* См.: Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А. Я. Кибанова. — М.: ИНФРА-М, 1997. —С. 483—501.
221
I J I ABA 1U
Средние издержки на одного принятого работника
Средние затраты на обучение одного работника
Затраты на отбор персонала Количество принятых работников Общая стоимость обучения Количество обучившихся
Показатели оценки эффективности деятельности подразделений по управлению персоналом [12]
Таблица 16
Показатели собственно экономической эффективности Показатели степени соответствия Показатели степени удовлетворенности работников Косвенные показатели эффективности
Соотношение издержек, необхо- Соответствие Удовлетво- Текучесть кадров
димых для обеспечения организа- численности ренность Уровень абсен-
ции квалифицированной рабочей работников и работой тизма
силой соответствующего количества и качества, и полученных числа рабочих мест (количествен- в данной организации Производитель-
результатов деятельности ная укомплекто- Удовлетво- ность труда Показатели
Затраты на отдельные направления и программы деятельности работников и организиции в целом ванность кадрового состава) Соответствие профессионально- ренность деятельностью подразделений качества продукции (процент брака, реклама-
Эффект воздействия отдельных квалификацион- управления ций и пр.) Количество
кадровых программ на результативность деятельности работников и организации в целом ных характеристик работников требованиям рабо- персоналом жалоб работников
Отношение бюджета подразделе- чих мест, производства в целом Уровень производственного
ния управления персоналом к численности обслуживаемого (качественная укомплектован- травматизма и профзаболева-
персонала ность) ний
Укомплектованность кадрового состава оценивается как количественно — путем сопоставления фактической численности работников с требуемой (расчетной) величиной по трудоемкости операций или с плановой численностью и численностью, предусмотренной штатным расписанием, так и качественно — по соответствию профессионально-квалификационного уровня работников требованиям занимаемых рабочих мест (должностей). Степень удовлетворенности работников трудом оценивается на основе опросов и анализа мнений сотрудников организации. Такие мнения выявляются путем анкетирования или интервьюирования работников социально-психологической службой организации. Эффективность работы подразделений кадровой службы при анкетировании работников можно оценить на основании субъективных критериев [12]:
• степени сотрудничества различных подразделений организации со службой управления персоналом;
• мнения линейных менеджеров об эффективности фирменной кадровой работы;
• готовности работников кадровой службы к сотрудничеству со всеми работниками организации при решении кадровых проблем;
• доверительности взаимоотношений с работниками по кадрам;
222
ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА КАДРОВЫХ СЛУЖБ
• быстроты, качества и эффективности выполнения услуг кадровой службой;
• оценки качества информации и профессионализма консультаций, выдаваемых
кадровой службой руководителям организации.
Основными косвенными критериями эффективности деятельности службы управления персоналом являются показатели качества расстановки работников по рабочим местам (должностям), текучести и сменяемости кадров, состояния трудовой и исполнительской дисциплины, что было рассмотрено в предыдущих главах.
Расходы на персонал
Основные
Заработная плата: сдельная и повременная
Оклады штатных сотрудников
Выплаты совместителям
—I Прочие расходы
|— Дополнительные
на основании тарифов социальные и законодательства социальные
- Отчисления работодателя на социальное страхование и страхование от несчастных случаев Транспортные
Оплата жилищно-коммунальных услуг
Оплата отпусков, больничных листов, инвалидности
Оплата медицинско-оздоровительных услуг
Техника безопасности, организация производства
Обучение и повышение квалификации
Премирование
Прочие расходы Прочие расходы
Рис. 19. Расходы на персонал [12]
Резюме
1. От правильной организации и наиболее оптимальной автоматизации процессов обработки и хранения кадровой документации во многом зависит эффективность всего процесса управления персоналом. Этому способствует создание современных рабочих мест работников по кадрам, а также их непрерывное профессиональное обучение.
2. Документы классифицируются по признакам происхождения, месту возникновения, срочности, гласности, форме, срокам хранения, стадиям издания и др. Каждый документ должен иметь основные реквизиты (назначение, автор, содержание, дата, подпись или утверждение).
3. Экспертиза документов — это определение их социального и иного значения в целях отбора на хранение и установления сроков хранения. Экспертиза ценности документов осуществляется в несколько этапов. Для этого на предприятиях и в организациях создаются экспертные комиссии.
4. Документационное обеспечение управления персоналом — это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации
ГЛАВА 10__________________________________________________
кадровой работы в процессе осуществления различных управленческих функций. Документация кадровой службы включает три основные группы документов: организационные, распорядительные и справочно-информационные.
5. Оценка деятельности кадровой службы основывается на качественном и количественном определении эффективности различных направлений кадровой работы, направленной на достижение целей организации и решение стоящих перед ней задач.
Вопросы и задания для повторения
1. Что необходимо для оптимальной организации делопроизводства кадровых служб в современных условиях?
2. Дайте классификацию нормативных актов и назовите основные классификационные признаки документов.
3. Перечислите общие реквизиты документов и назовите конкретные реквизиты приказов по кадрам.
4. Дайте определение понятия "экспертиза документов" и опишите ее основные этапы. Какие документы по учету кадров являются первичными?
5. Назовите основные виды и формы организации учета и отчета по кадрам. Опишите процесс обработки кадровой документации с использованием ЭВТ.
6. С какой целью оценивается эффективность работы кадровых служб? Перечислите группы основных и дополнительных расходов на содержание персонала.
Ц
^ Литература
-.^
1. Бенедиктова В. И. О деловой этике и этикете. — М.: Прогресс-Академия, 1994.
2. Войченко Е. Г. Планирование и организация работы отдела-кадров. — К.: Выща шк., 1986.
3. Воробьев Л. И., Щёкин Г. В. Делопроизводство, учет и отчетность в кадровой службе: В 3 ч. — К.: ВЗУУП, 1990.
4. Громова О. Н., Мишин В. М. Организация управленческого труда. — М.: ГАУ, 1993.
5. Егоршин А. П. Управление персоналом. — Н. Новгород: Нимб, 1997.
6. Ивановская Л. В., Свистунов В. М. Обеспечение системы управления персоналом на предприятии. — М.: ГАУ, 1995.
7. Зайцев Г. Г., Файбушевич С. И. Управление кадрами на предприятии: персональный менеджмент. — СПб.: Изд-во ун-та экономики и финансов, 1992.
8. Научная организация труда в управлении производственным коллективом: общеотраслевые научно-методические рекомендации. — М.: НИИТруда, 1991.
9. Потелло Н. Я. Украшська мова i диюве мовлення: Пщручник. — 3-те вид. — К.: МАУП, 1999.
10. Пушкарев Н. Ф. Работа с кадрами: организационное и техническое обеспечение. — М.: Знание, 1986.
11. Рубан Г. С. Работа с кадрами на производстве. — К.: Тэхника, 1990.
12. Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А. Я. Кибанова. — М.: ИНФРА-М, 1997.
13. Шмидт Г. Основы кадрового планирования. — М., 1992.
14. Щёкин Г. В. Виды учета и отчетности в отделе кадров. — К.: Знание, 1989.
15. Щёкин Г. В. Организация делопроизводства отдела кадров. — К.: Знание, 1989.
16. Щёкин Г. В. Организация делопроизводства, учета и отчетности в кадровой службе. — К.: МЗУУП, 1992.
17. Экономическая информатика и вычислительная техника: Учебник. — М.: Финансы и статистика, 1993.
224
! I
! I f ill!»
мм 11 !
MM
м м м м
МММ!
; •. i ; i < i »
Словарь-справочник
СЛОВАРЬ-СПРАВОЧНИК
А]
Автобиография
Жизнеописание какого-либо лица, составленное им самим в виде документа, являющегося частью личного дела. А. может использоваться при составлении характеристики работника, изучении его жизненного пути и личностных качеств: стиль изложения, акценты на тех или иных сторонах жизни позволяют судить о характерологических особенностях человека. Самым важным в а. являются основные факты трудовой и общественной деятельности, позволяющие представить и оценить жизненный путь человека.
Автоматизированная система управления кадрами (АСУ "Кадры")
Человеко-машинная система, обеспечивающая автоматизированный сбор и обработку информации, необходимой для кадровой деятельности. Один из основных факторов повышения эффективности кадрового менеджмента, качества принимаемых решений в области управления персоналом, организации контроля за их исполнением. По уровню автоматизации процессов управления персоналом различают системы: а) информационно-справочные, регистрирующие, обрабатывающие и выдающие кадровую информацию; б) информационно-консультационные, не только отражающие управленческий процесс, но и позволяющие оценить поступающую кадровую информацию и подготовить рекомендации для принятия управленческих решений; в) информационно-управляющие, в которых автоматизированы процессы регистрации сбора, передачи и обработки информации, выработка части типовых кадровых решений; г) самонастраивающиеся, самостоятельно меняющие в зависимости от изменения условий программы кадровой работы; д) самообучающиеся, которые могут "запоминать" параметры работы в изменяющихся ситуациях и менять программы принятия машинных решений ("обучаться"). В зависимости от уровня управления выделяют общегосударственную автоматизированную систему, отраслевые автоматизированные системы управления кадрами, региональные и автоматизированные системы управления кадрами предприятий (объединений). В АСУ "Кадры" входят следующие основные элементы: коллектив работников, обеспечивающих реализацию процессов управления персоналом, их развитие и совершенствование; комплекс технических средств (ЭВМ, периферийное оборудование, организационная техника); носители информации, содержащие кадровые данные; методы, программы и инструкции по управлению кадрами.
Авторитет
Влиятельность отдельных лиц, групп или организаций, приобретаемая и утрачиваемая в ходе диалектических процессов жизни общества. А. возникает как организующий фактор совместной деятельности людей, поскольку в каждом виде деятельности иерархически устанавливается мера способности лица или группы направлять мысли и действия других. Требования общественного производства по мере его развития обусловливают многоступенчатую систему управления, предполагающую разделение людей на ведущих и ведомых и, следовательно, наличие в любой организованной группе управляющих
226
СЛОВАРЬ-СПРАВОЧНИК
(носителей а.) и управляемых (признающих а.). При этом многообразие видов деятельности дает возможность одному и тому же лицу занимать разные позиции на шкале а. В ходе стабилизации управленческих структур устанавливается норма а. для той или иной должности, возрастают требования к личностным качествам носителя а. А. руководителя — это разделяемое большинством подчиненных, коллег и вышестоящих руководителей положительное мнение о личностном соответствии, данного руководителя требованиям занимаемой должности.
Адаптация
Приспособление организма, индивидуума, коллектива к изменяющимся условиям среды или к своим внутренним изменениям, что приводит к повышению эффективности их существования и функционирования. А. социально-психологическая — взаимодействие личности и социальной среды, которое приводит к оптимальному соотношению целей и ценностей личности и группы. А. с.-п. предполагает активную позицию личности, осознание своего социального статуса и связанного с ним ролевого поведения как формы реализации индивидуальных возможностей личности в процессе решения общегрупповых задач. А. молодых работников представляет собой социально-психологический процесс включения молодого специалиста или рабочего в трудовой коллектив. Основными моментами а. м. р. являются приобретение и закрепление интереса к работе, накопление трудового опыта, налаживание деловых и личных контактов с коллективом, включение в общественную деятельность, повышение заинтересованности не только в личных достижениях, но и в достижениях коллектива. А. м. р. способствует прикрепление наставника.
Административно-управленческий персонал (АУП)
Категория работников, непосредственно осуществляющих функции управления или выполняющих работы по техническому обеспечению управления. К АУП относятся все работники органов управления. На предприятиях, в организациях и учреждениях в АУП включают руководителей, их заместителей, начальников подразделений, а также секретарей, машинисток, курьеров и другой обслуживающий персонал. Конструкторы, технологи, механики, агрономы, врачи, учителя и другие работники, непосредственно участвующие в основной деятельности организации, не относятся к АУП.
Администрация предприятия (учреждения)
Орган, осуществляющий управление предприятием или учреждением в пределах предоставленных ему прав. В состав а. п. кроме первого- руководителя входят его заместители и помощники, главные специалисты, руководители структурных подразделений и другие лица, выполняющие непосредственно функции управления. А. п. осуществляет распределение и перераспределение кадров, принимает меры по их эффективному использованию, обеспечивает надлежащие организацию, нормирование и условия труда работников, бесперебойное снабжение, систематическое повышение квалификации рабочих и служащих, механизацию и автоматизацию производства, укрепление трудовой дисциплины, охрану труда и т. д. Деятельность а. п. строится на основе единоначалия, которое сочетается с широким привлечением работников к управлению производством.
СЛОВАРЬ-СПРАВОЧНИК
Акт нормативный
Разновидность правовых актов. Оформляет установление, изменение или отмену правовых норм, т. е. правил поведения, рассчитанных на многократное применение. Основными формами а. н. являются законы, указы, постановления, решения, приказы, инструкции.
Алфавитная карточка
Ведется на крупных предприятиях в целях облегчения работы с картотекой личного состава. Заполняется на каждого работника. В а. к. содержатся следующие сведения: фамилия, имя, отчество; цех, отдел; занимаемая должность (профессия); номер личного дела, табельный номер.
Алфавитная книга
Составляется на всех рабочих и служащих по подразделениям или категориям персонала и служит для получения информации о работающих, переведенных, выбывших работниках, об их общем и непрерывном стаже работы. Запись в а. к. производится одновременно с оформлением приказов о приеме, переводе, увольнении работников.
Анализ качественного состава кадров
Предполагает периодическое целенаправленное изучение работников по характеристикам пола, возраста, образования, квалификации, стажу работы и другим социально-демографическим признакам. Так, а. к. с. к. со стороны их образования и квалификации предусматривает определение количественного состава работников с высшим образованием; качественного уровня расстановки работников по должностям; степени рационального использования специалистов с высшим образованием и др. Например, показатель качества расстановки кадров по должностям рассчитывается путем суммирования количества специалистов с высшим образованием, занимающих руководящие и инженерно-технические должности, и деления полученной суммы на общее количество должностей, требующих замещения дипломированными специалистами. Аналогично рассчитываются показатели качества расстановки кадров по каждой должности, подлежащей замещению специалистами с высшим образованием.
Анализ текучести кадров
Предусматривает изучение процессов текучести с качественной стороны, ко-• торая характеризуется причинами, мотивами и факторами текучести. Причинами текучести называют наиболее распространенные в данной организации причины увольнений работников, которые условно подразделяются на три основные группы: связанные с семейно-бытовыми обстоятельствами, с неудовлетворенностью работников условиями труда и быта на производстве, с нарушениями трудовой дисциплины.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45