Ведь загроможденный рабочий стол подспудно ассоциируется у нас с его чрезвычайно занятым хозяином, а кому не нравится, чтобы его считали занятым. Однако следует помнить, что человек может быть чрезвычайно занятым, но совершенно некомпетентным и непродуктивным. Пусть о ваших делах говорят достигнутые результаты, а не внешний вид вашего рабочего стола. Когда вы окончательно разберетесь со своим рабочим столом, можете приступать к разбору документов.
Как справиться с кипами документов Перспектива наведения порядка среди бумаг, скопившихся на вашем рабочем столе и вокруг него, на первый взгляд, может выглядеть удручающе, но, выделив для этой цели определенное время, вы можете избавиться от них и от того психологического груза, который сопутствует их присутствию. Кроме документов, имеющих непосредственное отношение к вам, и документов, которые вы должны переслать другим, в этих кипах, скорее всего, хранятся доклады, периодические издания и т.д., которые вы отложили, чтобы прочесть позднее. Здесь также могут находиться документы, которым по тем или иным причинам не нашлось места в вашей картотеке, или документы, которым вы так и не смогли найти применение.Ваша цель в данном случае должна заключаться в беглом просмотре этих кип бумаги, но будьте осторожны, не увязните в этой трясине. Приготовьтесь к атаке на эти удручающие кипы, будьте готовы быстро и решительно распорядиться их содержимым (рис. 6. 2):
Рис. 6.2. Как справиться с кипами документов · Промаркируйте четыре пустые папки или коробки для хранения документов следующим образом: «принять к обработке», «заняться отправкой», «прочесть», «отправить на хранение». Запаситесь достаточным количеством пластиковых мешков для самой важной категории, которой предстоит отправиться на утилизацию.· Приготовьтесь к тому, что большую часть документов вам придется отправить в мусорную корзину. Какое бы значение они не имели на тот момент, когда попали к вам, скорее всего, они уже морально устарели. Не повторяйте прежних ошибок, действуйте решительно. Здесь вы должны руководствоваться таким принципом: если есть сомнение относительно ценности того или иного документа, смело отправляйте его в мусорную корзину.· Не тратьте время на прочтение каждого документа. На данном этапе ваша задача заключается только в том, чтобы определить, нужен ли он вообще, и если — да, то его следует отправить соответственно в корзину или папку.· Во время сортировки документов не предпринимайте никаких других действий, вы можете завязнуть в этой массе. В обязательном порядке, чтобы облегчить свою дальнейшую работу, ставьте пометки на документах, но не тратьте на это слишком много времени, так как ваша основная задача на этом этапе — разобрать все документы по категориям.· Журналы и другие периодические издания следует просматривать быстро, вырывая страницы, представляющие для вас интерес. Остатки смело отправляйте в мусорную корзину. На данном этапе читать вырванные заметки не следует.· Когда вы разберете все кипы, обратите внимание на ваши корзины. Спланируйте время для работы с документами из корзин «прочесть» и «принять к обработке», используйте при этом вашу систему напоминаний с тем, чтобы быть в курсе, когда приступать к работе с документами из папки «принять к обработке».Если все будет сделано правильно, то выполненная работа принесет вам глубокое удовлетворение. Как сохранить наведенный порядок Итак, вы, наконец, рассортировали все документы, находящиеся в вашем офисе. Инструменты, которыми вы пользуетесь регулярно, находятся под рукой, весь мусор убран. Как вам сохранить наведенный порядок?Ответ, боюсь, вас разочарует. Он напрямую связан с развитием позитивных рабочих привычек:· Быстро распределяйте документы в соответствии с правилом пяти действий, приведенном в главе 4.· Если есть сомнение относительно ценности того или иного документа, смело отправляйте его в мусорную корзину.· Не используйте свой стол в качестве места хранения документов — пользуйтесь для этих целей специальными проектными папками и папками «bring forward» (см. гл. 4).· Всегда проверяйте наличие необходимого оборудования. Все инструменты и принадлежности, которыми вы пользуетесь регулярно, должны находиться под рукой.· Не перемещайте кипы документов с вашего стола в другие места вашего офиса.· Старайтесь обрабатывать и регистрировать документы ежедневно. Если вы вынимаете документы из картотеки, возьмите себе за правило возвращать их на место как можно скорее.
Заключение Ключевые аспекты наведения порядка на вашем рабочем месте:· расположение мебели и оборудования в целях достижения максимальной безопасности, комфорта и производительности;· высвобождение времени и пространства путем реорганизации вашего стола и мест хранения;· сведение к минимуму стрессовых ситуаций путем ликвидации бумаг, разбросанных по всему офису.
7. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И ХРАНЕНИЯ Ни один из аспектов личной организации не вызывает большего трепета, чем регистрация и хранение документов. Несмотря на то, что все мы не любим этим заниматься, любой из нас редко задается вопросом, почему же все-таки он это делает. Единственная причина подшивки документа в папку заключается в том, чтобы в будущем нам легче было его отыскать; а нужен он нам лишь потому, что может помочь в выполнении каких-либо аспектов нашей рабочей деятельности в будущем.Освободитесь от слишком благоговейного отношения к регистрации и хранению документов. Мнение о том, что только забитые документами папки представляют собой настоящую систему регистрации и хранения, является ошибочным. Папки — это ресурсы, предназначенные для вашего пользования, и не более того. Лицом, которое должно получать от них пользу, должны быть именно вы, поэтому ваша задача заключается в том, чтобы сделать все возможное, чтобы они работали на вас.По наблюдениям экспертов приблизительно к 85 % всех материалов, хранящихся в средней по объему картотеке, после регистрации больше никто и никогда не притрагивается. Это значит, что в будущем только один из пяти старательно подшитых и зарегистрированных документов будет востребован. Кроме того, по всей вероятности, этот действительно необходимый документ будет очень не просто отыскать. Ведь тот факт, что процентное соотношение нужных и ненужных документов расценивается как 15 к 85, может значительно затруднить ваши поиски.Вам никогда с должной степенью уверенности не удастся предсказать, какой документ в будущем вам понадобится, а какой нет. Некоторые материалы сдаются на хранение по принципу «на всякий случай», другие действительно могут понадобиться в будущем, но вы, со своей стороны, все же можете значительно сократить эту утомительную работу и тем самым в будущем облегчить поиски нужных документов, если при получении материалов чаще будете пользоваться операцией «отправка в мусорную корзину». Задача операции регистрации и хранения документов заключается отнюдь не в том, чтобы освободить ваш рабочий стол, а в том, чтобы разумно справиться со страхом, возникающим, когда вы боитесь отправить тот или иной документ в мусорную корзину только потому, что не знаете, что с ним делать дальше. В картотеку должны отправляться только те документы, которые вы не сможете в дальнейшем свободно получить из других источников, и документы, которые вполне могут вам понадобиться и в будущем.Если вы сможете отойти от осторожной тактики в деле регистрации и хранения документов, основной лозунг которой гласит, что лучше сохранить документ на всякий случай, чем отправить его в мусорную корзину, то, возможно, вам и удастся создать поистине четкую и стройную систему регистрации и хранения документов. Оценивая документ с точки зрения необходимости его регистрации и хранения, постарайтесь сразу же ответить на вопрос о том, какую пользу вы могли бы извлечь из него в будущем. Если убедительного ответа на такой вопрос вы не находите, то смело отправляйте его в мусорную корзину.Кроме вопроса осторожной тактики, в деле регистрации и хранения документов существуют и ряд других проблем. Проверьте, какие проблемы непосредственно относятся к вам:· неправильное размещение информации?· отсутствие структуры системы регистрации и хранения документов?· несоблюдение структуры системы регистрации и хранения документов?· недостаточно продуманная система группировки документов для их последующего поиска?· отсутствие системы удаления устаревших документов?· создание дублирующих друг друга папок по причине отсутствия четкого представления о документах, уже имеющихся в наличии?· регистрация и хранение документов, к которым можно получить свободный доступ из других источников?· создание внутри системы слишком сложной классификации по категориям, вплоть до того, что система становится неуправляемой?· несоответствие оборудования хранению материалов специфических типов?· трата времени на поиск неправильно зарегистрированных файлов?· нерешительность в вопросе выбора места хранения документов?· отсутствие папок, позаимствованных неизвестными лицами? Правильно размещайте информацию Выбор способов размещения и хранения информации должен осуществляться с учетом частоты обращения к папкам с документами. Текущие проекты и виды деятельности К этой категории относятся папки, к которым вы можете обращаться по нескольку раз на дню, поэтому их следует хранить или в картотечных ящиках вашего стола, или в картотеке на колесиках, которая должна располагаться в непосредственной близости от вашего рабочего стола. К этой же категории относятся папки с документами по индивидуальным проектам или заданиям, находящимся в процессе выполнения. Возможно, целесообразно будет промаркировать эти папки следующим образом: для ответа, для прочтения, для подготовки к совещаниям. Это поможет вам побороть склонность к захламлению вашей папки входящих документов и избежать возникновения кип бумажных документов на вашем рабочем столе. Если вы выберете такой подход, вам следует быть осторожными, чтобы эти папки не превратились в места скопления мусора. Особенно это относится к папкам, помеченным «для прочтения». Недостаток папок общего назначения заключается в их структуре, из-за чего можно пропустить важную информацию о сроках выполнения той или иной задачи. Например, предварительное чтение для подготовки к совещанию или письмо, на которое нужно ответить к определенной дате. Для преодоления этой проблемы пользуйтесь папками с многочисленными отделениями, выполненными в виде гармошки, с системой напоминаний (см. гл. 4).
Основные справочные файлы Ваша главная система регистрации и хранения документов предназначена для материалов, за справкой к которым вы время от времени обращаетесь. Документы по текущим проектам и видам деятельности должны отправляться туда только в том случае, если их действительно стоит там хранить. Простая отсылка в главную картотеку всех документов по текущему проекту после его завершения является ошибкой. Ведь папка, относящаяся к этому проекту, за время его выполнения могла обрасти другими вспомогательными рабочими материалами, которые уже не имеют какого-либо значения. Если вы хотите, чтобы ваша система работала четко и надежно, безжалостно избавляйтесь от мусора.
Организация вашей системы регистрации и хранения документов Сначала определитесь относительно количества разделов, по которым вы хотите сгруппировать свои папки. Естественно, это будет зависеть от характера вашей работы, но, как правило, следующие категории присутствуют во всех системах такого рода: персонал, клиентура, проекты или администрирование. Будет целесообразно, если вы воспользуетесь цветовой кодировкой папок внутри каждого раздела с тем, чтобы облегчить себе поиск в картотеке. Особенно это удобно, если вы пользуетесь алфавитной системой регистрации и хранения документов. Алфавитный порядок обычно является самым удобным при организации хранения отдельных файлов в рамках категории или раздела.При выборе названий отдельных папок используйте как можно более подробное описание, но при этом учитывайте вопрос управления картотекой. Следует избегать как разделения быстро заполняемых документами папок на несколько новых, так и того, чтобы у вас в системе хранились папки всего с несколькими документами. Ни то, ни другое не благоприятствует быстрому поиску нужных деловых бумаг, что, собственно, и является основной причиной организации вашей системы их регистрации и хранения. Если папки, содержащиеся в одной из папок раздела, будут слишком объемными от распирающих их документов, то пропадает весь смысл организации вашей системы, потому что это то же самое, что хранить документы в виде кип на своем столе. Не пытайтесь определиться относительно последующей ценности всех документов, проходящих через ваши руки, иначе вы окажетесь в таком положении, что некоторые папки вашей системы останутся пустыми. Однако помните, что ваша система будет с течением времени расширяться, поэтому оставьте свободное пространство между папками и разделами. Названия папок должны быть краткими и простыми, и постарайтесь избегать туманных описаний. Папки категории «разное» по своей сути являются черными дырами. Для хранения материалов выбирайте соответствующее им оборудование. Для больших по объему отчетов и периодических изданий лучше пользуйтесь папками с ячейками или прочными скоросшивателями, а не навесными папками из мягкого материала. Подумайте, стоит ли хранить журналы и другие периодические издания целиком. Если вы будете вырезать из них нужные вам материалы, то их хранение займет гораздо меньше места и их будет легче отыскать.
Регистрация и хранение документов Если вы уже совершили все операции по обработке документов, изложенные в главе 4, значит те документы, хранение которых не имеет смысла, в вашей системе отсутствуют. Ниже я хочу привести несколько дополнительных указаний по дальнейшему совершенствованию вашей системы регистрации и хранения документов:· В верхней части каждого документа, предназначенного для хранения, проставьте наименование папки, в которую вы хотите его отправить. Эта операция поможет вам избежать повторного чтения документа и определения целевой папки, когда вы действительно займетесь его отправкой на хранение.· Если вы испытываете затруднение относительно того, куда отправить документ, постарайтесь определить ту тему, какой он соответствует, с тем чтобы в будущем у вас не возникло проблем с его поиском.· Всегда держите под рукой список ваших папок, это поможет вам определиться, куда отправить тот или иной документ, и удержит вас от создания новых папок, тематика которых будет перекликаться с тематикой уже имеющихся.· Не следует регистрировать и принимать на хранение распечатки документов, уже имеющихся на хранении в компьютере. Организуйте удобную структуру директорий для ваших компьютерных файлов с надежной системой резервного копирования. Такие документы легче искать и проще вносить в них изменения. Кроме того, это занимает гораздо меньше свободного пространства.· Не следует регистрировать и принимать на хранение материалы, доступ к которым вы можете свободно получить из других источников, таких как: исполнитель документа, центральный архив или справочные ресурсы Интернета.· Выработайте в себе устойчивую привычку относительно регистрации и хранения документов. Регулярное выполнение мероприятий по регистрации и хранению документов приведет к выигрышу во времени, так что вам никогда не придется иметь дело с огромным объемом документации, подлежащей регистрации и обработке. По возможности старайтесь осуществлять регистрацию и обработку документов ежедневно.· Если вас так и подмывает отправить в мусорную корзину документ, который вы даже не удосужились пробежать глазами, спросите себя, а стоит ли это делать.· Если в вашем офисе существует проблема, связанная с бесследным исчезновением некоторых папок, вам следует завести простую, но эффективную систему контроля их выдачи. Рядом с вашей картотекой повесьте конверт с готовыми формата А4 бланками выдачи документов. В бланке должны быть следующие три графы: имя, должность, дата. Любое лицо, обращающееся к вам за той или иной папкой, должно заполнить этот бланк и поместить его на освободившееся от папки место.Если вашу систему регистрации и хранения документов ведет кто-либо другой, вы испытываете непреодолимое желание свалить целиком и полностью всю эту скучную работу на него. Однако помните, что информация, содержащаяся в картотеке, принадлежит вам, поэтому стоит хотя бы ознакомиться со структурой этой системы, с тем чтобы, когда вы маркируете документ, знать, что отправите его в конкретную папку, а не в какую-то черную дыру.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
Как справиться с кипами документов Перспектива наведения порядка среди бумаг, скопившихся на вашем рабочем столе и вокруг него, на первый взгляд, может выглядеть удручающе, но, выделив для этой цели определенное время, вы можете избавиться от них и от того психологического груза, который сопутствует их присутствию. Кроме документов, имеющих непосредственное отношение к вам, и документов, которые вы должны переслать другим, в этих кипах, скорее всего, хранятся доклады, периодические издания и т.д., которые вы отложили, чтобы прочесть позднее. Здесь также могут находиться документы, которым по тем или иным причинам не нашлось места в вашей картотеке, или документы, которым вы так и не смогли найти применение.Ваша цель в данном случае должна заключаться в беглом просмотре этих кип бумаги, но будьте осторожны, не увязните в этой трясине. Приготовьтесь к атаке на эти удручающие кипы, будьте готовы быстро и решительно распорядиться их содержимым (рис. 6. 2):
Рис. 6.2. Как справиться с кипами документов · Промаркируйте четыре пустые папки или коробки для хранения документов следующим образом: «принять к обработке», «заняться отправкой», «прочесть», «отправить на хранение». Запаситесь достаточным количеством пластиковых мешков для самой важной категории, которой предстоит отправиться на утилизацию.· Приготовьтесь к тому, что большую часть документов вам придется отправить в мусорную корзину. Какое бы значение они не имели на тот момент, когда попали к вам, скорее всего, они уже морально устарели. Не повторяйте прежних ошибок, действуйте решительно. Здесь вы должны руководствоваться таким принципом: если есть сомнение относительно ценности того или иного документа, смело отправляйте его в мусорную корзину.· Не тратьте время на прочтение каждого документа. На данном этапе ваша задача заключается только в том, чтобы определить, нужен ли он вообще, и если — да, то его следует отправить соответственно в корзину или папку.· Во время сортировки документов не предпринимайте никаких других действий, вы можете завязнуть в этой массе. В обязательном порядке, чтобы облегчить свою дальнейшую работу, ставьте пометки на документах, но не тратьте на это слишком много времени, так как ваша основная задача на этом этапе — разобрать все документы по категориям.· Журналы и другие периодические издания следует просматривать быстро, вырывая страницы, представляющие для вас интерес. Остатки смело отправляйте в мусорную корзину. На данном этапе читать вырванные заметки не следует.· Когда вы разберете все кипы, обратите внимание на ваши корзины. Спланируйте время для работы с документами из корзин «прочесть» и «принять к обработке», используйте при этом вашу систему напоминаний с тем, чтобы быть в курсе, когда приступать к работе с документами из папки «принять к обработке».Если все будет сделано правильно, то выполненная работа принесет вам глубокое удовлетворение. Как сохранить наведенный порядок Итак, вы, наконец, рассортировали все документы, находящиеся в вашем офисе. Инструменты, которыми вы пользуетесь регулярно, находятся под рукой, весь мусор убран. Как вам сохранить наведенный порядок?Ответ, боюсь, вас разочарует. Он напрямую связан с развитием позитивных рабочих привычек:· Быстро распределяйте документы в соответствии с правилом пяти действий, приведенном в главе 4.· Если есть сомнение относительно ценности того или иного документа, смело отправляйте его в мусорную корзину.· Не используйте свой стол в качестве места хранения документов — пользуйтесь для этих целей специальными проектными папками и папками «bring forward» (см. гл. 4).· Всегда проверяйте наличие необходимого оборудования. Все инструменты и принадлежности, которыми вы пользуетесь регулярно, должны находиться под рукой.· Не перемещайте кипы документов с вашего стола в другие места вашего офиса.· Старайтесь обрабатывать и регистрировать документы ежедневно. Если вы вынимаете документы из картотеки, возьмите себе за правило возвращать их на место как можно скорее.
Заключение Ключевые аспекты наведения порядка на вашем рабочем месте:· расположение мебели и оборудования в целях достижения максимальной безопасности, комфорта и производительности;· высвобождение времени и пространства путем реорганизации вашего стола и мест хранения;· сведение к минимуму стрессовых ситуаций путем ликвидации бумаг, разбросанных по всему офису.
7. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И ХРАНЕНИЯ Ни один из аспектов личной организации не вызывает большего трепета, чем регистрация и хранение документов. Несмотря на то, что все мы не любим этим заниматься, любой из нас редко задается вопросом, почему же все-таки он это делает. Единственная причина подшивки документа в папку заключается в том, чтобы в будущем нам легче было его отыскать; а нужен он нам лишь потому, что может помочь в выполнении каких-либо аспектов нашей рабочей деятельности в будущем.Освободитесь от слишком благоговейного отношения к регистрации и хранению документов. Мнение о том, что только забитые документами папки представляют собой настоящую систему регистрации и хранения, является ошибочным. Папки — это ресурсы, предназначенные для вашего пользования, и не более того. Лицом, которое должно получать от них пользу, должны быть именно вы, поэтому ваша задача заключается в том, чтобы сделать все возможное, чтобы они работали на вас.По наблюдениям экспертов приблизительно к 85 % всех материалов, хранящихся в средней по объему картотеке, после регистрации больше никто и никогда не притрагивается. Это значит, что в будущем только один из пяти старательно подшитых и зарегистрированных документов будет востребован. Кроме того, по всей вероятности, этот действительно необходимый документ будет очень не просто отыскать. Ведь тот факт, что процентное соотношение нужных и ненужных документов расценивается как 15 к 85, может значительно затруднить ваши поиски.Вам никогда с должной степенью уверенности не удастся предсказать, какой документ в будущем вам понадобится, а какой нет. Некоторые материалы сдаются на хранение по принципу «на всякий случай», другие действительно могут понадобиться в будущем, но вы, со своей стороны, все же можете значительно сократить эту утомительную работу и тем самым в будущем облегчить поиски нужных документов, если при получении материалов чаще будете пользоваться операцией «отправка в мусорную корзину». Задача операции регистрации и хранения документов заключается отнюдь не в том, чтобы освободить ваш рабочий стол, а в том, чтобы разумно справиться со страхом, возникающим, когда вы боитесь отправить тот или иной документ в мусорную корзину только потому, что не знаете, что с ним делать дальше. В картотеку должны отправляться только те документы, которые вы не сможете в дальнейшем свободно получить из других источников, и документы, которые вполне могут вам понадобиться и в будущем.Если вы сможете отойти от осторожной тактики в деле регистрации и хранения документов, основной лозунг которой гласит, что лучше сохранить документ на всякий случай, чем отправить его в мусорную корзину, то, возможно, вам и удастся создать поистине четкую и стройную систему регистрации и хранения документов. Оценивая документ с точки зрения необходимости его регистрации и хранения, постарайтесь сразу же ответить на вопрос о том, какую пользу вы могли бы извлечь из него в будущем. Если убедительного ответа на такой вопрос вы не находите, то смело отправляйте его в мусорную корзину.Кроме вопроса осторожной тактики, в деле регистрации и хранения документов существуют и ряд других проблем. Проверьте, какие проблемы непосредственно относятся к вам:· неправильное размещение информации?· отсутствие структуры системы регистрации и хранения документов?· несоблюдение структуры системы регистрации и хранения документов?· недостаточно продуманная система группировки документов для их последующего поиска?· отсутствие системы удаления устаревших документов?· создание дублирующих друг друга папок по причине отсутствия четкого представления о документах, уже имеющихся в наличии?· регистрация и хранение документов, к которым можно получить свободный доступ из других источников?· создание внутри системы слишком сложной классификации по категориям, вплоть до того, что система становится неуправляемой?· несоответствие оборудования хранению материалов специфических типов?· трата времени на поиск неправильно зарегистрированных файлов?· нерешительность в вопросе выбора места хранения документов?· отсутствие папок, позаимствованных неизвестными лицами? Правильно размещайте информацию Выбор способов размещения и хранения информации должен осуществляться с учетом частоты обращения к папкам с документами. Текущие проекты и виды деятельности К этой категории относятся папки, к которым вы можете обращаться по нескольку раз на дню, поэтому их следует хранить или в картотечных ящиках вашего стола, или в картотеке на колесиках, которая должна располагаться в непосредственной близости от вашего рабочего стола. К этой же категории относятся папки с документами по индивидуальным проектам или заданиям, находящимся в процессе выполнения. Возможно, целесообразно будет промаркировать эти папки следующим образом: для ответа, для прочтения, для подготовки к совещаниям. Это поможет вам побороть склонность к захламлению вашей папки входящих документов и избежать возникновения кип бумажных документов на вашем рабочем столе. Если вы выберете такой подход, вам следует быть осторожными, чтобы эти папки не превратились в места скопления мусора. Особенно это относится к папкам, помеченным «для прочтения». Недостаток папок общего назначения заключается в их структуре, из-за чего можно пропустить важную информацию о сроках выполнения той или иной задачи. Например, предварительное чтение для подготовки к совещанию или письмо, на которое нужно ответить к определенной дате. Для преодоления этой проблемы пользуйтесь папками с многочисленными отделениями, выполненными в виде гармошки, с системой напоминаний (см. гл. 4).
Основные справочные файлы Ваша главная система регистрации и хранения документов предназначена для материалов, за справкой к которым вы время от времени обращаетесь. Документы по текущим проектам и видам деятельности должны отправляться туда только в том случае, если их действительно стоит там хранить. Простая отсылка в главную картотеку всех документов по текущему проекту после его завершения является ошибкой. Ведь папка, относящаяся к этому проекту, за время его выполнения могла обрасти другими вспомогательными рабочими материалами, которые уже не имеют какого-либо значения. Если вы хотите, чтобы ваша система работала четко и надежно, безжалостно избавляйтесь от мусора.
Организация вашей системы регистрации и хранения документов Сначала определитесь относительно количества разделов, по которым вы хотите сгруппировать свои папки. Естественно, это будет зависеть от характера вашей работы, но, как правило, следующие категории присутствуют во всех системах такого рода: персонал, клиентура, проекты или администрирование. Будет целесообразно, если вы воспользуетесь цветовой кодировкой папок внутри каждого раздела с тем, чтобы облегчить себе поиск в картотеке. Особенно это удобно, если вы пользуетесь алфавитной системой регистрации и хранения документов. Алфавитный порядок обычно является самым удобным при организации хранения отдельных файлов в рамках категории или раздела.При выборе названий отдельных папок используйте как можно более подробное описание, но при этом учитывайте вопрос управления картотекой. Следует избегать как разделения быстро заполняемых документами папок на несколько новых, так и того, чтобы у вас в системе хранились папки всего с несколькими документами. Ни то, ни другое не благоприятствует быстрому поиску нужных деловых бумаг, что, собственно, и является основной причиной организации вашей системы их регистрации и хранения. Если папки, содержащиеся в одной из папок раздела, будут слишком объемными от распирающих их документов, то пропадает весь смысл организации вашей системы, потому что это то же самое, что хранить документы в виде кип на своем столе. Не пытайтесь определиться относительно последующей ценности всех документов, проходящих через ваши руки, иначе вы окажетесь в таком положении, что некоторые папки вашей системы останутся пустыми. Однако помните, что ваша система будет с течением времени расширяться, поэтому оставьте свободное пространство между папками и разделами. Названия папок должны быть краткими и простыми, и постарайтесь избегать туманных описаний. Папки категории «разное» по своей сути являются черными дырами. Для хранения материалов выбирайте соответствующее им оборудование. Для больших по объему отчетов и периодических изданий лучше пользуйтесь папками с ячейками или прочными скоросшивателями, а не навесными папками из мягкого материала. Подумайте, стоит ли хранить журналы и другие периодические издания целиком. Если вы будете вырезать из них нужные вам материалы, то их хранение займет гораздо меньше места и их будет легче отыскать.
Регистрация и хранение документов Если вы уже совершили все операции по обработке документов, изложенные в главе 4, значит те документы, хранение которых не имеет смысла, в вашей системе отсутствуют. Ниже я хочу привести несколько дополнительных указаний по дальнейшему совершенствованию вашей системы регистрации и хранения документов:· В верхней части каждого документа, предназначенного для хранения, проставьте наименование папки, в которую вы хотите его отправить. Эта операция поможет вам избежать повторного чтения документа и определения целевой папки, когда вы действительно займетесь его отправкой на хранение.· Если вы испытываете затруднение относительно того, куда отправить документ, постарайтесь определить ту тему, какой он соответствует, с тем чтобы в будущем у вас не возникло проблем с его поиском.· Всегда держите под рукой список ваших папок, это поможет вам определиться, куда отправить тот или иной документ, и удержит вас от создания новых папок, тематика которых будет перекликаться с тематикой уже имеющихся.· Не следует регистрировать и принимать на хранение распечатки документов, уже имеющихся на хранении в компьютере. Организуйте удобную структуру директорий для ваших компьютерных файлов с надежной системой резервного копирования. Такие документы легче искать и проще вносить в них изменения. Кроме того, это занимает гораздо меньше свободного пространства.· Не следует регистрировать и принимать на хранение материалы, доступ к которым вы можете свободно получить из других источников, таких как: исполнитель документа, центральный архив или справочные ресурсы Интернета.· Выработайте в себе устойчивую привычку относительно регистрации и хранения документов. Регулярное выполнение мероприятий по регистрации и хранению документов приведет к выигрышу во времени, так что вам никогда не придется иметь дело с огромным объемом документации, подлежащей регистрации и обработке. По возможности старайтесь осуществлять регистрацию и обработку документов ежедневно.· Если вас так и подмывает отправить в мусорную корзину документ, который вы даже не удосужились пробежать глазами, спросите себя, а стоит ли это делать.· Если в вашем офисе существует проблема, связанная с бесследным исчезновением некоторых папок, вам следует завести простую, но эффективную систему контроля их выдачи. Рядом с вашей картотекой повесьте конверт с готовыми формата А4 бланками выдачи документов. В бланке должны быть следующие три графы: имя, должность, дата. Любое лицо, обращающееся к вам за той или иной папкой, должно заполнить этот бланк и поместить его на освободившееся от папки место.Если вашу систему регистрации и хранения документов ведет кто-либо другой, вы испытываете непреодолимое желание свалить целиком и полностью всю эту скучную работу на него. Однако помните, что информация, содержащаяся в картотеке, принадлежит вам, поэтому стоит хотя бы ознакомиться со структурой этой системы, с тем чтобы, когда вы маркируете документ, знать, что отправите его в конкретную папку, а не в какую-то черную дыру.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19