Для у
спешного применения рассматриваемого метода требуется понимание того
факта, что кандидат в ходе беседы должен получить не только полностью от
веты на все свои вопросы, но и дополнительную информацию о предстоящем з
аседании. Исходя из этого рекомендуется заранее подготовить ответы на в
се предполагаемые вопросы, которые он может задать относительно работы
и ее условий, а именно: специфические особенности работы, подробное ее оп
исание, требования, предъявляемые в отношении квалификации смежной спе
циальности, личных качеств, образование и т. п.
7.1.5. Метод свободной беседы.
Рекомендуется использовать как при достижении третьей цели пункта 7.1.1 (оп
ределение того, является ли собеседник наиболее квалифицированным из н
ескольких кандидатов), так и во многих случаях повседневной практики упр
авления, в частности, когда речь идет о дисциплине или установлении прав
ильного отношения к работе. В первом случае для достижения поставленной
цели подчас бывает недостаточно информации, получаемой как ответы на по
ставленные соответствующие вопросы. Необходимо убедиться в умении пре
тендента мыслить логически, самостоятельно и давать ответы на вопросы е
ще до того, как они заданы. Для этого попытайтесь вызвать кандидата на отк
ровенность и прислушаться к его словам. Его действия, слова, поведение, же
сты, интонации, выражение лица или улыбка подскажут вам его отношение к д
анной работе и его истинные интересы. Во втором случае рекомендуется так
же тщательно продумать вопросы и метод ведения беседы, стараясь при этом
предвидеть вопросы, которые могут быть заданы собеседником и заранее по
дготовиться к ответам на них. При этом исходите из того, что содержание по
лучаемой вами информации будет зависеть от правильности и целенаправл
енности задаваемых вопросов. Подготовьте их заблаговременно. Вы избави
тесь от неуверенности в процессе беседы, если они будут вами осмыслены и
заранее подготовлены, и вам не будут угрожать непредвиденные паузы нело
вкого молчания в моменты продумывания и формулировки вопросов. Основны
е (ключевые) вопросы подготовьте в письменной форме. Это на тот случай, есл
и при одном варианте вы не получите требуемую информацию. Беседу же начи
найте с незначительных вопросов, формируя и задавая их по ходу разговора
. Этот же метод ведения беседы целесообразно использовать и с увольняющи
мися работниками, при этом, возможно, вам удастся получить такую важную д
ля управления информацию, которую нельзя получить ни при каком другом ви
де беседы.
7.2. ВРЕМЯ И МЕСТО, ОТВОДИМЫЕ ДЛЯ БЕСЕДЫ
Частью общей процедуры планирования беседы является распределение вре
мени в зависимости от значения, придаваемого отдельным аспектам беседы.
При этом необходимо стремиться к тому, чтобы правильно определять время
, нужное для достижения намеченной беседой цели. Тщательно спланируйте с
вое время с целью наиболее оптимального и эффективного его использован
ия. Предоставьте такую же возможность и собеседнику, известив его заблаг
овременно о цели беседы. Вырабатывайте у себя привычку точно и четко опр
еделять цель беседы и количество необходимого для этого времени. Планир
уйте параллельно еще какую-то важную работу. Это позволит вам использов
ать резерв времени на случай, если беседа закончится раньше и останется
неиспользованной часть времени, а также если вызванный работник не явит
ся вовремя. Внимательно продумайте время предстоящей беседы. Проверьте
свое расписание. Установите, не вызовут ли вас самого к вышестоящему рук
оводителю в это время. Определите оптимальность устанавливаемого врем
ени и ситуации для вызываемого работника. Если вы предполагаете часовую
беседу, а до конца рабочего времени с момента начала беседы остается 10-15 ми
нут, Ц не начинайте ее. Беседа может не дать нужных результатов. У работн
ика могут быть свои планы, встречи и т. п. Он будет опаздывать, нервничать, и
вы не добьетесь поставленной цели. Учитывайте это. К тому же предоставля
йте работнику возможность максимально использовать и свои интересы и ц
ели во время беседы. Выбирайте место проведения беседы с учетом его влия
ния на результаты. Добивайтесь умелого использования имеющихся возмож
ностей, чтобы беседа приносила как можно большую пользу. При этом необхо
димо учитывать, что, если речь идет о найме работника на работу, лучшим мес
том для проведения беседы является ваше рабочее место. Если же для бесед
ы приходится выезжать в другие населенные пункты, такие встречи можно ус
траивать или отменять в зависимости от наличия подходящего помещения, п
ри этом стремитесь к созданию спокойной уединенной обстановки, удобной
и простой. Определите также обеспеченность данной местности транспорт
ным сообщением. Если же вы собираетесь провести обычную беседу со своим
подчиненным и считаете, что лучшее место для беседы то, где в знакомой обс
тановке вы можете держать себя непринужденно, все же постарайтесь предв
идеть и осмыслить психологические моменты предстоящей беседы. Это мест
о может оказаться не самым удобным для искреннего, откровенного разгово
ра с работником. Учитывайте психологические моменты. Ваше рабочее место
ассоциируется у работника с авторитарными методами управления, даже ес
ли вы ими и не пользуетесь. В этой обстановке он настораживается, ощущает
определенную напряженность и подсознательное давление обстановки, что
не покидает его до самого завершения беседы. «Помните, что слова уст чело
веческих Ц глубокие воды; источник мудрости Ц струящийся поток». Исход
ите из того, что лучшим местом для беседы является рабочее место вашего п
одчиненного. Там он больше склонен к откровению, чувствует себя более ув
еренно и почти непринужденно. Вырабатывайте умение поступаться своими
удобствами ради достижения больших результатов, получения необходимой
управленческой информации. Если же ваш собеседник работает в большой ко
мнате или зале, идите к нему на рабочее место, просите высказывать свое мн
ение в присутствии сослуживцев, это укрепит его авторитет и престиж. Но у
читывайте, что, если он не срабатывается с коллегами, питает к ним чувство
неприязни, отчужденности, он не будет вести откровенной беседы в их прис
утствии. Вы не добьетесь намеченной цели, потеряете время, и ваши усилия б
удут напрасны. Изучайте своих подчиненных и правильно выбирайте место п
роведения беседы с учетом его влияния на результаты.
7.3. УСТАНОВЛЕНИЕ ВЗАИМНОГО ДОВЕРИЯ
Известно, что первые минуты встречи задают тон всей дальнейшей беседе не
зависимо от того, делается ли это сознательно или случайно. В связи с этим
продумайте, как лучше использовать эти минуты, чтобы создать непринужде
нную обстановку; это позволит значительно сократить время беседы и повы
сит ее результативность. Беседуя с кандидатом на какую-либо должность, п
омните, что обычно и вы, и он тратите всегда несколько секунд на то, чтобы о
ценить друг друга. В этой ситуации, прежде чем начать собственную беседу,
вам обоим следует несколько остыть и найти общий язык, обеспечить психол
огическую совместимость. Рекомендуется для начала обменяться нескольк
ими любезными фразами. Даже если вы и не знаете собеседника, держитесь с н
им по-деловому, официально, но и в то же время дружелюбно. «Кто хочет иметь
друзей, тот и сам должен быть дружелюбным; и бывает друг, более привязанны
й, нежели, брат». Если же вы проводите деловую беседу с уже работающими сот
рудниками, то всякий раз старайтесь найти лучший и довольно оригинальны
й способ начала беседы. Расположите собеседника к себе, дружески поприве
тствуйте его, покажите, что вы его знаете и помните. Это позволит устранит
ь первоначальную натянутость, отвести психологический барьер несовмес
тимости. Как свидетельствует практика, значение таких действий, как обме
н любезностями и т. п., имеет важное и неоспоримое значение. В то же время в о
тношениях с подчиненными будьте всегда естественны и честны, радушны, ве
жливы и доброжелательны.
7.3.1. Сохранение основного направления беседы.
Начало реализации ваших планов и действий вытекает из предшествующего
периода создания атмосферы взаимного доверия, когда вы сами сориентиро
вались и подготовили к взаимному общению своего собеседника. От начала д
о конца беседы придерживайтесь основного направления, ведущего к намеч
енной цели. Не теряйте времени на изложение друг другу прописных истин. С
тарайтесь не произносить страстных речей о важности того, что надлежит с
делать, а сразу переходите к делу. Следует выдерживать последовательнос
ть продуманной и намеченной вами системы действий и порядка. Не пытайтес
ь внезапно изменить цель, продуманную и поставленную ранее, не известив
об этом собеседника. Следуйте логике заранее осмысленных действий. Пере
ходите к новому (другому) вопросу или действию лишь после того, как решите
один. Старайтесь максимально использовать выработанные привычки, вним
ательно слушать и четко выражать свои мысли, строго придерживайтесь изл
оженных в работе рекомендаций и правил Ц как слушать и как выражать сво
и мысли, максимально используя их во время беседы.
7.3.2. Умение анализировать слова собеседника.
Вслушивайтесь в смысл слов вашего собеседника, обдумывайте и анализиру
йте их. Исходите из того, что человек может слушать и не слышать то, о чем го
ворит его собеседник, если его мысли заняты другим. Развивайте внимание
как избирательную направленность и сосредоточенность вашей психическ
ой деятельности в отношении собеседника, его слов, мыслей, действий. Не до
пускайте никакого предубеждения в отношении сообщаемой вам информации
. В каждый данный момент сознательно и ясно воспринимайте только то, что д
ля вас значимо, имеет отношение к вашей деятельности, внутренней или вне
шней. Настройте себя так, как будто его идеи и мысли являются самыми гениа
льными, обусловлены всем его умственным развитием и уровнем квалификац
ии, результатом всей его жизни, установок, стремлений, опыта и мировоззре
ния. Анализируйте и осмысливайте его мысли, действия и поступки, стремяс
ь познать их и включить в сферу своей деятельности.
7.3.3. Умение излагать собственные мысли.
Пояснения излагайте четкими и простыми предложениями. Не усложняйте пе
редачу информации собеседнику различными запутанными выражениями и фо
рмулировками. Учитывайте также интенсивность, контрастность и последо
вательность воздействия на психику человека различных выражений, срав
нений. Добивайтесь взаимопонимания. Убеждайтесь, что все ваши пояснения
понятны. «От плода уст человека наполняется чрево его; произведением, ус
т своих он насыщается».
7.3.4. Извлечение нужной информации.
Ставьте вопросы так, чтобы обеспечить получение дополнительной информ
ации, свежие, новые идеи и факты, а не давно известные истины. Помните, что у
мение правильно поставить вопрос Ц не меньшее искусство, чем на него от
ветить. Старайтесь избегать таких вопросов, на которые следуют однознач
ные ответы: «да», «нет». Лучше всего начинайте свои вопросы словами: «как в
ы думаете», «кто», «где», «что», «когда», «почему», «отчего», «как» и т. п. Так
ие вопросы будут побуждать вашего собеседника высказывать свое мнение,
они требуют фактов, их осмысливания и интерпретации, обеспечивают интен
сивный мыслительный процесс и ответную реакцию слушателя, дают возможн
ость получить дополнительную информацию. Однако учитывайте, что такие в
опросы следует задавать лишь в том случае, если вы убеждены, что собеседн
ик может на них ответить, в противном же случае избегайте их. Избегайте та
кже вопросов двусмысленных, которые якобы, на первый взгляд призваны сод
ействовать установлению того или иного факта, а в действительности это н
е так. Используя метод наводящих вопросов, т. е. вопросов, подсказывающих ж
елаемые для вас ответы, вы должны учитывать и помнить его возможности. С т
аким же успехом иногда вы и сами можете на них ответить. Исходите из того,
что слабости людей вообще, а подчиненных в особенности, побуждают их дав
ать такие ответы, которые, по их мнению, вы от них ждете. Получив самый незн
ачительный намек, они мобилизуют всю свою энергию, чтобы ответить так, ка
к вам это понравится.
7.3.5. Умение варьировать вопросы.
В процессе беседы, по мере достижения определенных результатов, варьиру
йте свои вопросы, стремясь максимально достигнуть намеченной цели. При э
том, если у вас появилась идея, которая, по вашему глубокому убеждению, явл
яется вполне реальной и будет способствовать решению данной проблемы, н
о вам необходимо получить консультации и убедиться в этом еще раз у высо
коквалифицированного специалиста, начните беседу с постановки общего
вопроса. Убедитесь в компетенции собеседника, его ясном и четком предста
влении данной проблемы. А уж затем переходите к конкретным частным вопро
сам. Старайтесь за самое короткое время получить необходимый объем нужн
ой вам информации. Попытайтесь обосновать реальность вашей программы и
ее осуществимость достаточным количеством фактов и подтверждений в ее
осуществимости. Заканчивайте беседу постановкой общего вопроса, раскр
ывающего возможность проверки и внедрения вашего предложения или идеи.
Следуя таким действиям, вы получите в результате беседы план решения сво
ей задачи от начала и до конца.
7.4. КАК БЫТЬ ВСЕГДА НА ВЫСОТЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Выполняйте четкие требования, предъявляемые к беседе (см. пп. 7.1.1; 7.3). Стремит
есь создать идеальную атмосферу доброжелательности и дружелюбия. Для э
того старайтесь производить хорошее впечатление и вырабатывайте стиль
дружелюбно настроенного делового человека, . предвидя такие же устремле
ния и со стороны вашего собеседника. Попытайтесь приложить максимум уси
лий, чтобы быть приятным, чтобы завоевать расположение собеседника, если
это, конечно, не противоречит и не мешает достижению ваших целей. Но вмест
е с тем будьте и реалистом, учитывайте, что завоевание вами расположения
подчиняется действию закона убывающей отдачи, что может отразиться на д
остижении поставленной вами цели. Будьте твердым, но всегда справедливы
м. Часто вам приходится для выполнения возложенных функций быть строгим
, обстоятельства могут вынудить вас быть даже резким. Если ваш подчиненн
ый допустил какой-то неблаговидный проступок и вы его вызываете Для бес
еды, он догадывается, что она не будет приятной. Он знает, что вы будете стр
огим и твердым, но он надеется, что ваши действия и решения будут справедл
ивы. Старайтесь быть всегда на высоте положения во время беседы. Соберит
е заранее все доступные сведения о деятельности этого работника. Узнайт
е о нем все со слов его непосредственного руководителя. «Не утвердит себ
я человек беззаконием; корень же праведников неподвижен». Попросите его
дать объяснения своим проступкам, выслушайте внимательно причины, укаж
ите на недостаточно эффективную и качественную работу. Выяснив причины
плохой работы, примите меры по ее улучшению и повышению качества. Каждая
целенаправленная беседа может дать сведения, которые необходимы для пр
инятия решения и соответствующего действия. Выявив факты и оценив их пот
ребность -для дальнейшей работы, необходимо организовать их быстрый и у
мелый сбор и зафиксировать получаемую информацию в пригодной для дальн
ейшего использования форме. При этом рекомендуется (по возможности) вест
и протокол беседы с целью сохранения информации неискаженной или же при
менять систему символов. И лишь в исключительных случаях можно, доверяяс
ь своей памяти, держать весь ход беседы в голове. При этом все же необходим
о сразу же после беседы зафиксировать на бумаге ее содержание, записав к
ак можно полнее ответы, вашего собеседника и давая одновременно оценку е
го поведения во время этих ответов. Для этого следует планировать для се
бя по несколько минут после каждой беседы для подведения итогов и фиксац
ии полученной информации. Опыт показывает, что подобная практика помога
ет гораздо лучше понять причины плохой работы и принять меры для их устр
анения, для рационализации и совершенствования трудового процесса.
7.5. ЗАВЕРШЕНИЕ БЕСЕДЫ
Определите подходы и разработайте систему прекращения беседы сразу же
после получения нужных сведений. Необходимость этого обусловлена тем, ч
то некоторые собеседники, преодолев подчас свою сдержанность и доверив
шись вам, не могут остановиться, и если им позволить, то беседы могут тянут
ься до бесконечности.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52