Объем служебных документов ежегодно увеличивается. Внедрение машинной обработки документов в ряде кадровых служб крупных предприятий и объединений не сократило численности персонала, а наоборот, привело к увеличению количества работников, связанных с делопроизводством. Но поскольку простое увеличение численности управленческого персонала не дает положительного эффекта, нужны значительные усилия для решения организационных задач делопроизводства кадровых служб.
От правильной организации и наиболее полной автоматизации процессов обработки документов зависит эффективность всего процесса управления кадрами. Большую часть времени занимает документационное обслуживание: предварительное рассмотрение, учет, хранение, контроль за исполнением документов, различных поручений и т. д.
Организация делопроизводства кадровых служб предусматривает решение ряда вопросов:
* во-первых, четкого организационного построения работы отделов кадров и выбора наиболее рациональной формы организации работы с документами;
* во-вторых, правильного разграничения функций между отдельными исполнителями и подразделениями по их квалификации, внедрения современных методов ведения делопроизводства. Этот вопрос решается путем разработки и внедрения нормативных документов, стандартов, должностных инструкций. Необходимо обратить особое внимание на правильную разработку должностных инструкций инспекторов и референтов кадровых служб;
* в-третьих, правильного нормирования труда работников кадровых служб. Оно призвано обеспечить нормальную загрузку работников в течение рабочего дня, недели, месяца, года при нормальной напряженности труда на каждом рабочем месте, а также помочь в оценке работы каждого сотрудника;
* в-четвертых, постоянного повышения квалификации и культуры работы персонала кадровых служб. Организация этого процесса является прямой обязанностью менеджера кадровой службы. Реализуется она как путем создания курсов, семинаров непосредственно на производстве с отрывом или без отрыва от работы, так и путем направления работников на курсы повышения квалификации в институты, университеты и другие организации, а также путем организации стажировок, в том числе на зарубежные предприятия и организации;
* в-пятых, рациональной организации рабочих мест и обеспечения благоприятных условий труда. Рабочее место каждого работника отдела кадров должно быть организовано надлежащим образом с тем, чтобы умственные и физические усилия специалиста направлялись на выполнение трудовых функций, а не на преодоление неудобств в работе.
Под благоприятными условиями труда понимается совокупность факторов производственной среды, положительно влияющих на здоровье и работоспособность
204
_______________ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА КАДРОВЫХ СЛУЖБ
человека в процессе труда. Такими факторами являются санитарно-гигиенические условия (правильное освещение, максимальная тишина, оптимальная температура, влажность); надлежащий комплект мебели и средств оргтехники для рабочих мест (письменные столы, конторские шкафы, столы-приставки для компьютеров, стулья подъемно-поворотные, стеллажи для хранения картотек, настольная картотека, набор канцелярских принадлежностей, телефонные аппараты, сшиватели документов, лотки для корреспонденции и др.).
Рабочие места сотрудников кадровой службы должны оснащаться в соответствии с должностными категориями и инструкциями. При планировке и оборудовании рабочих мест сотрудников отдела кадров рекомендуется учитывать следующие требования:
1) устанавливать мебель, оборудование, стеллажи для сортировки документов так, чтобы ими было удобно пользоваться;
2) размещать предметы и средства труда с учетом выполняемых операций;
3) материалы, не требующие срочной обработки, хранить в специальных папках. Если документы требуют дальнейшей обработки, их складывают в места, доступные другим сотрудникам;
4) средства малой оргтехники размещать в определенных местах, чтобы добиваться автоматизма движений. Все постоянно используемые материалы располагать так, чтобы их сразу можно было достать, когда они потребуются;
5) для быстрого и безошибочного отыскания документов использовать различные по цвету папки.
Рекомендуемые схемы организации рабочих мест инспектора по кадрам и табельщика показаны соответственно на рис. 17 и 18.
Классификация I Закон — правовой акт высшего органа государственной вла-документов I сти> обладающий самой высокой юридической силой.
•mmim^mmт*тття————а*Л ПОСтаНОвЛвНиС —— ПраВОВОЙ аКТ, ПрИНИМавМЫЙ ВЫСШИМИ И
некоторыми центральными органами государственного управления в целях решения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления определенных стабильных правил поведения.
Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем (главным образом коллегиального органа гг»гудпрот"^"ч<^^упр^чгтриид) в целях решения определенных вопросов. Как правило, оно имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.
Решение — правовой акт исполнительных комитетов, принимаемый в коллегиальном порядке для решения наиболее важных вопросов их компетенции.
Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, учреждения, организации с целью решения важнейших оперативных вопросов. Приказы издаются как во исполнение нормативных документов вышестоящих органов, так и в инициативном порядке для руководства внутренней деятельностью учреждения.
Перечисленные нормативные акты составляют основу разработки и формирования документов кадровых служб при управлении персоналом на производстве. В особую группу документов входят служебные письма, телеграммы, телефонограммы, которые применяются для передачи срочных сообщений, указаний, отчетов, справок и т. д. Отчетные документы — это различные государственные
ГЛАВА 10
Рис. 17. Типовое рабочее место инспектора по кадрам:
1 — машинка для заточки карандашей; 2 — компьютер; 3 — стол с приставкой; 4 — телефонный справочник; 5 — телефонный аппарат; 6 — комбинированный канцприбор; 7 — лотки для документов; 8 — стул для посетителей; 9 — стул подъемно-поворотный
Рис. 18. Типовое рабочее место табельщика: 1 — телефонный аппарат; 2 — телефонный справочник; 3 — комбинированный канцприбор; 4 — стол с приставкой; 5 — папка с зажимом; 6 — стул подъемно-поворотный
206
__________________ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА КАДРОВЫХ СЛУЖБ
статистические отчеты о работе с кадрами, результаты анализа качественного состава кадров, текучести кадров и др. К документам по личному составу относятся приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки и другие документы, относящиеся к личным делам.
По происхождению документы бывают служебные и личные. Служебными называют документы, отражающие деятельность предприятий, организаций и их отдельных подразделений; личными — письма, заявления, составленные отдельными лицами (заявления о приеме на работу, о предоставлении отпуска без содержания и т. д.).
По месту возникновения документы делятся на внешние и внутренние. К внутренним относятся документы, которые создаются и применяются внутри данного учреждения, к внешним — документы, поступающие из других организаций, предприятий, учреждений.
По срочности различают документы весьма срочные, срочные и несрочные. Весьма срочные и срочные требуют исполнения ранее общего срока, установленного нормативными актами для исполнения документов такого рода. Срочность, как «правило, указывается в резолюции руководителя или на документе проставляется гриф "В. срочно" либо "Срочно", что означает внеочередность и незамедлительность исполнения. С несрочными документами ведут работу по общим правилам и никакого грифа на них не ставят.
По гласности различают документы: секретные, несекретные и для служебного пользования. Секретные документы имеют особую отметку о секретности "Совершенно секретно", "Секретно" или "К". Работу с секретными документами ведут сотрудники, имеющие к ним доступ. Несекретные документы могут публиковаться в открытой печати.
По форме документы делятся на индивидуальные и типовые. Индивидуальными называют документы, текст которых характерен для каждого создаваемого заново документа и не повторяется в других. Типовые документы отражают однотипные управленческие ситуации и составляются на основе текста, взятого в качестве образца (личный листок по учету кадров, личная карточка, приемная записка и др.). Постоянная часть таких документов печатается на бланке, а переменная оформляется работником кадровой службы от руки или заполняется в отдельных случаях на пишущей машинке или ЭВМ{например! оформление наградного листа). По срокам хранения документы бывают постоянного, долговременного (более 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения.
По стадиям издания документы можно представить в виде черновика, оригинала, копии и дубликата. Черновик — документ в предварительной редакции. Оригинал (подлинник) — это первый экземпляр документа, составленный в соответствии с предъявляемыми требованиями. Подлинник имеет юридическую силу в том случае, если он подписан соответствующим должностным лицом. Копия — точное воспроизведение подлинника с пометкой в правом верхнем углу "Копия". Копии могут быть простые и заверенные (нотариальной конторой, отделом кадров, руководителем и т. д.).
Иногда требуется воспроизвести не весь документ, а только его часть. Тогда делают выписку (например, из трудовой книжки, из приказа и т. п.). Разновидность копии — дубликат, который выдается в случае утери оригинала какого-либо до-
I JIABA 1U
кумента (например, дубликат трудовой книжки). Он обладает такой же юридической силой, как и подлинник.
В настоящее время применяется подсистема унифицированных форм документов по кадрам предприятий и организаций. Эта подсистема является составной частью унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Цель ее разработки — создать унифицированные документационные комплексы, пригодные для использования в АСУ и в условиях традиционных методов обработки документов. Эта подсистема документов рекомендуется для использования на всех уровнях управления. В нее входят унифицированные формы документов, обеспечивающие реализацию задач по приему, переводу, увольнению, поощрению работников, предоставлению им отпусков, оформлению дисциплинарных взысканий, а также инструкция по применению унифицированных форм документов.
РеквизитьТдокуллент^в! Д°кУменты необходимо составлять и оформлять в со-аииииииииивииииивииявииии^ ответствии с формуляром, принятым для разновид-ности кадровых документов. Формуляром документа называется совокупность реквизитов, расположенных в установленной стандартом последовательности. Реквизит документа — это обязательный элемент определенного вида документа. Каждый документ должен иметь следующие основные реквизиты: назначение (кроме служебного письма), автор, содержание, дата, подпись или утверждение и другие.
При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении их на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме рукописным способом. Для заявления характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление); автор; место проживания автора; наименование вида документа (заявление); текст; подпись составителя; дата составления. В заявлении не принято писать предлог "от" (кого). Заявление рекомендуется составлять на бумаге формата А4. Это обеспечивает одноформатность листов документов личного дела, в которое оно подшивается. Примерно так же оформляются все другие заявления по личному составу. Заявление о приеме на работу после его рассмотрения является основанием для издания приказа о приеме на работу.
Любой документ должен быть оформлен юридически грамотно и содержать правильные сведения о всех событиях, которые освещает автор. Он должен быть предельно кратким (но не в ущерб содержащейся в нем информации), а также грамотным и понятным каждому. Документ необходимо составлять'на специальных бланках или стандартных листах бумаги. В случае исправления в документах делается специальная оговорка "исправленному на стр. ... верить", которая заверяется подписью и печатью. При перечеркивании необходимо стараться, чтобы был виден исправленный текст.
Текст документа рекомендуется разделять на две основные части: в первой указывается основание составления документа; во второй излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. При подготовке текста документа рекомендуется соблюдать такие правила:
1. Документы, содержащие информацию по различным вопросам деятельности предприятия, организации (доклады, отчеты .и т. п.), делятся на разделы или главы.
208
__________________ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА КАДРОВЫХ СЛУЖБ
2. Каждый раздел должен иметь заголовок, отражающий его содержание.
3. Необходимо заменять сложные предложения простыми, применяя устойчивые словосочетания, а также использовать в основном прямой порядок слов.
4. В распорядительных документах нужно употреблять лишь глаголы в неопределенной форме (назначить, командировать, премировать, утвердить, обязать и т. п.).
Стиль и язык служебных документов должны отвечать следующим правилам:
* соблюдаться требования официально-делового стиля и норм современного языка;
* использоваться слова, закрепленные практикой документирования управленческой деятельности (на ваш номер, должным образом, указанные факты и др.);
* широко применяться термины юридического и бухгалтерского характера (исковое заявление, претензия, дебет, кредит и т. д.);
* необходимы унификация и стандартизация деловой речи в часто повторяющихся документах. Использование трафаретных текстов значительно ускоряет составление документов и повышает их грамотность.
Все документы должны удостоверяться. Основными способами удостоверения документов являются подписание, утверждение и проставление печати. Подпись — обязательный реквизит документа. Документ подписывается руководящим работником отдела или другим должностным лицом в соответствии с их компетенцией. В состав реквизита "подпись" входят наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка, например:
Начальник отдела кадров __________ И. В. Кольцов
(подпись)
Если документ написан не на бланке, то в состав наименования должности в реквизит "подпись" включается наименование предприятия (организации), например:
Начальник отдела кадров
Киевского завода "Электроприбор" __________ И. В. Кольцов
03.04.98 (подпись)
Две и более подписей проставляются в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц (например, в финансовых документах, актах, характеристиках). В таком случае подписи располагают одна под другой (через 1,5-2 межстрочных интервала) в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор института ___________ ____________ В. М. Мироковский
(подпись)
Главный бухгалтер ______________________ Л. А. Говорухин
(подпись)
ГЛАВА 10
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:
Председатель комиссии ________ ________ Е. М. Логунов
(подпись}
Члены комиссии: ________ _____________ Я. А. Антипов
(подпись)
______________________ И. П. Гурьянов (подпись)
————— С. К. Ершов
(подпись)
Подписи членов комиссии располагают в алфавитном порядке. В случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, документ подписывает должностное лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписывающего документ, его фамилия (исправления можно сделать чернилами или машинописным способом, например: "И. о.", "Зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. При подготовке документа его составитель должен заранее знать, кто его будет подписывать.
На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Оттиск печати проставляется так, чтобы он-захватил часть слов наименования должности лица, подписывающего документ. Печатью не удостоверяются служебные письма на бланках организаций, предприятий.
Отдельные виды документов после их подписания утверждаются.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45
От правильной организации и наиболее полной автоматизации процессов обработки документов зависит эффективность всего процесса управления кадрами. Большую часть времени занимает документационное обслуживание: предварительное рассмотрение, учет, хранение, контроль за исполнением документов, различных поручений и т. д.
Организация делопроизводства кадровых служб предусматривает решение ряда вопросов:
* во-первых, четкого организационного построения работы отделов кадров и выбора наиболее рациональной формы организации работы с документами;
* во-вторых, правильного разграничения функций между отдельными исполнителями и подразделениями по их квалификации, внедрения современных методов ведения делопроизводства. Этот вопрос решается путем разработки и внедрения нормативных документов, стандартов, должностных инструкций. Необходимо обратить особое внимание на правильную разработку должностных инструкций инспекторов и референтов кадровых служб;
* в-третьих, правильного нормирования труда работников кадровых служб. Оно призвано обеспечить нормальную загрузку работников в течение рабочего дня, недели, месяца, года при нормальной напряженности труда на каждом рабочем месте, а также помочь в оценке работы каждого сотрудника;
* в-четвертых, постоянного повышения квалификации и культуры работы персонала кадровых служб. Организация этого процесса является прямой обязанностью менеджера кадровой службы. Реализуется она как путем создания курсов, семинаров непосредственно на производстве с отрывом или без отрыва от работы, так и путем направления работников на курсы повышения квалификации в институты, университеты и другие организации, а также путем организации стажировок, в том числе на зарубежные предприятия и организации;
* в-пятых, рациональной организации рабочих мест и обеспечения благоприятных условий труда. Рабочее место каждого работника отдела кадров должно быть организовано надлежащим образом с тем, чтобы умственные и физические усилия специалиста направлялись на выполнение трудовых функций, а не на преодоление неудобств в работе.
Под благоприятными условиями труда понимается совокупность факторов производственной среды, положительно влияющих на здоровье и работоспособность
204
_______________ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА КАДРОВЫХ СЛУЖБ
человека в процессе труда. Такими факторами являются санитарно-гигиенические условия (правильное освещение, максимальная тишина, оптимальная температура, влажность); надлежащий комплект мебели и средств оргтехники для рабочих мест (письменные столы, конторские шкафы, столы-приставки для компьютеров, стулья подъемно-поворотные, стеллажи для хранения картотек, настольная картотека, набор канцелярских принадлежностей, телефонные аппараты, сшиватели документов, лотки для корреспонденции и др.).
Рабочие места сотрудников кадровой службы должны оснащаться в соответствии с должностными категориями и инструкциями. При планировке и оборудовании рабочих мест сотрудников отдела кадров рекомендуется учитывать следующие требования:
1) устанавливать мебель, оборудование, стеллажи для сортировки документов так, чтобы ими было удобно пользоваться;
2) размещать предметы и средства труда с учетом выполняемых операций;
3) материалы, не требующие срочной обработки, хранить в специальных папках. Если документы требуют дальнейшей обработки, их складывают в места, доступные другим сотрудникам;
4) средства малой оргтехники размещать в определенных местах, чтобы добиваться автоматизма движений. Все постоянно используемые материалы располагать так, чтобы их сразу можно было достать, когда они потребуются;
5) для быстрого и безошибочного отыскания документов использовать различные по цвету папки.
Рекомендуемые схемы организации рабочих мест инспектора по кадрам и табельщика показаны соответственно на рис. 17 и 18.
Классификация I Закон — правовой акт высшего органа государственной вла-документов I сти> обладающий самой высокой юридической силой.
•mmim^mmт*тття————а*Л ПОСтаНОвЛвНиС —— ПраВОВОЙ аКТ, ПрИНИМавМЫЙ ВЫСШИМИ И
некоторыми центральными органами государственного управления в целях решения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления определенных стабильных правил поведения.
Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем (главным образом коллегиального органа гг»гудпрот"^"ч<^^упр^чгтриид) в целях решения определенных вопросов. Как правило, оно имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.
Решение — правовой акт исполнительных комитетов, принимаемый в коллегиальном порядке для решения наиболее важных вопросов их компетенции.
Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, учреждения, организации с целью решения важнейших оперативных вопросов. Приказы издаются как во исполнение нормативных документов вышестоящих органов, так и в инициативном порядке для руководства внутренней деятельностью учреждения.
Перечисленные нормативные акты составляют основу разработки и формирования документов кадровых служб при управлении персоналом на производстве. В особую группу документов входят служебные письма, телеграммы, телефонограммы, которые применяются для передачи срочных сообщений, указаний, отчетов, справок и т. д. Отчетные документы — это различные государственные
ГЛАВА 10
Рис. 17. Типовое рабочее место инспектора по кадрам:
1 — машинка для заточки карандашей; 2 — компьютер; 3 — стол с приставкой; 4 — телефонный справочник; 5 — телефонный аппарат; 6 — комбинированный канцприбор; 7 — лотки для документов; 8 — стул для посетителей; 9 — стул подъемно-поворотный
Рис. 18. Типовое рабочее место табельщика: 1 — телефонный аппарат; 2 — телефонный справочник; 3 — комбинированный канцприбор; 4 — стол с приставкой; 5 — папка с зажимом; 6 — стул подъемно-поворотный
206
__________________ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА КАДРОВЫХ СЛУЖБ
статистические отчеты о работе с кадрами, результаты анализа качественного состава кадров, текучести кадров и др. К документам по личному составу относятся приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки и другие документы, относящиеся к личным делам.
По происхождению документы бывают служебные и личные. Служебными называют документы, отражающие деятельность предприятий, организаций и их отдельных подразделений; личными — письма, заявления, составленные отдельными лицами (заявления о приеме на работу, о предоставлении отпуска без содержания и т. д.).
По месту возникновения документы делятся на внешние и внутренние. К внутренним относятся документы, которые создаются и применяются внутри данного учреждения, к внешним — документы, поступающие из других организаций, предприятий, учреждений.
По срочности различают документы весьма срочные, срочные и несрочные. Весьма срочные и срочные требуют исполнения ранее общего срока, установленного нормативными актами для исполнения документов такого рода. Срочность, как «правило, указывается в резолюции руководителя или на документе проставляется гриф "В. срочно" либо "Срочно", что означает внеочередность и незамедлительность исполнения. С несрочными документами ведут работу по общим правилам и никакого грифа на них не ставят.
По гласности различают документы: секретные, несекретные и для служебного пользования. Секретные документы имеют особую отметку о секретности "Совершенно секретно", "Секретно" или "К". Работу с секретными документами ведут сотрудники, имеющие к ним доступ. Несекретные документы могут публиковаться в открытой печати.
По форме документы делятся на индивидуальные и типовые. Индивидуальными называют документы, текст которых характерен для каждого создаваемого заново документа и не повторяется в других. Типовые документы отражают однотипные управленческие ситуации и составляются на основе текста, взятого в качестве образца (личный листок по учету кадров, личная карточка, приемная записка и др.). Постоянная часть таких документов печатается на бланке, а переменная оформляется работником кадровой службы от руки или заполняется в отдельных случаях на пишущей машинке или ЭВМ{например! оформление наградного листа). По срокам хранения документы бывают постоянного, долговременного (более 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения.
По стадиям издания документы можно представить в виде черновика, оригинала, копии и дубликата. Черновик — документ в предварительной редакции. Оригинал (подлинник) — это первый экземпляр документа, составленный в соответствии с предъявляемыми требованиями. Подлинник имеет юридическую силу в том случае, если он подписан соответствующим должностным лицом. Копия — точное воспроизведение подлинника с пометкой в правом верхнем углу "Копия". Копии могут быть простые и заверенные (нотариальной конторой, отделом кадров, руководителем и т. д.).
Иногда требуется воспроизвести не весь документ, а только его часть. Тогда делают выписку (например, из трудовой книжки, из приказа и т. п.). Разновидность копии — дубликат, который выдается в случае утери оригинала какого-либо до-
I JIABA 1U
кумента (например, дубликат трудовой книжки). Он обладает такой же юридической силой, как и подлинник.
В настоящее время применяется подсистема унифицированных форм документов по кадрам предприятий и организаций. Эта подсистема является составной частью унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Цель ее разработки — создать унифицированные документационные комплексы, пригодные для использования в АСУ и в условиях традиционных методов обработки документов. Эта подсистема документов рекомендуется для использования на всех уровнях управления. В нее входят унифицированные формы документов, обеспечивающие реализацию задач по приему, переводу, увольнению, поощрению работников, предоставлению им отпусков, оформлению дисциплинарных взысканий, а также инструкция по применению унифицированных форм документов.
РеквизитьТдокуллент^в! Д°кУменты необходимо составлять и оформлять в со-аииииииииивииииивииявииии^ ответствии с формуляром, принятым для разновид-ности кадровых документов. Формуляром документа называется совокупность реквизитов, расположенных в установленной стандартом последовательности. Реквизит документа — это обязательный элемент определенного вида документа. Каждый документ должен иметь следующие основные реквизиты: назначение (кроме служебного письма), автор, содержание, дата, подпись или утверждение и другие.
При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении их на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме рукописным способом. Для заявления характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление); автор; место проживания автора; наименование вида документа (заявление); текст; подпись составителя; дата составления. В заявлении не принято писать предлог "от" (кого). Заявление рекомендуется составлять на бумаге формата А4. Это обеспечивает одноформатность листов документов личного дела, в которое оно подшивается. Примерно так же оформляются все другие заявления по личному составу. Заявление о приеме на работу после его рассмотрения является основанием для издания приказа о приеме на работу.
Любой документ должен быть оформлен юридически грамотно и содержать правильные сведения о всех событиях, которые освещает автор. Он должен быть предельно кратким (но не в ущерб содержащейся в нем информации), а также грамотным и понятным каждому. Документ необходимо составлять'на специальных бланках или стандартных листах бумаги. В случае исправления в документах делается специальная оговорка "исправленному на стр. ... верить", которая заверяется подписью и печатью. При перечеркивании необходимо стараться, чтобы был виден исправленный текст.
Текст документа рекомендуется разделять на две основные части: в первой указывается основание составления документа; во второй излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. При подготовке текста документа рекомендуется соблюдать такие правила:
1. Документы, содержащие информацию по различным вопросам деятельности предприятия, организации (доклады, отчеты .и т. п.), делятся на разделы или главы.
208
__________________ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА КАДРОВЫХ СЛУЖБ
2. Каждый раздел должен иметь заголовок, отражающий его содержание.
3. Необходимо заменять сложные предложения простыми, применяя устойчивые словосочетания, а также использовать в основном прямой порядок слов.
4. В распорядительных документах нужно употреблять лишь глаголы в неопределенной форме (назначить, командировать, премировать, утвердить, обязать и т. п.).
Стиль и язык служебных документов должны отвечать следующим правилам:
* соблюдаться требования официально-делового стиля и норм современного языка;
* использоваться слова, закрепленные практикой документирования управленческой деятельности (на ваш номер, должным образом, указанные факты и др.);
* широко применяться термины юридического и бухгалтерского характера (исковое заявление, претензия, дебет, кредит и т. д.);
* необходимы унификация и стандартизация деловой речи в часто повторяющихся документах. Использование трафаретных текстов значительно ускоряет составление документов и повышает их грамотность.
Все документы должны удостоверяться. Основными способами удостоверения документов являются подписание, утверждение и проставление печати. Подпись — обязательный реквизит документа. Документ подписывается руководящим работником отдела или другим должностным лицом в соответствии с их компетенцией. В состав реквизита "подпись" входят наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка, например:
Начальник отдела кадров __________ И. В. Кольцов
(подпись)
Если документ написан не на бланке, то в состав наименования должности в реквизит "подпись" включается наименование предприятия (организации), например:
Начальник отдела кадров
Киевского завода "Электроприбор" __________ И. В. Кольцов
03.04.98 (подпись)
Две и более подписей проставляются в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц (например, в финансовых документах, актах, характеристиках). В таком случае подписи располагают одна под другой (через 1,5-2 межстрочных интервала) в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор института ___________ ____________ В. М. Мироковский
(подпись)
Главный бухгалтер ______________________ Л. А. Говорухин
(подпись)
ГЛАВА 10
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:
Председатель комиссии ________ ________ Е. М. Логунов
(подпись}
Члены комиссии: ________ _____________ Я. А. Антипов
(подпись)
______________________ И. П. Гурьянов (подпись)
————— С. К. Ершов
(подпись)
Подписи членов комиссии располагают в алфавитном порядке. В случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, документ подписывает должностное лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписывающего документ, его фамилия (исправления можно сделать чернилами или машинописным способом, например: "И. о.", "Зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. При подготовке документа его составитель должен заранее знать, кто его будет подписывать.
На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Оттиск печати проставляется так, чтобы он-захватил часть слов наименования должности лица, подписывающего документ. Печатью не удостоверяются служебные письма на бланках организаций, предприятий.
Отдельные виды документов после их подписания утверждаются.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45