· Присоединение. Менеджер излагает проблему и присоединяется к обсуждению возможных методов ее решения. В результате этого может быть достигну то единство взглядов, но в области принятия решения последнее слово все же остается за менеджером.· Участие. Менеджер участвует в коллективном обсуждении проблемы на равных со всеми участниками обсуждения. Коллективное решение принимается по достижению единства взглядов или голосованием по методу простого большинства.Подход, используемый вами, частично будет зависеть от атмосферы, царящей в организации, на которую вы работаете, вашей собственной личности и отношений, сложившихся у вас с командой, работающей на вас. Но наиглавнейшим определяющим фактором должно служить решение, которое предстоит принять. Несомненно, будет ошибкой пользоваться предпочтительным со всех точек зрения методом консультаций, не учитывая того, какая проблема находится в стадии обсуждения. Настоящий менеджер всегда подумает о возможности консультации, соответствующей данным конкретным обстоятельствам. Сообщение может считаться правильным подходом для таких решений, где ничего не выиграешь путем вовлечения большего количества народа в принятие решения или же, где по соображениям срочности или конфиденциальности такое расширенное вовлечение просто невозможно. Присоединение и участие применяется при принятии таких решений, где чувствуется огромное стремление к участию в процессе и полная самоотдача всего коллектива. Помните, что применение метода консультаций ради них самих может привести к гораздо худшим последствиям, чем в том случае, если бы этих консультаций вообще не проводилось.
Заключение Эффективную организацию вашей рабочей нагрузки можно улучшить, если вы способны:· распознать те задачи, которые требуют вашего пристального внимания и осуществить планирование по ним тогда, когда вы находитесь на пике своей активности;· планировать стоящие перед вами задачи в соответствии со временем, имеющимся в вашем распоряжении;· вырабатывать положительные рабочие привычки и искоренять отрицательные;· применять систематический подход к принятию решений и вовлекать других людей в их принятие настолько, насколько это требуется в интересах дела.
4. ОРГАНИЗУЙТЕ РАБОТУ С ДОКУМЕНТАМИ · Не кажется ли вам, что объем поступающей информации, с которой вы должны работать, постоянно растет?· Не приходится ли вам сталкиваться с такой ситуацией, что вы по нескольку раз просматриваете один и тог же материал и никак не можете в него вникнуть?· Не хотели бы вы научиться читать быстрее при одновременном улучшении усвоения прочитанного вами материала?· Не вызывают ли у вас трудностей попытки постоянно находиться в курсе того материала, который с вашей точки зрения необходим для повышения эффективности вашей работы?· Не досаждают ли вам коллеги своими записками, докладами и копиями других письменных материалов, которые вам абсолютно не нужны?· Не возникает ли у вас таких ситуаций, когда вы не можете решить, что вам делать с поступающими к вам документами?· Не откладываете ли вы работу с документами (канцелярскую работу) на потом?· Не возникает ли у вас ситуации, когда вы оставляете себе журналы и доклады, чтобы прочитать их позже, но руки у вас никогда до этого не доходят?· Не досаждает ли вам так называемая «макулатурная» почта?· Не вызывает ли у вас затруднений поиск той или иной информации, о которой вы знаете, что она находится в конкретной книге или докладе?Если ни на один из вышеперечисленных вопросов вы не ответили «да», значит для сегодняшней рабочей среды вы чрезвычайно необычный человек. Современные исследования показали, что во всем развитом мире люди стараются справиться с огромными объемами информации, которая необходима для их работы, а в итоге это приводит к широко распространенным стрессам и снижению производительности труда.В данной главе мы рассмотрим систематический подход к обработке входящих документов. Мы проанализируем пути снижения объемов поступающей информации и методы, с помощью которых вы сможете более эффективно читать и усваивать эту информацию. Вычлените важную информацию Поступающая вам информация разнообразна. Одна по определению представляет собой ничего не стоящий мусор, другая просто заявляет о своей особой важности. Но не всегда так просто разделить поступающую информацию на жизненно важную и несущественную. Вспомните, о чем мы говорили в главе 1, то есть об определении ваших главных обязанностей и целей вашей работы. С помощью этих знаний мысленно составьте контрольный список и всю поступающую к вам информацию сверяйте по нему. Конечно, о том, что этот метод идеален, не может быть и речи. Однако теперь, встретившись с информацией, вызывающей у вас сомнение относительно ее ценности, вы не будете пользоваться такой устаревшей формулой, как «есть сомнения — значит, к этой информации надо относиться как к чему-то важному». Полного совершенства в определении ценности той или иной информации достичь невозможно. Невозможно всегда иметь нужную информацию в нужное время. Наличие нужной информации является важным условием эффективности вашей работы. Однако избыточное количество информации не обязательно подразумевает повышение производительности вашего труда. На каком-то этапе дополнительная информация будет играть отрицательную роль, приводящую к снижению вашей производительности. Более того, если информации до такой степени много, что ее невозможно должным образом обработать и усвоить, она вообще теряет какую-либо ценность. Таким образом, вам следует признать, что охватить все просто невозможно. Поэтому сосредоточьтесь на главном и примите как должное, что ваши суждения и оценки не всегда и не во всем будут идеальными. Помните также о том, что следует различать информацию, как по срочности, так и по важности. Например, вопросы, требующие быстрой ответной реакции, могут приобретать большую важность, чем они того заслуживают. Не важные проблемы, которые были отложены на несколько дней, не становятся от этого более важными, просто приближается конечный срок их исполнения, и они, тем самым, становятся более срочными.
Примите на вооружение системный подход Существует широко распространенное заблуждение, постоянно поддерживаемое некоторыми программами по организации времени, которое гласит, что каждый листок бумаги должен обрабатываться только один раз. В реальности этого достичь невозможно.По многим причинам у вас, вероятно, снова и снова будет возникать необходимость вернуться к уже изученному документу. Например, тот или иной документ в действительности может потребовать более тщательного обдумывания или же может понадобиться его рассмотреть совместно с другой информацией перед тем, как вы сможете принять по нему более или менее взвешенное решение. Вполне возможно, что рассмотрение некоторых документов в одном контексте с другими, касающимися того же самого предмета, будет более эффективным.А что делать с теми документами, которые просто вызывают у вас злость? Хотя немедленная агрессивная реакция на такие документы, вполне возможно, положительно скажется на вашем кровяном давлении, все же в таких случаях будет лучше, если вы выждете несколько дней, пока не успокоитесь. Действуя таким образом, вы, вероятно, придумаете более эффективный ответ, который не приведет к ненужной конфронтации. Некоторые документы могут потребовать дополнительной обработки в процессе формирования комплексного документа. Однако, если существует такая возможность, старайтесь обрабатывать документы за один раз, но не слишком зацикливайтесь на таком «одноразовом» подходе. Добейтесь такого положения вещей, чтобы ни один документ не возвращался в пачку входящих документов после первого прочтения и чтобы по каждому из них было предпринято какое-либо позитивное действие. Эти действия показаны на рис. 4. 1, они носят название «пять действий».
Рис. 4.1. Пять действий Отправьте в мусорную корзину Самый быстрый способ увязнуть в информации заключается в пустой трате времени и энергии на чтение материалов, имеющих небольшое или совсем никакого значения для вашей работы. Поэтому первое, о чем вы должны спросить себя: «Нужно ли мне это вообще?». Нужен ли вам этот документ, должно стать понятным почти сразу же, но все мы с неохотой рассматриваем вариант с мусорной корзиной, пока хотя бы не просмотрим полученную бумаг.В нашем деле существует также тенденция откладывать в сторону документы, относительно которых мы испытываем сомнения. Дальнейшее вам известно, эти документы постепенно превращаются в постоянно растущую стопку, просто собирающую пыль и периодически просматриваемую в нерешительных попытках ликвидировать отставание. Помните, большинство информации имеет ограниченную временем ценность. Существует полезное практическое правило — если документ не имеет ценности сегодня, то вряд ли он обретет ее завтра.
Примите к обработке Если вы способны действовать быстро и эффективно, вам следует немедленно по прибытии документов принять их к обработке. Немедленное изучение и оформление документов приносят удовлетворение и снимают стрессы. Кроме того, это значит, что вам не придется тратить время, копаясь в своей памяти, перед тем как приняться за обработку конкретного документа в будущем. Когда по каким-либо причинам невозможно немедленно приступить к обработке, тогда вам следует определиться относительно тех действий, которые вы намереваетесь предпринять по тому или иному документу и времени их выполнения.
Определитесь относительно последующего действия Никогда не возвращайте документ в стопку входящих. Создайте систему памяток по вопросам, относительно которых вы должны будете предпринять те или иные действия. Возьмите себе за правило делать пометки о требуемых действиях на самом документе или на специальной клейкой бумаге для пометок. Папка с отделениями, на которых помечены дни месяца, послужит вам хорошим инструментом «напоминания». Складывайте деловые бумаги в отделения папки в соответствии с теми датами, на которые вы наметили их — бумаг — изучение. Пользуйтесь проектными папками для документов, над которыми вы собираетесь работать в комплексе с другими документами, составляющими одну большую задачу. Для работы над деловыми бумагами, определенными для последующих действий, вам следует соблюдать некоторую дисциплину:· Не пользуйтесь одним из пяти действий лишь для того, чтобы избежать одного из четырех других.· Не откладывайте работу с документом за первоначально установленную вами дату.· Если у вас имеется папка под названием «для прочтения», не превращайте ее в «мусоросборник».
Займитесь отсылкой Не отсылайте документы другим лицам лишь для того, чтобы избавиться от беспорядка на вашем рабочем месте или по причине того, что вы не знаете, что с НИМИ делать. Вы, тем самым, только увеличите их и без того немалую информационную нагрузку, еще больше засорите систему внутренней связи и, возможно, поспособствуете более быстрому заполнению мусорных корзин других людей по сравнению с вашей. Прежде чем что-то отправлять своим подчиненным, хорошо подумайте, с какой целью вы это делаете и что вы от них хотите. Краткая пометка на документе поможет им сориентироваться и быстрее приняться за его обработку.
Отправьте на хранение Отправка документов на хранение, независимо от формы или системы хранения, не должна вызываться тем, что вы просто не знаете, что с ними делать. Подходите более тщательно к тому, что вы собираетесь отправлять на хранение. Основные правила хранения данных мы рассмотрим в главе 5.Ивонн Уилкинс является финансовым директором одной из организаций государственного сектора. Атмосфера, царящая в этой организации, характеризуется тем, что все более или менее важные документы оформляются на бумаге и, кроме того, регулярно копируются для всех тех, кого они могут хоть как-то касаться. Папка входящих документов Ивонн, кроме действительно ключевых для нее документов, содержит тревожно большое количество официальных изданий, официальных докладов, свежих политических новостей, руководящих указаний, относящихся ко всей организации в целом. Ивонн считает, что такое чтение очень важно, если она собирается держать руку на пульсе основного направления развития организации, кроме того, она копирует большую часть этих документов для подчиненных ей менеджеров, считая, что и они не должны отставать от жизни. Персональный помощник Ивонн представляет собой огромную систему папок, а документы из этой системы редко попадают в мусорную корзину. У нее устойчивая репутация человека, который редко что-либо отправляет в мусорную корзину, поэтому другие менеджеры и их помощники частенько обращаются к ней с просьбами переслать им тот или иной документ, так как не могут найти их у себя. Ивонн регулярно жалуется, что через ее рабочий стол проходит огромное количество бумаги, но, тем не менее, продолжает осуществлять связь со своими подчиненными с помощью меморандумов, отпечатанных на печатной машинке, более того, она всячески поощряет доклады о проделанной работе, оформленные таким же способом.С моей точки зрения, Ивонн работает в атмосфере, которая поощряет чрезмерное копирование документов и чрезмерное использование бумаги при осуществлении рабочих связей. Для того чтобы уменьшить ее информационную нагрузку, ей необходимо сделать следующее:· • стать более разборчивой в отношении того, что она читает (имеются в виду материалы, которые ей высылаются, особенно это касается материалов, которые копируются для нее под грифом «для Вашей информации», означающим, что принятие немедленных мер не требуется);· отправлять в мусорную корзину те материалы, о которых с первого взгляда можно судить, что они не имеют большого значения;· ограничивать объем материалов, копируемый ею для других, — копировать только итоговые страницы для того, чтобы подчиненные просто знали, что тот или иной документ существует;· постараться освоить менее формальный способ общения со своими подчиненными.
Избегайте перегрузок избыточной информацией Какой бы эффективности вы не добились в работе со своим персоналом, вы не достигните в этом деле совершенства, если не предпримите шагов, направленных на уменьшение объема бумажных документов, ежедневно присылаемых на ваш рабочий стол. Даже если вы бегло будете просматривать большинство из них, вам понадобится потратить значительное количество времени и усилий.Важнейший шаг, который вы можете предпринять в этом деле, заключается в проведении тщательного анализа стереотипа вашего поведения на рабочем месте. В данном случае вы должны взять себе за правило следующий лозунг «относись к другим людям так, как ты бы хотел, чтобы они относились к тебе». Особенно это касается тех случаев, когда вы общаетесь с младшими сотрудниками вашего персонала, которые будут брать с вас пример. Если вместо живого общения вы будете поддерживать с ними связь с помощью ведения избыточной в данном случае переписки, они будут отвечать вам тем же, более того, переняв вашу манеру, они перенесут ее на работу с подчиненным им персоналом. Если вы на регулярной основе ведете общение с помощью служебных записок, будьте уверены, они вернутся к вам сторицей.Вот еще несколько идей, которые могут вам пригодиться:· Не способствуйте увеличению объемов вашей «макулатурной» почты, раздавая направо и налево ваши визитки на всевозможных конференциях и промышленных ярмарках. Не тратьте попусту время на просмотр получаемой вами «макулатурной» почты. Вы можете смело отправлять в мусорную корзину большую часть корреспонденции такого сорта, даже не вскрывая ее.· Обратите внимание на осуществление внутренних контактов. Циркулярные письма, распространяемые в организациях, велики по объему и рассылаются с убийственной частотой. Если существует хоть какая-то возможность сделать это без возникновения ненужных конфликтных ситуаций, постарайтесь добиться того, чтобы вас исключили из списков циркулярной рассылки хотя бы в отношении тех документов, которые не имеют ничего общего с вашей работой.· Проведите анализ подписки на периодические издания. В отношении тех изданий, которые не принесли никакой существенной пользы за последние шесть месяцев, можно принять решение на отмену подписки.· Если у вас есть секретарь или помощник, добейтесь того, чтобы они просматривали все поступающие материалы перед тем, как подавать их на ваш стол. Это ни в коем случае не альтернатива, а дополнение к другим пунктам данного списка. Нет никаких причин перегружать своего секретаря «макулатурной» почтой больше, чем ею загружены вы.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
Заключение Эффективную организацию вашей рабочей нагрузки можно улучшить, если вы способны:· распознать те задачи, которые требуют вашего пристального внимания и осуществить планирование по ним тогда, когда вы находитесь на пике своей активности;· планировать стоящие перед вами задачи в соответствии со временем, имеющимся в вашем распоряжении;· вырабатывать положительные рабочие привычки и искоренять отрицательные;· применять систематический подход к принятию решений и вовлекать других людей в их принятие настолько, насколько это требуется в интересах дела.
4. ОРГАНИЗУЙТЕ РАБОТУ С ДОКУМЕНТАМИ · Не кажется ли вам, что объем поступающей информации, с которой вы должны работать, постоянно растет?· Не приходится ли вам сталкиваться с такой ситуацией, что вы по нескольку раз просматриваете один и тог же материал и никак не можете в него вникнуть?· Не хотели бы вы научиться читать быстрее при одновременном улучшении усвоения прочитанного вами материала?· Не вызывают ли у вас трудностей попытки постоянно находиться в курсе того материала, который с вашей точки зрения необходим для повышения эффективности вашей работы?· Не досаждают ли вам коллеги своими записками, докладами и копиями других письменных материалов, которые вам абсолютно не нужны?· Не возникает ли у вас таких ситуаций, когда вы не можете решить, что вам делать с поступающими к вам документами?· Не откладываете ли вы работу с документами (канцелярскую работу) на потом?· Не возникает ли у вас ситуации, когда вы оставляете себе журналы и доклады, чтобы прочитать их позже, но руки у вас никогда до этого не доходят?· Не досаждает ли вам так называемая «макулатурная» почта?· Не вызывает ли у вас затруднений поиск той или иной информации, о которой вы знаете, что она находится в конкретной книге или докладе?Если ни на один из вышеперечисленных вопросов вы не ответили «да», значит для сегодняшней рабочей среды вы чрезвычайно необычный человек. Современные исследования показали, что во всем развитом мире люди стараются справиться с огромными объемами информации, которая необходима для их работы, а в итоге это приводит к широко распространенным стрессам и снижению производительности труда.В данной главе мы рассмотрим систематический подход к обработке входящих документов. Мы проанализируем пути снижения объемов поступающей информации и методы, с помощью которых вы сможете более эффективно читать и усваивать эту информацию. Вычлените важную информацию Поступающая вам информация разнообразна. Одна по определению представляет собой ничего не стоящий мусор, другая просто заявляет о своей особой важности. Но не всегда так просто разделить поступающую информацию на жизненно важную и несущественную. Вспомните, о чем мы говорили в главе 1, то есть об определении ваших главных обязанностей и целей вашей работы. С помощью этих знаний мысленно составьте контрольный список и всю поступающую к вам информацию сверяйте по нему. Конечно, о том, что этот метод идеален, не может быть и речи. Однако теперь, встретившись с информацией, вызывающей у вас сомнение относительно ее ценности, вы не будете пользоваться такой устаревшей формулой, как «есть сомнения — значит, к этой информации надо относиться как к чему-то важному». Полного совершенства в определении ценности той или иной информации достичь невозможно. Невозможно всегда иметь нужную информацию в нужное время. Наличие нужной информации является важным условием эффективности вашей работы. Однако избыточное количество информации не обязательно подразумевает повышение производительности вашего труда. На каком-то этапе дополнительная информация будет играть отрицательную роль, приводящую к снижению вашей производительности. Более того, если информации до такой степени много, что ее невозможно должным образом обработать и усвоить, она вообще теряет какую-либо ценность. Таким образом, вам следует признать, что охватить все просто невозможно. Поэтому сосредоточьтесь на главном и примите как должное, что ваши суждения и оценки не всегда и не во всем будут идеальными. Помните также о том, что следует различать информацию, как по срочности, так и по важности. Например, вопросы, требующие быстрой ответной реакции, могут приобретать большую важность, чем они того заслуживают. Не важные проблемы, которые были отложены на несколько дней, не становятся от этого более важными, просто приближается конечный срок их исполнения, и они, тем самым, становятся более срочными.
Примите на вооружение системный подход Существует широко распространенное заблуждение, постоянно поддерживаемое некоторыми программами по организации времени, которое гласит, что каждый листок бумаги должен обрабатываться только один раз. В реальности этого достичь невозможно.По многим причинам у вас, вероятно, снова и снова будет возникать необходимость вернуться к уже изученному документу. Например, тот или иной документ в действительности может потребовать более тщательного обдумывания или же может понадобиться его рассмотреть совместно с другой информацией перед тем, как вы сможете принять по нему более или менее взвешенное решение. Вполне возможно, что рассмотрение некоторых документов в одном контексте с другими, касающимися того же самого предмета, будет более эффективным.А что делать с теми документами, которые просто вызывают у вас злость? Хотя немедленная агрессивная реакция на такие документы, вполне возможно, положительно скажется на вашем кровяном давлении, все же в таких случаях будет лучше, если вы выждете несколько дней, пока не успокоитесь. Действуя таким образом, вы, вероятно, придумаете более эффективный ответ, который не приведет к ненужной конфронтации. Некоторые документы могут потребовать дополнительной обработки в процессе формирования комплексного документа. Однако, если существует такая возможность, старайтесь обрабатывать документы за один раз, но не слишком зацикливайтесь на таком «одноразовом» подходе. Добейтесь такого положения вещей, чтобы ни один документ не возвращался в пачку входящих документов после первого прочтения и чтобы по каждому из них было предпринято какое-либо позитивное действие. Эти действия показаны на рис. 4. 1, они носят название «пять действий».
Рис. 4.1. Пять действий Отправьте в мусорную корзину Самый быстрый способ увязнуть в информации заключается в пустой трате времени и энергии на чтение материалов, имеющих небольшое или совсем никакого значения для вашей работы. Поэтому первое, о чем вы должны спросить себя: «Нужно ли мне это вообще?». Нужен ли вам этот документ, должно стать понятным почти сразу же, но все мы с неохотой рассматриваем вариант с мусорной корзиной, пока хотя бы не просмотрим полученную бумаг.В нашем деле существует также тенденция откладывать в сторону документы, относительно которых мы испытываем сомнения. Дальнейшее вам известно, эти документы постепенно превращаются в постоянно растущую стопку, просто собирающую пыль и периодически просматриваемую в нерешительных попытках ликвидировать отставание. Помните, большинство информации имеет ограниченную временем ценность. Существует полезное практическое правило — если документ не имеет ценности сегодня, то вряд ли он обретет ее завтра.
Примите к обработке Если вы способны действовать быстро и эффективно, вам следует немедленно по прибытии документов принять их к обработке. Немедленное изучение и оформление документов приносят удовлетворение и снимают стрессы. Кроме того, это значит, что вам не придется тратить время, копаясь в своей памяти, перед тем как приняться за обработку конкретного документа в будущем. Когда по каким-либо причинам невозможно немедленно приступить к обработке, тогда вам следует определиться относительно тех действий, которые вы намереваетесь предпринять по тому или иному документу и времени их выполнения.
Определитесь относительно последующего действия Никогда не возвращайте документ в стопку входящих. Создайте систему памяток по вопросам, относительно которых вы должны будете предпринять те или иные действия. Возьмите себе за правило делать пометки о требуемых действиях на самом документе или на специальной клейкой бумаге для пометок. Папка с отделениями, на которых помечены дни месяца, послужит вам хорошим инструментом «напоминания». Складывайте деловые бумаги в отделения папки в соответствии с теми датами, на которые вы наметили их — бумаг — изучение. Пользуйтесь проектными папками для документов, над которыми вы собираетесь работать в комплексе с другими документами, составляющими одну большую задачу. Для работы над деловыми бумагами, определенными для последующих действий, вам следует соблюдать некоторую дисциплину:· Не пользуйтесь одним из пяти действий лишь для того, чтобы избежать одного из четырех других.· Не откладывайте работу с документом за первоначально установленную вами дату.· Если у вас имеется папка под названием «для прочтения», не превращайте ее в «мусоросборник».
Займитесь отсылкой Не отсылайте документы другим лицам лишь для того, чтобы избавиться от беспорядка на вашем рабочем месте или по причине того, что вы не знаете, что с НИМИ делать. Вы, тем самым, только увеличите их и без того немалую информационную нагрузку, еще больше засорите систему внутренней связи и, возможно, поспособствуете более быстрому заполнению мусорных корзин других людей по сравнению с вашей. Прежде чем что-то отправлять своим подчиненным, хорошо подумайте, с какой целью вы это делаете и что вы от них хотите. Краткая пометка на документе поможет им сориентироваться и быстрее приняться за его обработку.
Отправьте на хранение Отправка документов на хранение, независимо от формы или системы хранения, не должна вызываться тем, что вы просто не знаете, что с ними делать. Подходите более тщательно к тому, что вы собираетесь отправлять на хранение. Основные правила хранения данных мы рассмотрим в главе 5.Ивонн Уилкинс является финансовым директором одной из организаций государственного сектора. Атмосфера, царящая в этой организации, характеризуется тем, что все более или менее важные документы оформляются на бумаге и, кроме того, регулярно копируются для всех тех, кого они могут хоть как-то касаться. Папка входящих документов Ивонн, кроме действительно ключевых для нее документов, содержит тревожно большое количество официальных изданий, официальных докладов, свежих политических новостей, руководящих указаний, относящихся ко всей организации в целом. Ивонн считает, что такое чтение очень важно, если она собирается держать руку на пульсе основного направления развития организации, кроме того, она копирует большую часть этих документов для подчиненных ей менеджеров, считая, что и они не должны отставать от жизни. Персональный помощник Ивонн представляет собой огромную систему папок, а документы из этой системы редко попадают в мусорную корзину. У нее устойчивая репутация человека, который редко что-либо отправляет в мусорную корзину, поэтому другие менеджеры и их помощники частенько обращаются к ней с просьбами переслать им тот или иной документ, так как не могут найти их у себя. Ивонн регулярно жалуется, что через ее рабочий стол проходит огромное количество бумаги, но, тем не менее, продолжает осуществлять связь со своими подчиненными с помощью меморандумов, отпечатанных на печатной машинке, более того, она всячески поощряет доклады о проделанной работе, оформленные таким же способом.С моей точки зрения, Ивонн работает в атмосфере, которая поощряет чрезмерное копирование документов и чрезмерное использование бумаги при осуществлении рабочих связей. Для того чтобы уменьшить ее информационную нагрузку, ей необходимо сделать следующее:· • стать более разборчивой в отношении того, что она читает (имеются в виду материалы, которые ей высылаются, особенно это касается материалов, которые копируются для нее под грифом «для Вашей информации», означающим, что принятие немедленных мер не требуется);· отправлять в мусорную корзину те материалы, о которых с первого взгляда можно судить, что они не имеют большого значения;· ограничивать объем материалов, копируемый ею для других, — копировать только итоговые страницы для того, чтобы подчиненные просто знали, что тот или иной документ существует;· постараться освоить менее формальный способ общения со своими подчиненными.
Избегайте перегрузок избыточной информацией Какой бы эффективности вы не добились в работе со своим персоналом, вы не достигните в этом деле совершенства, если не предпримите шагов, направленных на уменьшение объема бумажных документов, ежедневно присылаемых на ваш рабочий стол. Даже если вы бегло будете просматривать большинство из них, вам понадобится потратить значительное количество времени и усилий.Важнейший шаг, который вы можете предпринять в этом деле, заключается в проведении тщательного анализа стереотипа вашего поведения на рабочем месте. В данном случае вы должны взять себе за правило следующий лозунг «относись к другим людям так, как ты бы хотел, чтобы они относились к тебе». Особенно это касается тех случаев, когда вы общаетесь с младшими сотрудниками вашего персонала, которые будут брать с вас пример. Если вместо живого общения вы будете поддерживать с ними связь с помощью ведения избыточной в данном случае переписки, они будут отвечать вам тем же, более того, переняв вашу манеру, они перенесут ее на работу с подчиненным им персоналом. Если вы на регулярной основе ведете общение с помощью служебных записок, будьте уверены, они вернутся к вам сторицей.Вот еще несколько идей, которые могут вам пригодиться:· Не способствуйте увеличению объемов вашей «макулатурной» почты, раздавая направо и налево ваши визитки на всевозможных конференциях и промышленных ярмарках. Не тратьте попусту время на просмотр получаемой вами «макулатурной» почты. Вы можете смело отправлять в мусорную корзину большую часть корреспонденции такого сорта, даже не вскрывая ее.· Обратите внимание на осуществление внутренних контактов. Циркулярные письма, распространяемые в организациях, велики по объему и рассылаются с убийственной частотой. Если существует хоть какая-то возможность сделать это без возникновения ненужных конфликтных ситуаций, постарайтесь добиться того, чтобы вас исключили из списков циркулярной рассылки хотя бы в отношении тех документов, которые не имеют ничего общего с вашей работой.· Проведите анализ подписки на периодические издания. В отношении тех изданий, которые не принесли никакой существенной пользы за последние шесть месяцев, можно принять решение на отмену подписки.· Если у вас есть секретарь или помощник, добейтесь того, чтобы они просматривали все поступающие материалы перед тем, как подавать их на ваш стол. Это ни в коем случае не альтернатива, а дополнение к другим пунктам данного списка. Нет никаких причин перегружать своего секретаря «макулатурной» почтой больше, чем ею загружены вы.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19