, прежде чем что-то делать, уточните
: где, когда, как, что, почему. Если что-нибудь остается неясным, сразу же спр
осите.
11. О шаблоне. Многие из нас становятся жертвами шаблонного мышления. Тольк
о потому, что мы всегда выполняли что-то одним определенным образом, мы по
дчас считаем, что это-то и есть самый лучший из возможных способов. Между
тем почти всякую работу можно усовершенствовать, стоит только немного п
одумать. Если сейчас вы делаете что-то в последовательности АБВГ, попроб
уйте порядок АВБГ. Может быть, получится быстрее. Не передать ли другим ча
сть простейших функций, не требующих особой квалификации? Нельзя ли восп
ользоваться какими-нибудь средствами оргтехники, чтобы сберечь время? Н
е следует ли поинтересоваться, как другие экономят время?
12. Не упускайте из виду мелочи. Вы можете избежать небольших, но отнимающи
х время недоразумений, если будете по возможности предупреждать наступ
ление внезапных мелких кризисов. Это означает, что надо всегда иметь под
рукой достаточный запас предметов, наиболее часто употребляемых в ваше
й работе, в вашем быту, Ц будь то какие-то запасные детали или канцелярск
ие принадлежности, мелкие предметы туалета или даже денежная мелочь. Есл
и надо, приобретите вторые ключи, очки, зонт, бритвенные лезвия. Решайте с
вечера, что наденете утром.
13. Приступайте к делу сразу же. Прежде чем приняться за работу, множество л
юдей приводят в порядок свои столы, чинят все карандаши, какие только поп
адаются на глаза, глядят в окна, погружаются в газетный кроссворд, выпива
ют чашечку кофе, а потом удивляются: куда девалось время! Раз вы знаете, чт
о надо делать, беритесь за дело сразу же. Никто, кроме вас самого, не сможет
помочь вам избавиться от привычки мешкать с делами. Принимайтесь за них!
14. Используйте время полностью. Всегда есть возможность намного увеличи
ть свое продуктивное время, полнее использовать его. Это значит, что врем
я на поездки, ожидания можно занять такими делами, как планирование свое
й работы, обдумывание предстоящих задач, просматривание записей, которы
е пригодятся в дальнейшей работе.
15. Следите за тем, на что тратите свободное время. Если игра в мяч вместе с д
рузьями или рыбалка помогают вам отдохнуть и освежиться Ц прекрасно! Но
не предавайтесь таким занятиям только потому, что так делают другие. Мы м
огли бы сберечь многие часы, если бы были чуть разборчивей при выборе кин
окартин и телепередач, которые смотрим, книг и журналов, которые читаем.
16. Меняйте занятия. Почти никогда тело не устает все сразу. Обыкновенно ус
тают лишь отдельные группы мышц. Меняя занятия, вы сможете побороть ощущ
ение усталости и сделать больше. Так, если несколько часов вы работали си
дя и стали утомляться, переключитесь на работу, которую надо делать стоя
или при которой надо двигаться. Вы весь день на ногах? Займитесь сидячей р
аботой. Вы не только увидите, что ваш организм способен на большее, но така
я перемена сделает вас бодрее, более заинтересованным в работе.
17. Начинайте раньше. Начиная день всего на 15-20 минут раньше обычного, вы зада
дите тон всему дню.
18. Воспитывайте уважение к своему времени. Выработайте привычку мысленн
о давать вашему времени какую-то оценку, и вы станете по-новому относитьс
я к нему. Такой подход поможет вам также судить о том, стоит ли именно вам з
аниматься теми небольшими делами, которые, может быть, отнимают у вас раб
очее время. Ведь не станете же вы покупать теннисные мячи только для того,
чтобы сразу же выбрасывать их. Стоит ли с меньшим уважением относиться к
невосполнимому времени? Бизнесмены и менеджеры в значительной степени
работают творчески. Творчество Ц это предельное значение шкалы, с помощ
ью которой можно было бы измерять деятельность человека с точки зрения н
еповторимой ценности его труда и результатов этого труда. А одновременн
о, учитывая характер результатов, даже умственный труд и творчество могу
т рассматриваться как результативные или нерезультативные. В том случа
е, когда в результате труда или творчества не возникает конкретный предм
ет, когда мы наблюдаем фрагмент некоторого действия и не можем судить о е
го результативности, мы говорим о совершенстве действия. Исходя из этого
менеджерам и бизнесменам следует обратить внимание на действия первог
о вида, являющиеся результативными и ведущие к цели.
9.3. НЕОБХОДИМОСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ ТЕХНИЧЕСКИХ ЗНАНИЙ
Добивайтесь от подчиненных применения технических знаний и применяйте
их сами. Планируя производство, определяя режим работы, изыскивая пути с
окращения издержек производства, обращаясь к внутренним источникам те
хнической информации, старайтесь применять технические знания. В любой
области, где бы вы ни были заняты, сведите все к точно измеряемым критерия
м и введите их, повышайте производительность труда на базе повышения его
материально-технической оснащенности, использования современных тех
нических средств механизации и автоматизации. Добивайтесь комплекснос
ти в применении технических средств, используйте простые и опробованны
е элементы работы, связанные с оформлением документов, их подготовкой, р
азмножением, учетом, обработкой, приемом и передачей, механизируйте и ав
томатизируйте их. Применяйте диктофоны для рационализации и облегчени
я своих действий, ведения записей на собраниях и совещаниях, составления
документов для ведения диалога с подчиненными, выдачи указаний исполни
телям через диспетчера и секретаря. Это позволит в 4-5 раз уменьшить затра
ты вашего времени. Тренируйтесь говорить и излагать свои мысли кратко, ч
етко, ясно и грамотно. Используйте шире средства связи. Применяйте их для
общения с заместителем и помощниками. Из громкоговорящих переговорных
устройств шире используйте аппараты двусторонней связи. При большом чи
сле абонентов применяйте телефонный аппарат с автоматическим устройст
вом набора номеров, что обеспечит вам оперативную связь со многими абоне
нтами, возможность закодирования телефонных номеров, позволит произво
дить вызов нажатием кнопки. Шире используйте различные графики, контрол
ьные номограммы. Определите их потребность, результативность, эффектив
ность. Повышайте отдачу от АСУ, получая и анализируя информацию, ее целев
ую направленность, критерии ее подготовки и создания. Подходите к АСУ ка
к к комплексу технических средств обработки данных, функционирование к
оторых должно быть органически связано с деятельностью аппарата управ
ления и позволит решать новые задачи, оптимизировать решения, перераспр
еделять функции, перестраивать организационную структуру, обосновыват
ь перспективы, повышать эффективность.
9.4. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ РАБОТА ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ПЛАНОВ
Убеждайте подчиненных принимать планы и выполнять их. Инструктируйте с
отрудников относительно новых порядков работы. Отвечайте на уточняющи
е вопросы и обучайте новых сотрудников. Выдавайте конкретное задание и н
аряды на работу. Воздействуйте на отстающих работников. Получайте необх
одимую для сотрудников информацию. Договоритесь о минимальных требова
ниях, необходимых для поддержания дисциплины, исходя из всеобъемлющего
критерия, что данная обязанность выполняется удовлетворительно лишь т
огда, когда все нарушения разбираются быстро и справедливо в соответств
ии с действующими предписаниями. Убеждайте, предусматривая многократн
ое, терпеливое, доброжелательное повторение ряда положений, направленн
ых на избавление от слабостей, ошибок, вредных привычек, предрассудков, т
енденциозности. Направляя подчиненных на принятие и выполнение планов,
изучайте характерологию, личностные реакции подчиненных, их морально-э
тические и социальные установки, воспитывая у них профессионально важн
ые качества. Своевременная корректировка характерологических особенн
остей работника может явиться эффективным способом профилактики. Исхо
дите из индивидуальных психологических качеств работника и его социал
ьных позиций, его роли в коллективе. Определяйте наличие неформальных гр
упп и неофициальных лидеров, их авторитет и степень влияния на коллектив
, их организаторские способности и целеустремления. Учитывайте, направл
яйте и используйте мнение этих лидеров, убеждайте их принимать и выполня
ть планы в первую очередь. Наряду с этим не допускайте полного обособлен
ия неформальных групп, хотя и учитывайте сложившуюся официальную струк
туру при расстановке кадров или распределении поручений. Учитывайте, чт
о вводимые вами резкие ограничения и препятствия в контактах между член
ами группы могут способствовать усилению ее сплоченности, направленно
й прежде всего против ваших действий и планов. Проводите целенаправленн
ую воспитательную работу совместно с профсоюзной организацией по спло
чению коллектива, активизации общения его членов, согласованности их де
йствий, нормализации психологического и морального климата, развитию т
оварищеских контактов, психологической совместимости. Создавайте усло
вия для совершенствования молодых работников, доведя до них более интен
сивные и напряженные задания, выполнение которых не соответствует иног
да даже их способностям, исходите в этом из принципа развития личности. У
делите внимание характеру официальной управленческой структуры, орган
изационным связям работников. Учитывайте, что неупорядоченность в деле
гировании полномочий, отсутствие документальной регламентации функци
й, зафиксированных в соответствующих положениях или должностных инстр
укциях, снижает оперативность в руководстве коллективом и, следователь
но, качество работы руководителя, вызывает неравномерность в нагрузке, н
арушает порядок делегирования полномочий, существующий на предприятии
.
9.5. РАБОТА С ОТЧЕТАМИ
Осуществляйте надзор за выполнением заданий. Требуйте необходимую инф
ормацию о ходе работы. Обеспечивайте гласность. Контролируйте выход сот
рудников на работу. Не забудьте об устных отчетах. Однако следует помнит
ь, что получение устных отчетов является лишь второстепенным делом в исп
олнении ваших служебных обязанностей. Суть же всей вашей деятельности з
аключается в том, чтобы умело использовать эти отчеты и принимать необхо
димые меры. Критерием удовлетворительной работы в данном случае целесо
образно считать условие, при котором вся необходимая информация собира
ется и эффективно используется. Будьте оптимистом в оценке итогов и перс
пектив вашей деятельности на каждбм новом этапе. Четко представляйте се
бе нерешенные проблемы и реальные возможности их осуществления. Не само
обольщайтесь. Осознавайте, что крупные задачи требуют времени и соответ
ствующих усилий для своего претворения в жизнь. Энергично беритесь за вс
е более сложные, ответственные задания, ставшие актуальными и выполнимы
ми именно в силу уже достигнутого вами. Составляя полный отчет, помните, ч
то он должен отвечать своему основному назначению без каких-либо дополн
ительных разъяснений. Информируйте своих подчиненных об использовании
данных отчета.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52
ков и подходов дала возможность ученым выработать 18 способов делать бол
ьше за то же время. Отнеситесь к ним со вниманием. Испытайте, чего они стоя
т, и вы окажетесь совсем в ином мире, в таком, в котором время перестанет бы
ть вашим постоянным противником.
1. Точно определите свою цель. Множество людей попусту тратят свое время и
энергию на какое-нибудь дело из-за того, что отчетливо не представляют се
бе, что, собственно, они собираются сделать. Не зная точно, к чему они идут, о
ни сбиваются еще на старте, теряют дорогу, падают духом и сворачивают с пу
ти. Определите с самого начала хотя бы «пункт назначения», и вы достигнет
е его гораздо быстрее. Это Ц решающее условие.
2. Сосредоточьтесь на главном. Запишите на листке самые срочные дела в пор
ядке их важности. Завтра примитесь за дело № 1 и не отступайтесь от него, по
ка не закончите; Затем так же поступите с делом № 2, потом с № 3 и т. д. (естестве
нно, речь идет о делах, которые зависят целиком лишь от вас). Не тревожьтес
ь, если к концу дня вы разделаетесь только с одним или с двумя пунктами, за
втра вы снова сосредоточитесь на самом главном.
3. Придумывайте себе стимулы. Мы лучше делаем то, что нам ХОЧЕТСЯ делать. Та
кие дела мы, как правило, выдвигаем перед теми, которые нам НАДО сделать. О
тсюда задача Ц как-то превратить свои занятия из «надо» в «хочется», и пр
одуктивность вашей деятельности повысится почти автоматически.
4. Установите твердые сроки. Один из способов связать себя обязательство
м (да и не только себя!) Ц назначить для выполнения определенного задания
твердый срок. Одно дело Ц сказать себе: «Я отвечу на письмо при первой же
возможности», и совсем другое Ц решить: «Я отвечу на письмо, а потом пойду
обедать». В первом случае вы даете себе всевозможные оправдания, во втор
ом Ц ставите себя в определенные рамки. Но здесь есть два момента. Первый
: сроки должны быть реальными. Иначе вам не удастся выполнить свои обязат
ельства, вы отстанете и откажетесь от самого дела. Второй: твердо держите
сь срока. Не расслабляйте себя и не балуйте рассуждениями о том, что вы не
сможете выполнить работу в срок, что срок можно перенести. Наоборот, будь
те непреклонны к себе, как были бы непреклонны к тому подчиненному, котор
ый пообещал что-то сделать к определенному дню.
5. Научитесь быть решительным. Не откладывайте дело со дня на день. Говорят
, что успех состоит в том, чтобы поступать правильно в 51% случаев. Поэтому, р
асполагая определенными фактами, решайте и действуйте. И уж если вы что-т
о сделали, то не теряйте времени на бесплодные размышления о мудрости пр
инятого решения. Двигайтесь дальше.
6. Научитесь говорить «нет». Если вы не научитесь этому, то окажетесь вовле
ченными в такие дела, которыми вы никогда не занялись бы по своей воле. Час
ть вашей программы самодисциплины и экономии времени именно и должна со
стоять из того, чтобы отделять плевелы от пшеницы, второстепенное от гла
вного. Конечно, если вам захочется размяться, отвлечься от дел, поиграйте
в теннис или волейбол, сходите в бассейн или посидите за шахматной доско
й Ц это зависит от ваших интересов, но избегайте бесцельных обязательст
в, если в другом месте время можно провести полезней.
7. Не увязайте в телефонных разговорах. Ничто не может соперничать с телеф
оном как средством экономии времени, когда надо получить какие-то данны
е, сделать заказ, выяснить недоразумение, отдать указание или условиться
о свидании. Но всегда также есть искушение просто поболтать по телефону.
Ограждайте себя от этого, заранее определяя, ради чего вы снимаете трубк
у и с кем собираетесь говорить. А затем ведите разговор на деловом уровне.
8. Выработайте привычку пользоваться записной книжкой. Всякий, кто хотя б
ы раз испытал муки, вспоминая, что ему еще надо сделать, поручится за справ
едливость правила Ц записывать все предстоящие дела, фиксировать ярки
е, мимолетные мысли, номера телефонов и т. д. Целесообразно размещение зап
исок на письменном столе, у зеркала, за автомобильным козырьком от солнц
а и т. д. Это поможет вам всегда быть наготове относительно всяких мелких д
ел, о которых иначе можно было бы совсем забыть. Карандаш с бумагой может с
беречь время, затрачиваемое на обдумывание проблем. Надо что-то решить? Н
абросайте относящиеся к этому данные, и перед вами раскроются разнообра
зные возможные решения. Выбирайте! Экономьте время, затрачиваемое на спр
авки, а потому держите в порядке записи часто требующихся адресов и теле
фонов. Одним словом, не загружайте память тогда, когда это не нужно.
9. Досадные помехи. Добрые друзья и товарищи по работе, любящие поболтать,
могут начисто провалить самые лучшие ваши намерения выдержать сроки. Вы
можете сохранить их дружбу (и ваш график!), тактично дав понять, что вы в цей
тноте. Бели в вашу комнату ходит много народу, попробуйте расположить св
ое рабочее место так, чтобы сидеть лицом к стене. Некоторые работники пер
еносят время обеденного перерыва и остаются работать, когда товарищи ух
одят обедать.
10. Учитесь слушать. Вы избежите серьезных ошибок, повторов и исправлений,
если с первого раза будете стремиться получать исчерпывающие указания
и сведения. Явитесь на совещание к 14.30, когда на самом деле оно назначено на
15.00, и вы потеряете ценное время. Поэтому, прежде чем что-то делать, уточните
: где, когда, как, что, почему. Если что-нибудь остается неясным, сразу же спр
осите.
11. О шаблоне. Многие из нас становятся жертвами шаблонного мышления. Тольк
о потому, что мы всегда выполняли что-то одним определенным образом, мы по
дчас считаем, что это-то и есть самый лучший из возможных способов. Между
тем почти всякую работу можно усовершенствовать, стоит только немного п
одумать. Если сейчас вы делаете что-то в последовательности АБВГ, попроб
уйте порядок АВБГ. Может быть, получится быстрее. Не передать ли другим ча
сть простейших функций, не требующих особой квалификации? Нельзя ли восп
ользоваться какими-нибудь средствами оргтехники, чтобы сберечь время? Н
е следует ли поинтересоваться, как другие экономят время?
12. Не упускайте из виду мелочи. Вы можете избежать небольших, но отнимающи
х время недоразумений, если будете по возможности предупреждать наступ
ление внезапных мелких кризисов. Это означает, что надо всегда иметь под
рукой достаточный запас предметов, наиболее часто употребляемых в ваше
й работе, в вашем быту, Ц будь то какие-то запасные детали или канцелярск
ие принадлежности, мелкие предметы туалета или даже денежная мелочь. Есл
и надо, приобретите вторые ключи, очки, зонт, бритвенные лезвия. Решайте с
вечера, что наденете утром.
13. Приступайте к делу сразу же. Прежде чем приняться за работу, множество л
юдей приводят в порядок свои столы, чинят все карандаши, какие только поп
адаются на глаза, глядят в окна, погружаются в газетный кроссворд, выпива
ют чашечку кофе, а потом удивляются: куда девалось время! Раз вы знаете, чт
о надо делать, беритесь за дело сразу же. Никто, кроме вас самого, не сможет
помочь вам избавиться от привычки мешкать с делами. Принимайтесь за них!
14. Используйте время полностью. Всегда есть возможность намного увеличи
ть свое продуктивное время, полнее использовать его. Это значит, что врем
я на поездки, ожидания можно занять такими делами, как планирование свое
й работы, обдумывание предстоящих задач, просматривание записей, которы
е пригодятся в дальнейшей работе.
15. Следите за тем, на что тратите свободное время. Если игра в мяч вместе с д
рузьями или рыбалка помогают вам отдохнуть и освежиться Ц прекрасно! Но
не предавайтесь таким занятиям только потому, что так делают другие. Мы м
огли бы сберечь многие часы, если бы были чуть разборчивей при выборе кин
окартин и телепередач, которые смотрим, книг и журналов, которые читаем.
16. Меняйте занятия. Почти никогда тело не устает все сразу. Обыкновенно ус
тают лишь отдельные группы мышц. Меняя занятия, вы сможете побороть ощущ
ение усталости и сделать больше. Так, если несколько часов вы работали си
дя и стали утомляться, переключитесь на работу, которую надо делать стоя
или при которой надо двигаться. Вы весь день на ногах? Займитесь сидячей р
аботой. Вы не только увидите, что ваш организм способен на большее, но така
я перемена сделает вас бодрее, более заинтересованным в работе.
17. Начинайте раньше. Начиная день всего на 15-20 минут раньше обычного, вы зада
дите тон всему дню.
18. Воспитывайте уважение к своему времени. Выработайте привычку мысленн
о давать вашему времени какую-то оценку, и вы станете по-новому относитьс
я к нему. Такой подход поможет вам также судить о том, стоит ли именно вам з
аниматься теми небольшими делами, которые, может быть, отнимают у вас раб
очее время. Ведь не станете же вы покупать теннисные мячи только для того,
чтобы сразу же выбрасывать их. Стоит ли с меньшим уважением относиться к
невосполнимому времени? Бизнесмены и менеджеры в значительной степени
работают творчески. Творчество Ц это предельное значение шкалы, с помощ
ью которой можно было бы измерять деятельность человека с точки зрения н
еповторимой ценности его труда и результатов этого труда. А одновременн
о, учитывая характер результатов, даже умственный труд и творчество могу
т рассматриваться как результативные или нерезультативные. В том случа
е, когда в результате труда или творчества не возникает конкретный предм
ет, когда мы наблюдаем фрагмент некоторого действия и не можем судить о е
го результативности, мы говорим о совершенстве действия. Исходя из этого
менеджерам и бизнесменам следует обратить внимание на действия первог
о вида, являющиеся результативными и ведущие к цели.
9.3. НЕОБХОДИМОСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ ТЕХНИЧЕСКИХ ЗНАНИЙ
Добивайтесь от подчиненных применения технических знаний и применяйте
их сами. Планируя производство, определяя режим работы, изыскивая пути с
окращения издержек производства, обращаясь к внутренним источникам те
хнической информации, старайтесь применять технические знания. В любой
области, где бы вы ни были заняты, сведите все к точно измеряемым критерия
м и введите их, повышайте производительность труда на базе повышения его
материально-технической оснащенности, использования современных тех
нических средств механизации и автоматизации. Добивайтесь комплекснос
ти в применении технических средств, используйте простые и опробованны
е элементы работы, связанные с оформлением документов, их подготовкой, р
азмножением, учетом, обработкой, приемом и передачей, механизируйте и ав
томатизируйте их. Применяйте диктофоны для рационализации и облегчени
я своих действий, ведения записей на собраниях и совещаниях, составления
документов для ведения диалога с подчиненными, выдачи указаний исполни
телям через диспетчера и секретаря. Это позволит в 4-5 раз уменьшить затра
ты вашего времени. Тренируйтесь говорить и излагать свои мысли кратко, ч
етко, ясно и грамотно. Используйте шире средства связи. Применяйте их для
общения с заместителем и помощниками. Из громкоговорящих переговорных
устройств шире используйте аппараты двусторонней связи. При большом чи
сле абонентов применяйте телефонный аппарат с автоматическим устройст
вом набора номеров, что обеспечит вам оперативную связь со многими абоне
нтами, возможность закодирования телефонных номеров, позволит произво
дить вызов нажатием кнопки. Шире используйте различные графики, контрол
ьные номограммы. Определите их потребность, результативность, эффектив
ность. Повышайте отдачу от АСУ, получая и анализируя информацию, ее целев
ую направленность, критерии ее подготовки и создания. Подходите к АСУ ка
к к комплексу технических средств обработки данных, функционирование к
оторых должно быть органически связано с деятельностью аппарата управ
ления и позволит решать новые задачи, оптимизировать решения, перераспр
еделять функции, перестраивать организационную структуру, обосновыват
ь перспективы, повышать эффективность.
9.4. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ РАБОТА ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ПЛАНОВ
Убеждайте подчиненных принимать планы и выполнять их. Инструктируйте с
отрудников относительно новых порядков работы. Отвечайте на уточняющи
е вопросы и обучайте новых сотрудников. Выдавайте конкретное задание и н
аряды на работу. Воздействуйте на отстающих работников. Получайте необх
одимую для сотрудников информацию. Договоритесь о минимальных требова
ниях, необходимых для поддержания дисциплины, исходя из всеобъемлющего
критерия, что данная обязанность выполняется удовлетворительно лишь т
огда, когда все нарушения разбираются быстро и справедливо в соответств
ии с действующими предписаниями. Убеждайте, предусматривая многократн
ое, терпеливое, доброжелательное повторение ряда положений, направленн
ых на избавление от слабостей, ошибок, вредных привычек, предрассудков, т
енденциозности. Направляя подчиненных на принятие и выполнение планов,
изучайте характерологию, личностные реакции подчиненных, их морально-э
тические и социальные установки, воспитывая у них профессионально важн
ые качества. Своевременная корректировка характерологических особенн
остей работника может явиться эффективным способом профилактики. Исхо
дите из индивидуальных психологических качеств работника и его социал
ьных позиций, его роли в коллективе. Определяйте наличие неформальных гр
упп и неофициальных лидеров, их авторитет и степень влияния на коллектив
, их организаторские способности и целеустремления. Учитывайте, направл
яйте и используйте мнение этих лидеров, убеждайте их принимать и выполня
ть планы в первую очередь. Наряду с этим не допускайте полного обособлен
ия неформальных групп, хотя и учитывайте сложившуюся официальную струк
туру при расстановке кадров или распределении поручений. Учитывайте, чт
о вводимые вами резкие ограничения и препятствия в контактах между член
ами группы могут способствовать усилению ее сплоченности, направленно
й прежде всего против ваших действий и планов. Проводите целенаправленн
ую воспитательную работу совместно с профсоюзной организацией по спло
чению коллектива, активизации общения его членов, согласованности их де
йствий, нормализации психологического и морального климата, развитию т
оварищеских контактов, психологической совместимости. Создавайте усло
вия для совершенствования молодых работников, доведя до них более интен
сивные и напряженные задания, выполнение которых не соответствует иног
да даже их способностям, исходите в этом из принципа развития личности. У
делите внимание характеру официальной управленческой структуры, орган
изационным связям работников. Учитывайте, что неупорядоченность в деле
гировании полномочий, отсутствие документальной регламентации функци
й, зафиксированных в соответствующих положениях или должностных инстр
укциях, снижает оперативность в руководстве коллективом и, следователь
но, качество работы руководителя, вызывает неравномерность в нагрузке, н
арушает порядок делегирования полномочий, существующий на предприятии
.
9.5. РАБОТА С ОТЧЕТАМИ
Осуществляйте надзор за выполнением заданий. Требуйте необходимую инф
ормацию о ходе работы. Обеспечивайте гласность. Контролируйте выход сот
рудников на работу. Не забудьте об устных отчетах. Однако следует помнит
ь, что получение устных отчетов является лишь второстепенным делом в исп
олнении ваших служебных обязанностей. Суть же всей вашей деятельности з
аключается в том, чтобы умело использовать эти отчеты и принимать необхо
димые меры. Критерием удовлетворительной работы в данном случае целесо
образно считать условие, при котором вся необходимая информация собира
ется и эффективно используется. Будьте оптимистом в оценке итогов и перс
пектив вашей деятельности на каждбм новом этапе. Четко представляйте се
бе нерешенные проблемы и реальные возможности их осуществления. Не само
обольщайтесь. Осознавайте, что крупные задачи требуют времени и соответ
ствующих усилий для своего претворения в жизнь. Энергично беритесь за вс
е более сложные, ответственные задания, ставшие актуальными и выполнимы
ми именно в силу уже достигнутого вами. Составляя полный отчет, помните, ч
то он должен отвечать своему основному назначению без каких-либо дополн
ительных разъяснений. Информируйте своих подчиненных об использовании
данных отчета.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52