Джон Каунт: «Организуй себя»

Джон Каунт
Организуй себя




«Организуй себя»: Нева; Санкт-Петербург; 2003

ISBN 5-7654-2672-7Оригинал: John Caunt,
“Organise Yourself”

Перевод: И. Андреева
Аннотация Вам наверняка приходилось сталкиваться с ситуацией, когда навалившаяся масса задач, требующих немедленного выполнения, кажется, готова раздавить, и, разрываясь между несколькими делами, вы не успеваете выполнить ни одного. Если вас раздражают непрекращающиеся телефонные звонки, ворох бумаг на столе, хроническая нехватка времени, прочтите эту книгу. Она научит грамотно организовывать свое рабочее время, отбирать только самое нужное из потока информации, концентрироваться на том, что действительно приносит результат, четко выделять приоритеты и избегать стрессов.Это издание можно рекомендовать как менеджерам, регулярно сталкивающимся с необходимостью самоорганизации, так и самому широкому кругу читателей, интересующихся данной темой. Джон КаунтОрганизуй себя ВВЕДЕНИЕ Производственная среда наших дней характеризуется постоянно растущим напряжением усилий, направляемых на достижение максимального результата при уменьшении затрат. На фоне реструктуризации промышленности и экономии средств от нас ожидается все более полная отдача сил при меньшей внешней поддержке. Во многих областях производственной деятельности наличие секретариата и делопроизводства уже не является чем-то само собой разумеющимся, как было 10 лет назад. Сейчас картина в этой области другая: прямые телефонные линии, персональные компьютеры, связь по электронной почте и самодостаточные профессионалы, ответственные за свою личную организованность. Век информации обеспечивает нас инструментами, помогающими организовать нашу профессиональную деятельность, но он же бросает нам вызов в виде многочисленных новых проблем, таких как дополнительная канцелярская работа, ожидание от нас оперативности и способности быстро вносить изменения в заведенный порядок работы.Чтобы со всем этим справиться, нам необходимо измениться. Мы должны научиться распоряжаться своим временем, работать с людьми и бумагами, а также наиболее эффективно использовать новые технологии, добиваясь таких результатов, которые позволяли бы нам получить высокую оценку нашей производственной деятельности. Мы должны стать организованными, а это означает следующее:· меньше времени работать в качестве «пожарной команды» для преодоления кризисов;· фокусировать свое внимание на том, что приносит результат;· найти свой путь сквозь дебри проблем и сложных задач;· уделять больше времени общению с семьей, друзьями и не забывать об отдыхе;· снизить уровень стрессов и усталости;· повысить общественное мнение о нашей компетенции;· еще более развить в себе чувство стремления к успеху;· всегда иметь возможность оглянуться назад с гордостью за хорошо проделанную работу.Хотя выгоды хорошей организации в достаточной мере ясны, мы всегда ищем оправданий, если не можем их добиться: Оправдание 1 — «Способность к самоорганизации является врожденной. Это качество, которым одни люди обладают, другие нет. Я, например, таким качеством просто не обладаю».Конечно же, правда, что по природным качествам все мы отличаемся, друг от друга, включая и способность к организованности, но мнение о том, что с природой не поспоришь, несомненно, чистый вымысел. Исследования в области функций головного мозга привели к открытию различий в деятельности двух его полушарий. Работы американского психолога Джерри Леей (Jerre Levy) и других ученых свидетельствуют о том, что левое полушарие является доминирующим в области аналитической деятельности, в то время как правое полушарие больше отвечает за многочисленные формы визуального и пространственного восприятия, а по характеру своей деятельности имеет тенденцию к большей целостности, чем левое. Кроме того, эти работы наглядно продемонстрировали тот факт, что, хотя мы используем оба полушария головного мозга одновременно, все-таки большинство людей подсознательно отдает преимущество либо тому, либо другому виду мозговой деятельности. Таким образом, все население земного шара делится на людей с доминированием левого или правого полушария головного мозга. Попросту говоря, лица с доминирующим левым полушарием склонны к организованному, аналитическому и методичному подходу в своей деятельности, в то время как лица с доминирующим правым полушарием отличаются более высокими творческими способностями и обладают более развитой интуицией. Однако то, что мы можем отдавать предпочтение тому или иному виду деятельности, еще не значит, что мы не в состоянии развить в себе навыки и умения, связанные с деятельностью, за которую отвечает другое полушарие. В сущности, все мы обладаем способностями, соотносящимися как с правым, так и с левым полушарием головного мозга. Что касается организационных навыков, то лицо с доминирующим правым полушарием, возможно, будет работать в этой области чуть более напряженно, чем лицо с доминирующим левым полушарием. Если же вас это несколько удивляет, должен откровенно признаться, что я как раз являюсь человеком, котором пришлось очень сильно постараться, чтобы стать достаточно организованной личностью. Оправдание 2 — «Для меня нет никакой возможности быть организованным на этом рабочем месте из-за постоянных нарушений, кризисов, неорганизованных коллег.Да, действительно, существует множество рабочих мест, на которых трудно работать с точки зрения самоорганизации, но это не причина для отказа от попыток изменить положение к лучшему. В последующих главах мы рассмотрим вопрос о том, как взять управление производственной средой в свои руки и снизить количество различных нарушений и беспорядков. Мы обсудим влияние качественного планирования на предотвращение кризисов, а также проблемы эффективных поручений для уменьшения зависимости от коллег и способов помощи другим людям в деле их дальнейшего организационного совершенствования. Оправдание 3 — «Я хотел бы стать более организованным, но в настоящий момент я слишком занят, чтобы тратить на это время. Возможно, через пару месяцев я предприму определенные шаги в этом направлении».Лицо, воздерживающееся в сегодняшней производственной среде от шагов, направленных на улучшение самоорганизации, и надеющееся на то, что через месяц-два в его распоряжении окажется больше времени для изменения существующего положения вещей, просто осуждено на постоянную неудачу. Давайте попробуем разобраться, что на самом деле значит формулировка «быть слишком занятым»? Вы можете проводить все ваши рабочие дни в суете, бегая с одного места на другое, а на выходе, в качестве результата, будете иметь значение, стремящееся к нулю, то есть можете быть чрезвычайно занятым, но ваша занятость, в данном случае, будет неэффективной. Только целенаправленная деятельность дает результат, а улучшенная самоорганизация как раз и является неотъемлемой частью выбора направления вашей деятельности. Временные затраты на улучшение вашей личной организованности могут и не быть слишком большими. В течение нескольких недель от вас потребуются некоторые дополнительные доли самоотдачи и упорства в достижении цели, зато выгоды, полученные за счет экономии времени, с лихвой окупятся в недалеком будущем, а время, затраченное на самоорганизацию, вернется к вам сторицей.У всех нас имеются как слабые, так и сильные организационные стороны, поэтому перед тем, как приступить к первой главе, задайтесь вопросом, в чем заключаются именно вам присущие недостатки. Это поможет вам сосредоточить свое внимание на тех разделах книги, которые имеют для вас наибольшее значение. Таким образом, вы сможете максимально использовать потраченное вами время. Список вопросов для проверки уровня самоорганизации КАКОЕ ИЗ ЭТИХ УТВЕРЖДЕНИЙ ОТНОСИТСЯ К ВАМ?1. В моей работе наблюдается отсутствие общего направления.2. У меня возникают трудности, связанные с вычленением приоритетных направлений деятельности из всего объема задач, стоящих передо мной.3. Мне кажется, что мой рабочий день проходит очень неэффективно, и мне не удается достичь желаемого результата.4. Мне не удается добиться правильного планирования рабочего времени.5. Мой рабочий день заканчивается с большим числом задач в списке «что надо сделать», чем он начинался.6. Мне трудно оценить, сколько времени займет выполнение тех или иных задач.7. Установленные мною самим предельные сроки выполнения тех или иных задач постепенно затягиваются.8. У меня нет уверенности, что я эффективно использую то время, когда нахожусь на подъеме.9. Я берусь за выполнение то одной, то другой рутинной задачи и, тем самым, отвлекаюсь от решения более сложных задач, стоящих передо мной.10. Я заметил в себе тенденцию откладывать на потом решение тех задач, которые по той или иной причине мне не нравятся.11. Стоящим передо мной тривиальным задачам я придаю большую значимость, чем они того заслуживают.12. При решении сложных задач или выполнении проектов мне трудно определить то, с чего начать.13. Мне хотелось бы иметь более четкий системный подход в области принятия решений.14. Объем предстоящих канцелярских работ создает для меня проблему.15. При первом взгляде на объем канцелярской работы у меня часто не возникает желания браться за нее.16. Мне очень часто не удается решить, что делать с полученными документами.17. Мне хотелось бы усваивать содержание документов с большей скоростью, чем я это делаю.18. Из того, что я прочитываю, многое сразу забывается.19. Я часто ловлю себя на мысли, что посещаю слишком большое число непродуктивных совещаний.20. Я не уверен, достаточное ли количество поручений я даю своим подчиненным.21. Коллеги «бомбардируют» меня информацией, которая мне не нужна.22. Помехи в работе вызывают у меня сильное чувство досады.23. Я слишком часто принимаюсь за ту работу, от которой должен был бы отказаться.24. Мой офис расположен не слишком удачно для постановки качественной организационной работы.25. В моем офисе кипы бумаг; рабочий стол находится в полном беспорядке; секретер и ящики стола забиты до отказа.26. Я много времени провожу в поисках тех или иных вещей.27. Мои компьютерные файлы находятся в полном беспорядке.28. Я беспокоюсь, что в недостаточной мере использую какую-либо современную технологию для организации работы.29. Я использую Интернет не так эффективно, как хотелось бы.30. Мне хотелось бы быть более организованным, находясь вне офиса.Данная книга предназначена не для какой-то конкретной профессиональной группы или представителей менеджмента. Напряжение, существующее на современных рабочих местах, достаточно универсально, а поэтому шаги, предпринимаемые для повышения степени личной организованности, представляются нам практически одинаковыми, независимо от занимаемого вами положения в организации, на которую вы работаете. Конечно же, здесь будут наблюдаться различия в объеме поддержки, на которую вы можете рассчитывать со стороны руководства, а также в количестве персонала, находящегося в вашем распоряжении. Однако независимо от того, являетесь ли вы всего лишь кандидатом на определенную должность или честолюбцем, стремящимся к карьере, недавно назначенным супервизором или доказавшим свою состоятельность менеджером; работаете ли вы в частном или государственном предприятии, или вы работаете исключительно на себя, в любом случае эта книга — для вас. Разделы, которые посвящены различным аспектам новых технологий, предполагают, что большинство читателей хотя бы ограниченно, отрывочно знакомо с компьютерной техникой. Там же, где речь идет о специальной технике, я использовал в качестве примеров наиболее популярные, на момент написания работы, приложения. В особенности, это касается таких операционных систем, как: «Windows 95/98», «Microsoft Internet Explorer» и программного обеспечения электронной почты «Outlook Express». Пользователям других приложений и операционных систем, возможно, предстоит просмотреть литературу по программному обеспечению или соответствующий файл справочника.
1. ЗНАТЬ, К ЧЕМУ ВЫ СТРЕМИТЕСЬ Когда вы каждый день подвергаетесь «бомбардировке» многообразными задачами и проблемами других людей, когда вы досадуете на нарушения и беспорядки, от которых у вас, буквально, глаза лезут из орбит, вам следует научиться держать правильный курс. Это не сложно. Надо только понять, как вычленять главное из второстепенного. Первый шаг на пути к самоорганизации происходит не в папке входящих документов, картотеке или на вашем компьютере, он происходит в вашей голове. Если вы хотите взять в свои руки управление вашей профессиональной деятельностью и начать какие-то изменения, то сначала вам следует убедиться в том, достаточно ли четко вы представляете себе свою роль в трудовом процессе и его основные цели. Четкое понимание своей роли В быстроизменяющейся производственной среде это может оказаться не таким уж простым делом. По всей вероятности, у вас имеется должностная инструкция, которую сразу же по получении теперешней должности вы куда-то засунули и благополучно забыли. Просматривали ли вы ее в последнее время, и, если да, дала ли она вам хоть что-нибудь? К сожалению, должностные инструкции зачастую написаны очень туман но, кроме того, для них характерна тенденция к быстрой потере актуальности в связи с изменением профессиональных ролей в соответствии с новыми потребностями организации.Если у вас такой инструкции нет или же она бесполезна, можете ли вы, по возможности коротко, обобщить, в чем заключается ваша работа, то есть ваша основная функция в организации, на которую вы работаете? Имеется ли у вас тот набор основных целей, которым определяется направление вашей деятельности и измеряется интенсивность вашего труда? В идеальном случае такие цели должны быть твердо прописаны в уставе вашей организации. Эффективной организацией будет та, которая ставит перед своим персоналом ясные корпоративные цели и спускает их сверху донизу, начиная от ведомственных планов и кончая индивидуальными целями, согласованными вами с вашим начальником. Этот идеал иллюзорен. Но если вы сможете ответить на нижеследующие вопросы, у вас есть все шансы для приличного старта в деле самоорганизации:· Понятны ли для вас цели, поставленные перед вами организацией, на которую вы работаете?· Согласуются ли они логически с целями того подразделения организации, в котором работаете вы?· Понятны ли для вас цели, поставленные перед вами вашим начальником?· Способны ли вы установить для себя приоритеты в работе на следующие 3 месяца, полгода, год, учитывая все вышесказанное?Обычно существует целый ряд причин, по которым вам не ответить на все эти вопросы положительно. Организация, на которую вы работаете, может заблуждаться в отношении своих целей и направления. По своей природе она может неодобрительно относиться к открытой коммуникации с персоналом, или же она может находиться в стадии реорганизации со всеми вытекающими отсюда проблемами, к которым, главным образом, относятся неопределенность организационного статуса и конфликты в определении роли организации и ее приоритетов. Вашим начальником может оказаться человек, чьи сильные стороны не включают в себя способность четко ставить вам задачи и при этом учитывать ваше мнение или, что еще хуже, вы можете находиться в подчинении сразу у нескольких человек, каждый из которых имеет собственные представления о приоритетных направлениях деятельности организации.Вполне возможно, что в конце дня вам придется с большим напряжением «подчищать хвосты» за нерадивыми служащими. Если вы не уверены в правильности вашего понимания целей деятельности фирмы или ее отдельного подразделения, следует обратиться за разъяснениями к своему начальнику или же приняться за изучение официальных документов, например, годового отчета, чтобы добиться четкого понимания стоящих перед вами задач. Если ваш начальник не очень силен в деле постановки задач и их согласовании с вами, нужно самому продумать весь ряд стоящих перед вами задач, а затем обратиться к начальнику с тем, чтобы он их утвердил или внес коррективы. Даже если вы понимаете, что наверху царит неразбериха, воздержитесь от демонстративного следования своему пониманию решения стоящих перед организацией проблем. Возможно, иногда вам придется формулировать стоящие перед вами задачи и приоритетные направления самостоятельно, но имейте в виду, нужно обязательно поделиться своими умозаключениями с начальником и получить у него одобрение на их осуществление.Что касается личной организованности, то здесь важно мыслить перспективно и не замыкаться только на своей роли в деятельности организации.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19