Существуют программы, позволяющие работать с содержимым вашего офисного компьютера дома или в дороге, если у вас имеется портативный компьютер. Вы можете читать, редактировать и сохранять файлы как в офисе, так и дома. Это избавит вас от необходимости постоянно переписывать информацию с диска на диск, запоминать, какие файлы и где вам были нужны, вам не придется согласовывать между собой несколько версий одного и того же документа, помещенного на разных компьютерах.

***
Присвойте каждому проекту свой номер и поместите их в один каталог. Картотека всех документов пусть хранится в отдельной папке и находится в соответствующем подкаталоге. К примеру, предложения субсидий на организацию общественного сада будет проектом номер 251. Назовите подкаталог «251 Сад» и храните все документы, касающиеся этого проекта, в этой папке под именами «251 счета», «251 оборуд.» и т.д.

Изучение нового программного обеспечения
Обучаясь работе с новой программой поначалу записывайте всю важную информацию на карточках в алфавитном порядке и пользуйтесь ими, пока навык пользования программой не будет доведен до автоматизма. Таким образом вы избавитесь от необходимости каждый раз искать подсказки в толстых учебниках. Как вариант, используйте текстовые редакторы типа Блокнот, кото рые имеются во многих операционных системах, в том числе и в Microsoft Windows.

***
Найдите время для того, чтобы научиться владеть программой так хорошо, чтобы интуитивно чувствовать, какую команду следует задать далее.
Проявите творчество, и, возможно, у вас родятся оригинальные идеи, как усовершенствовать эту программу, упростив таким образом работу.

***
Многие современные справочники предлагают пользоваться «быстрыми клавишами», позволяющими рационализировать выполнение часто повторяющихся действий. Если вам попал в руки подобный справочник, не пытайтесь прочесть его целиком и сразу. Ваш ум вскипит. Вместо этого определитесь, какое повторяющееся задание вы хотите рационализировать. Затем попробуйте использовать функцию подсказки, встроенную в программу, иногда это действительно может помочь.
Если информация для вас недостаточна, найдите в инструкции, прилагающейся к этой программе, полный список «быстрых клавиш». Не забудьте про еще один вариант: проконсультируйтесь у кого-либо, кто уже пользовался этой программой.

***
Не откладывая, научитесь пользоваться основными командами, позволяющими свести трудные, повторяющиеся команды к одному нажатию клавиши.
Запрограммировать и отредактировать «быстрые клавиши» обычно не составляет труда, и полчаса, потраченные на настройку основных команд, сэкономят вам много часов в будущем.

Предотвращение проблем, которые могут возникнуть при работе с компьютером
Не допускайте перегревания компьютера и убедитесь в том, что вокруг него есть пространство, необходимое для вентиляции (если это портативный компьютер, то оно располагается под ним).

ЕСЛИ ЕСТЬ ПОТРЕБНОСТЬ

В КОМПЬЮТЕРНЫХ КУРСАХ
Если сотрудникам офиса требуется обучение, выбор в пользу однодневных, интенсивных курсов в большинстве случаев является ошибочным.
Такие курсы, как правило, предполагают усвоение большого количества информации за кратчайшие сроки и лишь сбивают людей с толку. Только посмотрите на эти испуганные лица!
Компании выбрасывают на ветер огромные денежные суммы, когда посылают пять человек из одного и того же офиса на дорогие однодневные семинары (где вы узнаете много такого, что никогда не пригодится вам в работе, а инструктор будет стараться впихнуть вам в голову как можно больше информации).
Лучше попросите руководство компании оплатить вам вечерние курсы длительностью в один семестр в местном общественном центре. Когда вы их пройдете, то вполне можете передать основные навыки коллегам.
Вытирайте с компьютера пыль как можно чаще.
Вы можете очистить клавиатуру при помощи ластика.
Очищайте от пыли отверстие вентилятора компьютера. Когда оно забито пылью, компьютер перегревается.

***
Регулярно чистите мышку. Сейчас в продаже доступны оптические мышки без ролика, к которым не прилипают грязь и волоски. Например, компания «Logitech» производит герметичные мышки, в которые не попадает мусор.

***
Существуют доступные средства для чистки дисководов и устройств чтения компакт-дисков, используйте их, и дисковод отплатит вам долгой и исправной работой.

***
Повторяйте как заклинание: «беречь… беречь… беречь…»

***
Не реже одного раза в неделю проводите проверку и дефрагментацию жесткого диска при помощи пакета программ Norton Utilities. Это оптимизирует размещение файлов на диске, в результате чего работа с ними будет происходить без неприятных пауз.

***
После перемещения компьютера убедитесь в том, что все провода подключены правильно: выключите компьютер, затем с помощью скотча приклейте к каждому проводу и соответствующему разъему бумажку с номером.
Лучше всего от перебоев в электросети компьютер защитит система бесперебойного электропитания.
Она позволяет автоматически отключать питание вечером, защитить компьютер от скачков напряжения в сети, которые могут причинить машине серьезный вред, и кроме этого обеспечивает подачу напряжения в случаях отключения электричества.
Это даст вам время закрыть все приложения, которые вы в данный момент используете, и не допустить потери данных. (Однако система бесперебойного электропитания не спасет вашу работу, если на момент сбоя в электросети вас не будет на рабочем месте.) Большинство принтеров работают от большего напряжения, чем то, которое может обеспечить система бесперебойного электропитания, поэтому их следует подключить через сетевой фильтр, подавляющий скачки напряжения, которым снабжены, например, удлинители производства фирмы «Пилот». Обычные удлинители не имеют такой системы защиты, и не стоит надеяться, что они спасут технику от последствий стихийных бедствий.
Не покупайте слишком дорогие розетки с функцией защиты от перепадов напряжения, - все они выполняют одинаковую функцию, и одна из них не спасет вас от неожиданной забастовки энергетиков.
Храните диски и другие носители в безопасном месте:
• Не допускайте попадания на них прямых солнечных лучей.
• Не допускайте их намокания (кофе может убить их).
• Держите их подальше от магнитов (структура поверхности диска и магнитной ленты может быть повреждена под действием магнита, что приведет к потере или искажению данных).
• Носители, содержащие важную информацию, храните в специальных ящиках или сейфах: это позволит спасти данные в случае пожара и других происшествий.

ЕСЛИ ОБНАРУЖЕНЫ НЕИСПРАВНОСТИ
• Если ваш компьютер вдруг начал вести себя странно, вспомните и запишите последние действия и команды, которые вы произвели. Аккуратно перепишите все сообщения, которые выдает компьютер, даже если не понимаете их смысл: это поможет системному администратору установить причину неисправности.
• Причина большинства неисправностей - сбои в работе программ. Чтобы быть к ним готовым, регулярно сохраняйте файлы и делайте резервные копии. Обновляйте программы. Используйте антивирусные программы. Если вы вычислили причину неполадки, запишите ее на бумаге, так как она может случиться снова.
Никогда не пропускайте один и тот же листок бумаги через лазерный принтер дважды. Бумага в принтерах этого типа сильно нагревается, отчего начинает закручиваться. Когда мы пропускаем бумагу через принтер повторно, от ее поверхности отделяются маленькие частички, засоряющие принтер, что сокращает срок его службы.
Если у вас струйный принтер, убедитесь в том, что используете подходящую для него бумагу, иначе качество печати будет низким. Используйте только оригинальные картриджи.

***
Храните загрузочные дискеты и компакт-диски с программами в доступном месте, чтобы в случае поломки винчестера вы смогли запустить компьютер с загрузочного диска, записать заново программы, а также проверить диск и программы на наличие ошибок.

Забота о вашем здоровье
Работая за компьютером, следите за осанкой, держите спину прямой. Поставьте монитор на коробку, если это поможет вам работать без напряжения.
Приподнимите сиденье стула, отрегулируйте наклон монитора, настройте яркость экрана монитора, по желанию измените цвет рабочего стола.
Если вы работаете в очках, убедитесь, что они подходят для работы с компьютером, в противном случае у вас может заболеть голова.

***
Если у вас близорукость, и вы носите бифокальные очки, подумайте над тем, чтобы приобрести два комплекта очков, один из которых вы будете использовать только в работе с компьютером. Это более удобно, поскольку избавит вас от необходимости менять линзы.
Пользуясь мышкой, не перемещайте руку по всему столу, двигайте только кистью. Установите подходящую скорость указателя. Для большего удобства и профилактики усталости вы также можете приобрести всевозможные валики для запястья, впрочем скрученное в валик полотенце справится с этой задачей не хуже.

Последнее слово за вами
Нe забывайте о том, что все решения принимаете вы! Однажды я услышал от одного знакомого фразу, которая заставила меня содрогнуться.
В тот момент я мучился над принятием важного решения, и он посоветовал мне обратиться за помощью к компьютеру: «Не думай об этом, компьютер подскажет тебе, как лучше поступить». Но послушайте: компьютер - это только предмет, который хранит и перерабатывает информацию, это инструмент, он не может взвесить все «за» и «против» и принять решение. Когда вы заносите «параметры» вашей проблемы в компьютер, надеясь таким образом получить правильный ответ, теряется контроль над ситуацией, снижаются производительность и качество работы. Вклад личности в принятие решения важен намного больше, чем математические подсчеты и вычисления.

6. ТЕЛЕФОН


Во времена своего детства я жил в сельской местности, где во всей округе не было ни одного телефона. Затем в местной школе появился один, с заводной ручкой, он находился в вестибюле, и весь город приходил пользоваться им.
В нашей семье первый телефон был совмещенным с еще семнадцатью абонентами (это было идеально для плетения интриг, слухи расходились очень оперативно). Потом у нас появился личный телефон, где номер абонента сообщался оператору, и лишь затем мы стали счастливыми обладателями телефона с наборным диском. С тех времен технологии значительно развились. Стали появляться настенные телефоны, подземные кабели, кнопочные телефоны, автоответчики, определители номера. В современный офис ежедневно поступают звонки от десятков компаний, некоторые из которых находятся в тысячах километров.
Сегодня в наших офисах установлены единые телефонные системы стоимостью до 40 000 долла ров. Телефон стал незаменимым, но и очень назойливым объектом отвлечения нашего внимания.

КЛУБ ЛЮБИТЕЛЕЙ ПУСТОЙ БОЛТОВНИ
Остановитесь и вспомните последние 20-30 звонков, которые вы сделали: с какой целью вы (или вам) звонили, что сказали, сколько времени занял разговор? Возможно, вы обнаружите, что если бы более тщательно планировали свое время и давали более четкие указания, части этих звонков не пришлось бы делать вовсе.
Простая мораль: Если вы присоединились к Клубу пустой болтовни, готовьтесь в скором времени оплатить членский взнос.
Вывод: Вам придется платить тройные взносы, если вы также успели присоединиться к Клубу пустой болтовни по мобильному телефону.
Простые приемы, позволяющие сэкономить время
Встроенные программы, запоминающие часто набираемые номера, экономят всего лишь 5-10 секунд, но эти секунды постепенно складываются в часы. Не забывайте удалять неправильно набранные номера.
Наши деловые телефонные разговоры бесчисленное количество раз обрывались только из-за того, что собеседник забыл нажать кнопку «подождать» или же перепутал кнопки. Поэтому сообщайте зво нящему свой номер, чтобы тот смог перезвонить вам в случае обрыва связи.

***
Если вы никогда не пользовались многоканальной системой связи, выберете время и попрактикуйтесь: например, позвоните другу и попробуйте переключить его на другую линию.

***
Приготовив небольшой тезисный план предстоящего телефонного разговора (см. с. 44), вверху листа напишите номер телефона, по которому собираетесь звонить. Так он будет под рукой, если вам потребуется перезвонить для уточнения чего-либо. • Если количество наиболее часто используемых вами телефонных номеров превышает количество номеров, помещающихся в памяти телефона, напишите их на плотной бумаге (при необходимости рядом укажите адреса).

***
Настольные телефоны с трубкой ужасно неудобны, если по долгу службы вам часто приходится одновременно звонить и работать за компьютером.
Лучше приобрести беспроводную телефонную гарнитуру с наушниками: это освободит руки для письма и избавит вас от необходимости напрягать шею и плечи в акробатических трюках. Кроме этого можно будет свободно перемещаться по комнате, чтобы взять нужные материалы, просмотреть файлы и т.п.
Телефон может отнять у нас все время…но только если мы сами ему это позволим.
Очень важно делать отметки о важных телефонных звонках: тогда вы без труда сможете найти нужную информацию, если это кому-то потребуется.

ЗАЧЕМ ЗВОНИЛ БОБ?
Во время телефонного разговора нам порой приходится делать краткие пометки, но как часто мы ругаем себя потом за неточность формулировок и неразборчивый почерк!
Вспомните, с каким трудом вы разбираете каракули на сделанной наспех записке. Нередко оказывается, что телефонный номер записан неверно либо его нельзя прочитать; вы не можете расшифровать сокращение или забыли рядом с номером указать имя, а то и вовсе записали его неправильно. Бывает, что записка чересчур лаконична: «Звонил Боб!»
Какой Боб? Лично я знаю по меньшей мере тридцать Бобов. И, кстати, по какому поводу звонил Боб?
Для того чтобы поправить положение, не требуется выдающихся интеллектуальных способностей и изнурительных тренировок.
Просто потратьте на написание следующей заметки на пятнадцать секунд больше и увидите, насколько проще станет ваша работа.

Разгрузка телефонной линии
Один необязательный звонок по рабочему телефону - это непозволительная роскошь. Вы можете проиграть в будущем, если помимо разговоров с потенциальными клиентами, многие из которых машинально набрали ваш номер, листая Желтые страницы, будете тратить рабочее время на личные разговоры. Не используйте рабочий телефон для личных звонков, это принесет вашему бизнесу только пользу. Сообщите также вашим родственникам и друзьям, что звонить вам на рабочий телефон следует только в случае крайней необходимости.

***
Что касается звонков внутри офиса, то, поработав некоторое время, мы начинаем понимать, кто из сотрудников звонит по делу, а кто - ради пустой болтовни. С болтуном полезно применить следующую тактику: любой разговор сводите к обсуждению важных проектов и предстоящих деловых мероприятий, тогда он поймет, что у вас много работы, и сам повесит трубку.
Нередко нам звонят люди, с которыми нам действительно хотелось бы поговорить и обсудить взаимно интересные вещи. В данном случае перед нами возникает проблема в отсутствии времени, а не в неприятном собеседнике. Что ответить? «Я с удовольствием обсудил бы это с тобой, будь у меня не так много работы». Если это деловой разговор, добавьте:
«Почему бы вам не написать мне об этом?
Я изучу ваше предложение, и мы встретимся, когда у меня будет больше времени». Такой ответ позволяет вам взять контроль над ситуацией в свои руки.

***
Если вас часто беспокоят люди с просьбой проконсультировать их по вопросам, связанным с ва шей профессиональной деятельностью, посоветуйте им подробно описать свою ситуацию в письме и отправить его электронной почтой. Необходимость описать что-то значительно сузит круг желающих услышать ваше мнение. Сделать звонок - пара пустяков, а письмо - это умственная работа. Особо назойливым можете сообщить, что даете платные консультации за 100 долларов в час.

***
Мы должны держать наготове краткий и внушительный ответ для менеджеров, предлагающих приобрести товары по телефону. Выпишите несколько стандартных извинений, если это необходимо:
«Извините, у меня все есть», или «Политика нашей компании запрещает принимать подарки» с обязательной толикой вежливости: «В любом случае, спасибо, что отвлекли меня от работы». Эти слова легко произнести, и они звучат не обидно. Затем попрощайтесь и как можно быстрее повесьте трубку.

***
Один из лучших способов контролировать телефонные звонки - специально выделить для них один или несколько дней.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12