Читайте и запоминайте
Научитесь справляться с печатной продукцией, в изобилии поступающей в ваш офис. Выберите 2 или 3 журнала, имеющих отношение к вашей профессиональной деятельности, и, может быть, еще один, интересный лично вам, откуда можно почерпнуть немало полезной информации. Забудьте про тысячи остальных, особенно про бесплатные журналы и газеты, которые только отнимают время: в них часто не содержится ничего, кроме рекламы.
Рекламные образцы продукции, рассылаемые почтой, - это не всегда мусор. Иногда вы можете найти среди них что-то нужное для себя. Однако рекламу необходимо тщательно отфильтровывать.
Бегло просматривайте то, что вам прислали, и, не найдя ничего интересного, смело выбрасывайте все в мусорный ящик. Если у вас есть личный секретарь, поручите ему разборку папки с рекламными объявлениями.
Кажется, что логичнее начать работу с чтения бумаг, которые находятся на вершине стопки, и про двигаться по ней сверху вниз. Такой подход, на первый взгляд, можно применять и для лежащих на столе отчетов, и для электронных писем, накопившихся в почтовом ящике, но учтите, что стопка образовалась в порядке поступления новых документов, а не в порядке их значимости. Поэтому, прежде чем углубиться в изучение документа с вершины стопки, просмотрите все бумаги и отложите в сторону те, которые требуют вашего внимания в первую очередь.
Уберите подальше деньги! Если вещь лежит не на месте, риск потерять ее существенно увеличивается.
Особенно это касается денег. Когда вы получаете деньги наличными, положите их на свой счет в банк или потратьте их так, как запланировали. Оставляя крупные суммы наличности при себе, вы навлекаете на себя лишние трудности. Всегда будьте уверены в том, что деньги лежат в надежном месте.
Если вам требуется обеспечивать доставку многочисленной корреспонденции в несколько подразделений и представительств компании, заведите для каждого из них отдельную коробку и отправляйте пачки документов по мере их накопления - это будет эффективнее, чем постоянно отправлять по одному письму.

Избавьтесь от ящиков, в которых лежат документы, ожидающие отправки
Вы на 50 процентов упростите процесс поступления и отправки документов, если избавитесь от ящика, в котором лежат бумаги, предназначенные для отправки. Какая от них польза? Законченные материалы не следует помещать в ящик, их следует немедленно отправить к месту назначения.
Адресная книга - одна из наиболее полезных вещей.
Иметь под рукой нужный адрес или телефонный номер, записанный в блокноте или в ноутбуке, - означает экономить время и делать работу проще. Создайте алфавитный список телефонов и адресов и распечатайте несколько копий: одну для себя (на случай, когда придете на работу без ноутбука), один оставьте в офисе (компьютеры иногда ломаются). Можете создать списки для семейного и служебного пользования, распечатав копии для членов семьи и для коллег. На вашем списке оставляйте место для новых записей, а также место, куда можно вносить изменения имеющихся телефонов и адресов. Периодически просматривайте свой список по меньшей мере раз в год.
Составляя бумаги или документы для отправки, старайтесь предвидеть возможные вопросы и сразу вносить нужные пояснения. Часто мы, будучи хорошо осведомлены в вопросе, забываем о потребностях читателя. Поэтому:
• Пишите краткие пояснения по сути документа и по поводу дальнейших действий с ним.
• Напишите, сколько копий вы вложили и сколько должны получить обратно. Если часть вложенных документов должны быть подписаны и/или нотариально заверены, убедитесь в том, что вы об этом написали. Если это необходимо, распишите подробно, какие действия получатель должен произвести над бумагами.
• Если в тексте документа есть юридические или другие специфичные термины и фразы, которые неосведомленный человек может не понять, дайте их краткое толкование.
• Потребуйте от получателя, чтобы тот обратил внимание на указанные в бумагах сроки выполнения заказа или на другие даты, содержащиеся в документе.
Передача документов на подпись - важная часть работы со всеми официальными бумагами, но эту простую на вид задачу обычно не так уж и просто осуществлять на практике.
Лучший способ заручиться уверенностью в том, что все важные бумаги будут подписаны, - присутствовать в тот момент, когда на них ставят подпись. Но если нет такой возможности (а обычно бывает именно так), попробуйте ставить карандашом галочки в тех местах, где должны стоять подпись и дата, или используйте печати с поясняющими надписями, такие как «Здесь указать фамилию». Можете приклеивать в нужных местах яркие ярлыки, которые отчетливо видны во всех концах листа. Некоторые документы печатают уже с указаниями, например «Пожалуйста, поставьте здесь подпись и дату».
Из многолетнего опыта работы в офисе я вынес ценный урок: необходимо присваивать имена всем документам и указывать их предназначение. С этой точки зрения оптимальнее хранить документы в электронном виде в специальных именованных папках.
Таким же образом следует хранить всю ценную информацию: телефоны, имена, важные све дения, - так она всегда будет доступна. Эта работа займет у вас несколько минут, а в дальнейшем вы сэкономите часы на поисках и сортировке, и при необходимости вы всегда сможете быстро вручить нужному человеку необходимый листок или переслать данные по электронной почте.
Многие из нас пользуются ежедневниками. Они напоминают нам о грядущих встречах и поручениях, которые должны быть сделаны на следующей неделе или через три месяца. Чтобы делать все вовремя, нам следует вписывать в ежедневник памятки задолго до того, как произойдет событие, чтобы мы могли подготовиться к нему без спешки. Ежедневник также можно использовать для записей более долгосрочных планов, чтобы не забыть осуществить возникшую блестящую идею в будущем.

ХРАНЕНИЕ ДАННЫХ
Архивы имеют обыкновение портить нам настроение, главным образом из-за того, что мы часто медлим с их составлением. Но только подумайте о том, какое значение имеет для нас хранение данных, и как много полезного дают нам архивы! Когда мы знаем, что точно найдем нужную информацию, то чувствуем себя в безопасности, это придает уверенность в себе.
Без архивов все выходит из-под контроля.
Архивы должны быть устроены так, чтобы в них свободно ориентировались все сотрудники офиса.
Перед тем как внести изменения в архив, поставьте в известность коллег, чтобы они не ломали голову над папками и картотеками.
Присваивая имена файлам, подумайте: уверены ли вы, что выбрали подходящее ключевое слово?

***
Нe давайте компьютерным файлам и каталогам изысканных и загадочных имен, понятных только вам. Со временем вы поймете, что присваивать простые имена более разумно. Операционные системы (в частности, компании Microsoft) нередко ограничивают число символов до восьми в имени файла, а в расширении - до трех, но во многих компьютерных программах это число больше. Если на вашем компьютере установлена такая программа, воспользуйтесь этим преимуществом. Лучше назвать файл «Счет за водоснабжение ФеврО6», чем «счтвдсн.ФО6».

***
Ошибки и неточности в именах каталогов и файлов могут привести к тому, что мы их просто потеряем. Не стоит медлить с работой, накапливая ее на рабочем столе: это также может привести к потере документа.

Уверенность в себе
Самый простой секрет того, как можно облегчить себе работу, - делать ее самостоятельно. Нас постоянно пытаются убедить в том, что успех и простота заключаются в перекладывании работы на плечи других, в то время как наша задача только указывать, что делать, и получать прибыль.
Но это не так. Работать самим - вот самый простой способ. Возможно, вы сможете выиграть бой до того, как позовете кавалерию!

МОЖЕМ ЛИ МЫ ПОБЕДИТЬ БЮРОКРАТИЮ?
Бюрократия - это озорной мальчишка, который заслуживает хорошей порки. По ее вине мы получаем от работы меньше удовольствия, она мешает рационально завершить начатые дела. Но всем нам приходится с ней сталкиваться, и желательно, чтобы мы не теряли лишние силы и время в бесплодной схватке.
Выход? Не пытайтесь сломать барьеры, перепрыгивайте через них. Вам кажется, что заведенный в офисе порядок требует, чтобы вы делали много бессмысленных вещей, сделайте их как можно быстрее. Когда наступит подходящий момент, предложите разумную альтернативу (сделайте это в письменной, а не в устной форме).
Сначала спрашивайте совет у себя, и только потом у полок с бумагами. Всегда начинайте искать ответ в своей памяти, и только потом в книгах, журналах или Интернете. Посторонние люди или источники не могут знать всей специфики вашей ситуации, потому не бойтесь полагаться на свою интуицию и ум.

***
О порядке работы в офисе было сказано много слов, но, к сожалению, большинство из них пролетело мимо ушей людей неотзывчивых, либо идеи были признаны недостаточно весомыми, поскольку исходили от тех, кто не обладает достаточной властью.
Мысль, изложенная на бумаге и заверенная подписью, имеет намного больше силы, чем сказанная устно, особенно если она конструктивная. Если вы почувствовали, что необходимо что-то изменить или откорректировать, не бойтесь, внесите свое предложение. Не размышляйте над тем, что, возможно, кому-то эта идея уже приходила в голову, но он решил ничего не предпринимать. Возможно, предложенный вами путь рещения проблемы не только сэкономит время и деньги компании, но также избавит вас от огорчения, если недавно прибывший в штат новичок получит премию за предложение, которое вы обдумывали шесть лет назад.

Проявляйте инициативу в работе
Научитесь создавать «резервы». Если вы можете положить больше, кладите. Кладите, даже если пока это не окупается, так как в конечном итоге «резерв» принесет вам большие проценты. Всегда прибавляйте чуточку больше, чем требуется, на тот случай, если будет не хватать. Несколько примеров:
• Деньги: всегда имейте при себе больше, чем планируете потратить.
• Отправляясь на деловую встречу, сделайте дополнительную копию документа.
• Если начальник требует от вас пять идей, придумайте семь или восемь.
• Если вы собираетесь выступить с пятнадцатиминутной речью, сделайте конспект еще для десяти минут - на всякий случай.
• Ключи: один дубликат вы оставляете дома, второй можете потерять, потому сделайте третий.
• Контакты с людьми: если вам потребуется помощь системного администратора, или адвоката, или консультанта по недвижимости, одного телефона может быть недостаточно, потому всегда держите под рукой запасной вариант.

ВЫСКАЗЫВАЙТЕСЬ
Сообщайте о своих планах. Пусть все узнают о ваших целях и идеях. Расскажите людям, что вы собираетесь делать, зачем, когда и где. Когда окружающие узнают, чего вы хотите, они сделают все, что в их силах, чтобы обеспечить вас всем необходимым. Молчаливые, скрытные люди редко получают помощь, и не потому, что они ее не заслуживают, а потому, что никто не знает, чего они хотят и что им нужно.
Многим из нас доводилось общаться с нытиками, которые вечно недовольны своим местом работы и постоянно жалуются на обманы, оскорбления и несправедливое отношение. Спокойно реагировать на жалобные телефонные звонки, язвительные письма и присутствие раздраженных людей бывает очень непросто. Как поступать в таких ситуациях?
Правило 1. Помните, что два разъяренных человека - это минимум в два раза хуже, чем один. Не позволяйте гневным письмам и чужим склокам портить вам настроение. Оставайтесь любезным и спокойным, и через некоторое время разгневанный человек остынет до вашей температуры.
Правило 2. Если вы все-таки вышли из себя, не выплескивайте раздражение на людях: все вопросы лучше решать один на один.
Правило 3. Если нытик действительно в чем-то прав, выразите согласие: признайте наличие неудобств, вреда, несправедливости и мучений.
Правило 4. Спросите: «что мы можем сделать?» Это превратит нытика из врага в союзника для совместного решения проблемы.
Правило 5. Дайте им немного больше, чем они хотят получить. Если нытику не хватает ящика омаров, подарите ему ящик омаров и ящик креветок в придачу.
Правило 6. Помните: чем дольше вы сидите сложа руки, тем больше нытиков будут вас осаждать.
Ваш разработанный проект может пострадать по вине недальновидного человека, поэтому всегда оставляйте немного времени про запас.
Всe (даже профи, проводящие тренинги повышения мотивации) время от времени встречаются с трудностями и попадают в незавидное положение.
Когда проваливается проект, нам хочется кричать от отчаяния. Вместо этого лучше временно отступите - выбросьте отныне ненужные бумаги в мусорный ящик и поставьте перед собой новую цель.

Оборудование, канцелярские принадлежности и оснащение
Выбирайте только лучшее. В первую очередь это относится к людям, хотя в данном случае я говорю про различное оборудование и прочую продукцию.
Не делайте необдуманных покупок, подчиняясь спонтанной идее. К сожалению, вопрос «Сколько это стоит?» задают в пятьдесят раз чаще, чем вопросы о надежности и долговечности покупки. Переубедить людей, приучить их думать в первую очередь о качестве, непросто: волшебное слово «распродажа » одерживает убедительную победу над разумными решениями минимум в трех случаях из четырех.
Покупайте только самое новое и простое в использовании оборудование (особенно это касается компьютерных программ!), позволяющее делать работу проще. Обычно для выполнения элементарной работы сложное оборудование не требуется.

ПРИОБРЕТИТЕ БОЛЬШЕ ИНСТРУМЕНТОВ;
Опытный золотоискатель, работающий сразу на нескольких приисках, обычно оставляет на каждом из них тяжелые лопаты и черпаки.
Это избавляет его от необходимости упаковывать и перемещать инструменты с места на место. Деловой человек также не ограничивает себя работой в одном лишь офисе. Нам нередко приходится работать еще и в филиалах, на товарных складах, в автомобиле, дома в кабинете, в кровати, в гостях у родителей и даже в сарае.
Я пришел к такому заключению: разумно иметь несколько основных инструментов (записную книжку, карандаши, диктофон, машинку для вскрытия писем и т. д.) везде, где нас может настигнуть желание поработать.
Когда у меня приступ честолюбия или просто посетило вдохновение, я могу сразу же приступить к работе, а не бегать кругами в поисках инструментов. Приобретение дополнительных комплектов инструментов позволяет делать работу проще и обычно не требует крупных денежных вложений.
Помечайте свои инструменты. Дело даже не в материальном убытке, который вы несете, когда ктото теряет или забывает вернуть вашу линейку, нож ницы или стул: плохо от того, что под рукой не оказывается нужного инструмента. Мы мгновенно теряем самообладание, раздражаемся, бросаемся на поиски, начинаем расспрашивать и обвинять. Такие ситуации могут выбить нас из колеи на полдня.
Выход - помечать свои инструменты. Надпишите на них свое имя (а также ваш отдел, если в этом есть необходимость), покрасьте в яркий цвет. Не для того, чтобы потешить самолюбие, выражая таким образом право собственности на эту вещь, но для элементарного удобства. Это вряд ли застрахует вас от рассеянных людей, но повысит вероятность того, что потерянная вещь к вам вернется.

НАВЕРСТАЙТЕ ПОТЕРЯННОЕ ВРЕМЯ
Самый важный навык пилота - умение справиться с самолетом, когда тот внезапно теряет скорость и начинает камнем падать вниз. Наша работа - в некотором роде тоже полет, и иногда по какой-нибудь внешней или внутренней причине она останавливается. Работа не продвигается так, как планировалось: кто-то не пришел или не позвонил, отменили рейс или встречу, отключилось электричество, что-то сломалось.
Мы должны быть готовы к таким «авариям», из-за которых вынуждены бездействовать.
При потере скорости, пилоты используют скорость падения, для того чтобы привести самолет в горизонтальное положение и продолжить полет. Нам нужно делать то же самое.
Быстро оцените, как много времени было потеряно, и примитесь за подходящий проект из вашего списка. Так вы постепенно наверстаете упущенное в работе, и катастрофы удастся избежать.
Держите рядом с каждым офисным прибором понятные и простые в использовании справочники (если таковые у вас имеются). Краткие инструкции для электронного оборудования будут тоже кстати.

***
Работа может остановиться, когда неожиданно закончится пачка бумаги или краска в принтере.
Лучше закупить оснащение впрок, что в итоге обойдется вам многим дешевле. Заручиться уверенностью в том, что мы всегда готовы к работе, - словно заглянуть в холодильник перед тем, как начать готовить ужин: делайте это в первую очередь!
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12