Если согласующих инстанций много, внешнее согласование проекта распорядительного документа проводится на отдельном листе согласования.
В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа, которые вносятся непосредственно в проект документа или оформляются на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются».
Доработка проекта в соответствии с замечаниями предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание.
Подписание пректа – решающая стадия, при которой он становится полноценным документом, обладающим юридической силой.
Доведение распорядительного документа до исполнителей – это его тиражирование, рассылка или передача исполнителям.
Рассмотрим составление распорядительного документа этого вида – приказа по основной деятельности.
Приказ – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.
Приказами по основной деятельности оформляются порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т. д.
Формуляр-образец приказа по основной деятельности включает следующие реквизиты: наименование организации – автора документа; наименование вида документа – ПРИКАЗ; дата, номер (в пределах календарного года); место издания (если не указано в названии организации); заголовок; текст; подпись; визы согласования; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Заголовок к тексту приказа должен кратко отражать содержание документа, быть максимально точным и емким. Он отвечает на вопрос «о чем?», формулируется с помощью отглагольного существительного («о совершенствовании …») и состоит, как правило, из одной-двух строк. Необходимо помнить, что заголовок приказа облегчает не только регистрацию и поиск документа, но и восприятие текста приказа, а также настраивает на его исполнение.
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом «ПРИКАЗЫВАЮ».
В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий, формулируются цели и задачи, факты и события, послужившие причиной издания документа. Эта часть текста обычно начинается со сложных отыменных предлогов «В связи…», «С целью…», которые облегчают формулирование текста.
В приказе, изданном «во исполнение», констатирующая часть начинается с предлогов «В соответствии…», «На основании…», «Во исполнение…», содержит название вида документа, во исполнение которого издается данный приказ, наименование организации-автора, дату, регистрационный номер и полный заголовок к тексту.
Например: Во исполнение Постановления Правительства Москвы от 06.03.2004 № 543 «О дотации журналу «Моя Москва»…».
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть текста составляется по пунктам, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной строки.
Например:
1. Утвердить штатное расписание коммерческого отдела на III квартал 2005 г.
Если в приказе даются поручения исполнителям (конкретным должностным лицам, структурным подразделениям), то в каждом пункте необходимо указать их фамилии или наименования, четко сформулировать предписываемое действие и указать срок исполнения.
Например:
«Управлению кадров (Томина И.В.) организовать техническую учебу специалистов по эксплуатации зданий с 10 по 12 октября 2005 г.».
Последний пункт приказа – это пункт о контроле, в котором указываются наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.
Например:
«Контроль за исполнением приказа возложить на коммерческого директора Смирнова А.А.».
Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда этот пункт будет записан так: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».
Приказ подписывается руководителем организации, а в его отсутствие – заместителем, при необходимости визируется заинтересованными должностными лицами или службами. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проекте приказа, отсутствует, приказ перепечатывают, не указывая это должностное лицо.
Дата приказа – это дата его подписания.
Подготовка распорядительных документов на принципах коллегиальности включает следующие стадии:
1) подготовка материалов к заседанию коллегиального органа;
2) вынесение материалов на рассмотрение коллегиального органа;
3) обсуждение подготовленных материалов на заседании коллегиального органа;
4) принятие решения по рассмотренным материалам;
5) оформление протокола заседания;
6) издание распорядительного документа;
7) доведение решения до исполнителей и заинтересованных должностных лиц.
Первая стадия предусматривает сбор информации по вопросу и ее анализ и завершается оформлением аналитической справки и/или проекта решения. Справка должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию, конкретные предложения по решению проблемы и быть согласована со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами.
На второй стадии подготовленные материалы, справка и/или проект решения передаются секретарю коллегиального органа, как правило, за 10–15 дней до заседания для предварительного изучения.
Третья стадия включает ознакомление председателя коллегиального органа с представленными материалами и проведение организационных мероприятий по подготовке заседания.
На четвертой стадии обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения, предложения по его изменению и дополнению и принимается решение.
Пятая стадия отражает специфику деятельности коллегиальных органов: фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые рукописные, стенографические либо звуковые записи, на основании которых и оформляется протокол.
Шестая стадия – издание распорядительного документа по решению коллегиального органа.
Седьмая стадия осуществляется таким же образом, как и при издании распорядительных документов при единоличном принятии решений.
Примером документа, составленного на принципах коллегиальности, является протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, при других формах работы коллегиальных органов.
Можно выделить следующие виды протоколов:
• протоколы заседаний, создаваемые в управленческой деятельности;
• следственные протоколы, создаваемые некоторыми административными органами общественного порядка (протокол санитарного инспектора, пожарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия);
• протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).
Протоколы бывают краткими и развернутыми (полными). В кратком протоколе указываются лишь докладчик и тема его доклада, фамилии выступивших в прениях и принятое решение. Естественно, такой протокол не дает представления о ходе обсуждения вопросов, поэтому его рекомендуют вести в случаях, когда:
• протоколируемое событие стенографируется;
• тексты докладов и выступлений будут приложены;
• протоколируется событие оперативного характера.
Во всех остальных случаях протокол должен быть полным, т. е. содержать запись (причем не обязательно и даже не желательно «слово в слово») выступлений.
Во время заседания протокол ведется сначала в черновой записи, в дальнейшем редактируется и подписывается. В случаях, когда событие стенографируется либо записывается на диктофон, протокол составляется после расшифровки записей.
Форма протокола включает следующие реквизиты: наименование учреждения (структурного подразделения); вид документа – ПРОТОКОЛ; дата, порядковый номер заседания и место заседания; заголовок; текст; подписание.
Следует иметь в виду, что на протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления и подписания. Если же заседание продолжалось несколько дней, то указываются даты его начала и окончания – например, 12.09–15.09.05. В реквизите «место» указывается населенный пункт, где происходило событие.
Заголовок протокола состоит из указания вида коллегиальной работы (заседание, собрание, совещание) и названия коллегиального органа – например, «Заседание городской думы», «Собрание акционеров».
Текст протокола строится по следующей схеме. Вначале указываются председатель, который вел заседание, и секретарь, который вел протокол:
Председатель – Колосов С.Л.
Секретарь – Апарина Т.А.
Затем проставляется отметка о количестве присутствующих членов коллегиального органа. Здесь возможны два варианта: если присутствующих немного, то они перечисляются в алфавитной последовательности, если же большое количество, то их регистрация ведется отдельно, а в тексте делается отметка:
Присутствовали: 26 человек (список прилагается).
Эта отметка необходима для того, чтобы зафиксировать, что принятое решение имеет юридическую силу, поскольку кворум был.
Далее приводится повестка дня, в которой перечисляются с порядковой нумерацией вопросы, вынесенные на рассмотрение. Вопросы нумеруются и записываются, как правило, в предложном падеже.
Например:
1. Перспективы развития туризма в регионе. Докладывает председатель комиссии И.П. Челнов.
Затем следует содержательная часть текста, которая состоит из трех разделов: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
В разделе СЛУШАЛИ указывается докладчик и кратко излагается суть его выступления. Если докладчик представил письменный текст, то необходимость в протоколировании отпадает, а в протоколе делается следующая запись;
СЛУШАЛИ:
1. Челнов И.П. – текст прилагается.
Если в ходе выступления докладчику были заданы вопросы, то они и ответы к ним записываются в порядке поступления.
Например:
Копьева Н.Н. – Какое предусматривается финансирование?
Челнов И.П. – Это пока детально не прорабатывалось.
По этой же схеме записывается и текст раздела ВЫСТУПИЛИ.
Раздел ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) оформляется как распорядительная часть приказа, т. е. состоит из пунктов с порядковой нумерацией.
Например:
1. Челнову И.П. представить на утверждение программу развития туризма с учетом высказанных замечаний до 10.12.05.
В случае, когда в одном пункте необходимо записать несколько указаний, он разбивается на подпункты с поднумерацией. При протоколировании избрания должностных лиц указываются результаты голосования, причем отдельно по каждой кандидатуре.
Завершается протокол подписанием, которое проставляется по общему типу:
Председатель (подпись) С.Л. Колосов.
Секретарь (подпись) Т.А. Апарина.
От квалификации специалиста, ведущего протокол, во многом зависят качество документа, ясность и четкость его текста.
Составление организационных документов
К этому виду документов относятся служебные (докладные) записки, справки, деловые письма, телефонограммы и т. п. Особое значение придается деловым письмам – это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами в процессе социальной, управленческой и производственной деятельности.
Деловые (служебные) письма в зависимости от содержания могут быть сопроводительными, информационными, гарантийными, рекламационными, арбитражными и т. д., могут содержать запрос, напоминание, подтверждение, извещение, приглашение и т. д.
Письма, направляемые вышестоящими учреждениями подведомственным предприятиям и организациям, содержат указания, распоряжения, вопросы, разъяснения, информационные сообщения и т. д. Письма же, направляемые в вышестоящие учреждения, – это чаще всего отчеты, запросы, ответы, пояснения, предложения. Составляют деловые письма только на фирменном бланке, представляющем собой лист бумаги с напечатанными на нем авторскими реквизитами.
Текст делового письма, как правило, содержит один вопрос и состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие основанием для составления документа, во второй приводятся выводы, просьбы, предложения. Порядок следования частей текста может измениться.
Например, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, то текст начинают обычно с выводов. Письма по простым или оговоренным заранее вопросам могут состоять только из одной части.
Каждая разновидность делового письма характеризуется аспектом содержания и языковой формулой: если аспектом содержания является выражение гарантии, то для его реализации потребуется гарантийное письмо, напоминание потребует письма-напоминания, предупреждение о возможных ответных шагах отразится в письме-предупреждении и т. д. В отдельных случаях деловое письмо может быть многоаспектным, т. е. содержать и гарантию, и напоминание, и предупреждение.
Под языковой формулой подразумевается устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер той или иной управленческой, производственной или просто профессиональной функции[23].
Например, языковой формулой гарантийного письма будет выражение «гарантируется», («оплату гарантируем»), письма-напоминания – «напоминаем».
По языковой формуле можно судить о разновидности письма, что позволяет определить цель его использования и приемы работы с ним.
Оформление деловых писем осуществляется в соответствии со стандартом, определяющим содержание и форму, а также место проставления на бланке основных реквизитов: автор, адресат, дата, номер (индекс), заголовок к тексту, текст, отметка о приложениях (если они есть), подписание, отметка о составителе.
В последнее время распространилось мнение, что деловые письма теряют свою актуальность, особенно в связи с развитием электронных форм передачи информации. С этим трудно согласиться, поскольку информация, передаваемая по факсу или электронной почте, предварительно должна быть оформлена по существу в виде делового письма со всеми необходимыми реквизитами.
Рассмотрим отдельные разновидности деловых писем.
Сопроводительное письмо – подтверждает факт отправки приложенных к нему документов. Сопроводительное письмо, копия которого остается в деле текущего хранения, используется как средство контроля исполнения документа и его сохранности.
Составление сопроводительных писем оправданно лишь в тех случаях, когда они содержат какую-либо дополнительную информацию к приложенным документам или когда прилагаемые документы составлены на нескольких листах или в нескольких экземплярах.
Пример текста сопроводительного письма:
Направляем составленный на основе согласованного проекта договор об аренде помещений под Центр сервиса и туризма. Просим подписать, заверить печатью и выслать 1 (один) экземпляр в наш адрес.
Приложение: Договор аренды на 5 л. в 3 экз.
Гарантийное письмо – составляется с целью обеспечения гарантии выполнения тех или иных обещаний, даваемых как организациям, так и отдельным лицам.
Гарантировать можно оплату труда за выполненную работу, сроки выполнения работ, качество выполнения, получение жилплощади, предоставление работы по специальности и т. д.
Гарантийное письмо состоит, как правило, из двух частей: выражение просьбы и подтверждение гарантии, в отдельных случаях – только подтверждение гарантии. Письма, связанные с выполнением каких-то финансовых операций (например, оплата выполненных работ или предоставление услуг), кроме руководителя организации, подписывает в обязательном порядке распорядитель финансов (главный бухгалтер). На всех гарантийных обязательствах должна проставляться основная печать организации: в государственной системе – гербовая, в негосударственной – круглая с наименованием организации.
Пример текста гарантийного письма:
Просим произвести текущий ремонт помещений Центра сервиса и туризма.
Оплату гарантируем в соответствии с утвержденной сметой.
Наши банковские реквизиты:…………………………………………….
Приложение: Смета на 3 л. в 2 экз. Директор (подпись) А.П. Петров
Гл. бухгалтер (подпись) О.Н. Иванова
Следует помнить, что гарантийное письмо имеет повышенную правовую функцию, поэтому текст должен быть изложен предельно четко и ясно.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33
В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа, которые вносятся непосредственно в проект документа или оформляются на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются».
Доработка проекта в соответствии с замечаниями предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание.
Подписание пректа – решающая стадия, при которой он становится полноценным документом, обладающим юридической силой.
Доведение распорядительного документа до исполнителей – это его тиражирование, рассылка или передача исполнителям.
Рассмотрим составление распорядительного документа этого вида – приказа по основной деятельности.
Приказ – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.
Приказами по основной деятельности оформляются порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т. д.
Формуляр-образец приказа по основной деятельности включает следующие реквизиты: наименование организации – автора документа; наименование вида документа – ПРИКАЗ; дата, номер (в пределах календарного года); место издания (если не указано в названии организации); заголовок; текст; подпись; визы согласования; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Заголовок к тексту приказа должен кратко отражать содержание документа, быть максимально точным и емким. Он отвечает на вопрос «о чем?», формулируется с помощью отглагольного существительного («о совершенствовании …») и состоит, как правило, из одной-двух строк. Необходимо помнить, что заголовок приказа облегчает не только регистрацию и поиск документа, но и восприятие текста приказа, а также настраивает на его исполнение.
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом «ПРИКАЗЫВАЮ».
В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий, формулируются цели и задачи, факты и события, послужившие причиной издания документа. Эта часть текста обычно начинается со сложных отыменных предлогов «В связи…», «С целью…», которые облегчают формулирование текста.
В приказе, изданном «во исполнение», констатирующая часть начинается с предлогов «В соответствии…», «На основании…», «Во исполнение…», содержит название вида документа, во исполнение которого издается данный приказ, наименование организации-автора, дату, регистрационный номер и полный заголовок к тексту.
Например: Во исполнение Постановления Правительства Москвы от 06.03.2004 № 543 «О дотации журналу «Моя Москва»…».
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть текста составляется по пунктам, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной строки.
Например:
1. Утвердить штатное расписание коммерческого отдела на III квартал 2005 г.
Если в приказе даются поручения исполнителям (конкретным должностным лицам, структурным подразделениям), то в каждом пункте необходимо указать их фамилии или наименования, четко сформулировать предписываемое действие и указать срок исполнения.
Например:
«Управлению кадров (Томина И.В.) организовать техническую учебу специалистов по эксплуатации зданий с 10 по 12 октября 2005 г.».
Последний пункт приказа – это пункт о контроле, в котором указываются наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.
Например:
«Контроль за исполнением приказа возложить на коммерческого директора Смирнова А.А.».
Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда этот пункт будет записан так: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».
Приказ подписывается руководителем организации, а в его отсутствие – заместителем, при необходимости визируется заинтересованными должностными лицами или службами. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проекте приказа, отсутствует, приказ перепечатывают, не указывая это должностное лицо.
Дата приказа – это дата его подписания.
Подготовка распорядительных документов на принципах коллегиальности включает следующие стадии:
1) подготовка материалов к заседанию коллегиального органа;
2) вынесение материалов на рассмотрение коллегиального органа;
3) обсуждение подготовленных материалов на заседании коллегиального органа;
4) принятие решения по рассмотренным материалам;
5) оформление протокола заседания;
6) издание распорядительного документа;
7) доведение решения до исполнителей и заинтересованных должностных лиц.
Первая стадия предусматривает сбор информации по вопросу и ее анализ и завершается оформлением аналитической справки и/или проекта решения. Справка должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию, конкретные предложения по решению проблемы и быть согласована со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами.
На второй стадии подготовленные материалы, справка и/или проект решения передаются секретарю коллегиального органа, как правило, за 10–15 дней до заседания для предварительного изучения.
Третья стадия включает ознакомление председателя коллегиального органа с представленными материалами и проведение организационных мероприятий по подготовке заседания.
На четвертой стадии обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения, предложения по его изменению и дополнению и принимается решение.
Пятая стадия отражает специфику деятельности коллегиальных органов: фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые рукописные, стенографические либо звуковые записи, на основании которых и оформляется протокол.
Шестая стадия – издание распорядительного документа по решению коллегиального органа.
Седьмая стадия осуществляется таким же образом, как и при издании распорядительных документов при единоличном принятии решений.
Примером документа, составленного на принципах коллегиальности, является протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, при других формах работы коллегиальных органов.
Можно выделить следующие виды протоколов:
• протоколы заседаний, создаваемые в управленческой деятельности;
• следственные протоколы, создаваемые некоторыми административными органами общественного порядка (протокол санитарного инспектора, пожарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия);
• протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).
Протоколы бывают краткими и развернутыми (полными). В кратком протоколе указываются лишь докладчик и тема его доклада, фамилии выступивших в прениях и принятое решение. Естественно, такой протокол не дает представления о ходе обсуждения вопросов, поэтому его рекомендуют вести в случаях, когда:
• протоколируемое событие стенографируется;
• тексты докладов и выступлений будут приложены;
• протоколируется событие оперативного характера.
Во всех остальных случаях протокол должен быть полным, т. е. содержать запись (причем не обязательно и даже не желательно «слово в слово») выступлений.
Во время заседания протокол ведется сначала в черновой записи, в дальнейшем редактируется и подписывается. В случаях, когда событие стенографируется либо записывается на диктофон, протокол составляется после расшифровки записей.
Форма протокола включает следующие реквизиты: наименование учреждения (структурного подразделения); вид документа – ПРОТОКОЛ; дата, порядковый номер заседания и место заседания; заголовок; текст; подписание.
Следует иметь в виду, что на протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления и подписания. Если же заседание продолжалось несколько дней, то указываются даты его начала и окончания – например, 12.09–15.09.05. В реквизите «место» указывается населенный пункт, где происходило событие.
Заголовок протокола состоит из указания вида коллегиальной работы (заседание, собрание, совещание) и названия коллегиального органа – например, «Заседание городской думы», «Собрание акционеров».
Текст протокола строится по следующей схеме. Вначале указываются председатель, который вел заседание, и секретарь, который вел протокол:
Председатель – Колосов С.Л.
Секретарь – Апарина Т.А.
Затем проставляется отметка о количестве присутствующих членов коллегиального органа. Здесь возможны два варианта: если присутствующих немного, то они перечисляются в алфавитной последовательности, если же большое количество, то их регистрация ведется отдельно, а в тексте делается отметка:
Присутствовали: 26 человек (список прилагается).
Эта отметка необходима для того, чтобы зафиксировать, что принятое решение имеет юридическую силу, поскольку кворум был.
Далее приводится повестка дня, в которой перечисляются с порядковой нумерацией вопросы, вынесенные на рассмотрение. Вопросы нумеруются и записываются, как правило, в предложном падеже.
Например:
1. Перспективы развития туризма в регионе. Докладывает председатель комиссии И.П. Челнов.
Затем следует содержательная часть текста, которая состоит из трех разделов: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
В разделе СЛУШАЛИ указывается докладчик и кратко излагается суть его выступления. Если докладчик представил письменный текст, то необходимость в протоколировании отпадает, а в протоколе делается следующая запись;
СЛУШАЛИ:
1. Челнов И.П. – текст прилагается.
Если в ходе выступления докладчику были заданы вопросы, то они и ответы к ним записываются в порядке поступления.
Например:
Копьева Н.Н. – Какое предусматривается финансирование?
Челнов И.П. – Это пока детально не прорабатывалось.
По этой же схеме записывается и текст раздела ВЫСТУПИЛИ.
Раздел ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) оформляется как распорядительная часть приказа, т. е. состоит из пунктов с порядковой нумерацией.
Например:
1. Челнову И.П. представить на утверждение программу развития туризма с учетом высказанных замечаний до 10.12.05.
В случае, когда в одном пункте необходимо записать несколько указаний, он разбивается на подпункты с поднумерацией. При протоколировании избрания должностных лиц указываются результаты голосования, причем отдельно по каждой кандидатуре.
Завершается протокол подписанием, которое проставляется по общему типу:
Председатель (подпись) С.Л. Колосов.
Секретарь (подпись) Т.А. Апарина.
От квалификации специалиста, ведущего протокол, во многом зависят качество документа, ясность и четкость его текста.
Составление организационных документов
К этому виду документов относятся служебные (докладные) записки, справки, деловые письма, телефонограммы и т. п. Особое значение придается деловым письмам – это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами в процессе социальной, управленческой и производственной деятельности.
Деловые (служебные) письма в зависимости от содержания могут быть сопроводительными, информационными, гарантийными, рекламационными, арбитражными и т. д., могут содержать запрос, напоминание, подтверждение, извещение, приглашение и т. д.
Письма, направляемые вышестоящими учреждениями подведомственным предприятиям и организациям, содержат указания, распоряжения, вопросы, разъяснения, информационные сообщения и т. д. Письма же, направляемые в вышестоящие учреждения, – это чаще всего отчеты, запросы, ответы, пояснения, предложения. Составляют деловые письма только на фирменном бланке, представляющем собой лист бумаги с напечатанными на нем авторскими реквизитами.
Текст делового письма, как правило, содержит один вопрос и состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие основанием для составления документа, во второй приводятся выводы, просьбы, предложения. Порядок следования частей текста может измениться.
Например, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, то текст начинают обычно с выводов. Письма по простым или оговоренным заранее вопросам могут состоять только из одной части.
Каждая разновидность делового письма характеризуется аспектом содержания и языковой формулой: если аспектом содержания является выражение гарантии, то для его реализации потребуется гарантийное письмо, напоминание потребует письма-напоминания, предупреждение о возможных ответных шагах отразится в письме-предупреждении и т. д. В отдельных случаях деловое письмо может быть многоаспектным, т. е. содержать и гарантию, и напоминание, и предупреждение.
Под языковой формулой подразумевается устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер той или иной управленческой, производственной или просто профессиональной функции[23].
Например, языковой формулой гарантийного письма будет выражение «гарантируется», («оплату гарантируем»), письма-напоминания – «напоминаем».
По языковой формуле можно судить о разновидности письма, что позволяет определить цель его использования и приемы работы с ним.
Оформление деловых писем осуществляется в соответствии со стандартом, определяющим содержание и форму, а также место проставления на бланке основных реквизитов: автор, адресат, дата, номер (индекс), заголовок к тексту, текст, отметка о приложениях (если они есть), подписание, отметка о составителе.
В последнее время распространилось мнение, что деловые письма теряют свою актуальность, особенно в связи с развитием электронных форм передачи информации. С этим трудно согласиться, поскольку информация, передаваемая по факсу или электронной почте, предварительно должна быть оформлена по существу в виде делового письма со всеми необходимыми реквизитами.
Рассмотрим отдельные разновидности деловых писем.
Сопроводительное письмо – подтверждает факт отправки приложенных к нему документов. Сопроводительное письмо, копия которого остается в деле текущего хранения, используется как средство контроля исполнения документа и его сохранности.
Составление сопроводительных писем оправданно лишь в тех случаях, когда они содержат какую-либо дополнительную информацию к приложенным документам или когда прилагаемые документы составлены на нескольких листах или в нескольких экземплярах.
Пример текста сопроводительного письма:
Направляем составленный на основе согласованного проекта договор об аренде помещений под Центр сервиса и туризма. Просим подписать, заверить печатью и выслать 1 (один) экземпляр в наш адрес.
Приложение: Договор аренды на 5 л. в 3 экз.
Гарантийное письмо – составляется с целью обеспечения гарантии выполнения тех или иных обещаний, даваемых как организациям, так и отдельным лицам.
Гарантировать можно оплату труда за выполненную работу, сроки выполнения работ, качество выполнения, получение жилплощади, предоставление работы по специальности и т. д.
Гарантийное письмо состоит, как правило, из двух частей: выражение просьбы и подтверждение гарантии, в отдельных случаях – только подтверждение гарантии. Письма, связанные с выполнением каких-то финансовых операций (например, оплата выполненных работ или предоставление услуг), кроме руководителя организации, подписывает в обязательном порядке распорядитель финансов (главный бухгалтер). На всех гарантийных обязательствах должна проставляться основная печать организации: в государственной системе – гербовая, в негосударственной – круглая с наименованием организации.
Пример текста гарантийного письма:
Просим произвести текущий ремонт помещений Центра сервиса и туризма.
Оплату гарантируем в соответствии с утвержденной сметой.
Наши банковские реквизиты:…………………………………………….
Приложение: Смета на 3 л. в 2 экз. Директор (подпись) А.П. Петров
Гл. бухгалтер (подпись) О.Н. Иванова
Следует помнить, что гарантийное письмо имеет повышенную правовую функцию, поэтому текст должен быть изложен предельно четко и ясно.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33