2. Используйте семь часов дня в офисе, концентрируясь на текущей работе. Отведите часть времени на встречи, обед, обмен новостями и другие разговоры, только расправляйтесь со всем этим быстро. Конечно же, всегда возникают неожиданности и непредвиденные ситуации, отвлекающие от работы, но на самом деле их гораздо меньше, чем мы можем себе представить.
3. Даже если офис официально открывается в 9.00, задержите открытие Вашего офиса: оттяните наступление времени входящих звонков и посетителей, скажем, до 10.00.
В этот свободный час спокойно обдумайте работу в целом: составьте план, просмотрите важные дела и отчеты, сделайте срочные звонки.
4. Учредите второй «тихий час». Я, например, работаю дома рано утром, по четыре или пять часов, завершая работу, требующую спокойной обстановки.

***
Фраза «Это займет всего лишь минуту» означает, что у вас отнимут как минимум минут пятнадцать.
Предоставить одну минуту времени - означает наказать себя на другие четырнадцать.

***
Дл я того чтобы выкроить немного спокойного рабочего времени без перерывов на «непредвиденные обстоятельства» и в то же время не работать больше сорока часов в неделю, сделайте следующее: если это возможно, выделите на неделе один или два дня, для которых установите такой необычный график: в эти дни приходите на работу очень рано и уходите с работы рано, или приходите поздно и уходите поздно.
Старайтесь избегать сюрпризов. Сюрпризы уместны на вечеринках, но не на рабочем месте.
Непредвиденные обстоятельства означают, что к ним не подготовились должным образом. Они обязательно когда-нибудь случаются, но стоят нам больше, чем запланированные.

***
Внеплановые перерывы в работе неизбежны. Поэтому старайтесь предвидеть их и не раздражаться, когда они возникают. Напротив, можно воспользоваться моментом и расслабиться, попытаться насладится сменой темпа деятельности.

***
ЕСЛИ перерывы случаются слишком часто, попробуйте выяснить их причину: возможно, вы назначаете слишком много встреч или плохо планируете свой рабочий день. В любом случае попробуйте извлечь из этих перерывов максимальную пользу.

***
Сократите количество приемов пищи. Ничто так не отвлекает наше внимание и не отрывает от работы, как вид домашнего шоколадного печенья с орехами или аппетитной пиццы. По меньшей мере 85% людей, даже будучи сытыми, все равно стекаются на обильные пиршества, разбрасывая повсюду крошки и оставляя после себя мусор.
А затем нами овладевает лень, мы становимся медлительными и пребываем в таком состоянии несколько часов.

Бесчисленные деловые контакты
Стоит ли нам подпрыгивать всякий раз, когда кто-то кричит: «Лягушка!»? На работе, среди сотен дел и внеплановых встреч, ежедневные заботы порой превращаются в хаотичную бессмыслицу.
Нам поступают звонки и письма от многочисленных продавцов, мы получаем приглашения на какие- то невообразимые мероприятия, - просьбы и требования поступают пачками. Что из всей этой груды стоит включать в наш график? Какие телефонные звонки и предложения действительно заслуживают нашего внимания?
Принятие подобных решений требует от нас определенной жесткости. Правила хорошего тона и профессионализм диктуют нам, чтобы в ответ на искренние заботливые предложения и просьбы мы отвечали со всей признательностью и выражали благодарность. Но мне, к примеру, ежедневно поступают десятки звонков от торговых агентов с «выгодными предложениями». Я вновь и вновь повторяю, что их предложение мне не интересно, и если звонки от них продолжают поступать, я игнорирую их с чистой совестью.

***
Успешный бизнес несовместим с потоком сомнительных просьб, и их необходимо отклонять, дав понять настойчивому собеседнику, что вновь обращаться с ними не стоит. К примеру, в издательском деле можно сделать это одной лаконичной фразой: «Мы принимаем только те рукописи, на которые был заказ» (аналогично в шоу-бизнесе «только через личных агентов»).
Часто один-единственный вежливый ответ или поощрение с нашей стороны оборачиваются бесконечной вереницей контактов и переговоров, идущих вразрез с нашими профессиональными планами и потому совершенно бесперспективных.
Нам следует разработать благоразумную и эффективную стратегию ответов и придерживаться ее, иначе мы рискуем быть захороненными заживо под ворохом сомнительных предложений и просьб.

КОГДА?
Пока мы ждем телефонного звонка, или прихода курьера, или еще чьего-нибудь визита, время проходит без всякой пользы.
И это не самый последний повод для тревоги.
Слишком часто, не думая о последствиях, мы назначаем встречу или разговор на утро, вечер, или «на потом». Когда наступит это «потом»? На следующей неделе? Вечер длится минимум пять часов, в результате ожидание может убить половину рабочего дня.
Ожидание кого-то или чего-то мешает другим делам до тех пор, пока не случится ожидаемое.
Что же нам делать? Задавая вопрос «когда? », надо получить на него как можно более точный и конкретный ответ. Чем точнее будет этот ответ, тем большими шансами на победу будем мы обладать.

Опять не укладываюсь в сроки…
Даже незначительные задержки в выполнении задания могут отразиться на работе сотен людей и обойтись в тысячи долларов. Рабочий процесс в офисе ведется строго в соответствии с установленным планом. Любые помехи: кто-то не пришел, не доставили вовремя бандероль, опоздали с проверкой, отложили вылет рейса, - вынуждают весь коллектив немедленно подстраиваться под изменившиеся обстоятельства. Результатом могут явиться два десятка «лишних» звонков, заминок в работе и дополнительных заданий, необходимость переделать часть работы заново, пересмотр планов и отмена намеченных ранее мероприятий.

***
Мы часто шутим на тему опозданий, извиняемся за них и ищем оправдания, но как бы то ни было, мы всегда несем ответственность за невыполнение работы в срок. Чтобы усложнить себе работу или порадовать конкурента, нет более простого способа, чем постоянно «не укладываться в сроки».
Задержки в исполнении работы непременно отразятся на вашем положении в офисе не лучшим образом.

***
Что является главной причиной того, что мы не успеваем завершить работу вовремя? Все очень просто: мы начинаем ее делать слишком поздно!
Подумайте об этом.
Опоздание - нечестный поступок: во-первых, это кража времени и денег, кроме этого оно отнюдь не способствует хорошему настроению.

О том, как важно присутствовать на рабочем месте
Многие из тех, кто находит работу сложной, усложняют ее еще больше нерегулярным присутствием на рабочем месте. В этом случае мы не всегда можем начать решать проблемы сразу же, как только они поступили, поэтому даже незначительные проблемы могут немало усложниться.

К ЧЕМУ ПРИВОДИТ

ОТСУТСТВИЕ НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ
Нам свойственно недооценивать те негативные последствия, к которым приводит наше отсутствие на рабочем месте, например, в тех случаях, когда мы поздно встаем с постели или вынуждены в рабочее время заниматься личными проблемами. Я знаком с высоким начальником одной компании, который постоянно говорит мне, что он никогда не берет себе отгулы или отпуск, несмотря на положенные ему три недели каникул в год. Но я замечаю, что он время от времени тратит по меньшей мере половину дня на личные дела.
Это всего лишь каких-то три или четыре дня в месяц, но к концу года дни накапливаются, и в конечном итоге составляют сорок два дня, или шесть недель в году! Можно научиться учитывать такие «отсутствия», а деловые люди могут их подсчитать.
Маленькие ручейки образуют бурные реки, а незначительные моменты отсутствия могут вылиться в океан упущенного времени.
Воздержитесь от разговоров. Мы все говорим примерно на 300% больше, чем слушаем, и рабочий кабинет кажется нам прекрасным местом, где можно всласть «почесать языком». Имейте в виду, что это невинное занятие обычно называется «пустой болтовней». Мы делаем это около фонтана, стоя у копировальной машины, у дверей в офис и во время личных телефонных разговоров. Когда шесть или восемь человек встречаются в холле для обсуждения чьей-либо новой прически, попробуйте представить, во сколько обойдется компании эта прическа. Лучше забудьте про прически и пустую болтовню.

***
Пят ь минут болтовни каждый час - это больше часа потерянного времени в день. Прибавьте к этому двадцать минут, которые вы тратите каждый раз, чтобы снова включиться в работу, и поймете, откуда рождается отчаянный крик «помогите мне справиться с работой!».

***
Пустопорожние разговоры убивают больше выручки, чем любые колебания на рынке.

Составляем план работы
Лучше всего использовать один главный календарь, куда будет заноситься информация обо всех событиях, встречах и делах, включая личные, которые могут иметь отношение к нашей деловой деятельности. Не ведите несколько календарей сразу, иначе вы рискуете упустить из виду какуюлибо запись.
Ваш календарь должен быть всегда на виду.
Около календаря поместите блокнот, в котором записывайте всю справочную информацию.
Будучи членом общественной организации, не берите на себя слишком много обязательств!
Создается впечатление, что компания как магнитом притягивает к себе всевозможные организации и объединения: профессиональные, общественные, оказывающие разные услуги. Количество этих клубов, курсов и секций очень велико.
Конечно же, многие из них действительно заслуживают внимания. И еще более несомненно то, что все они желают заполучить нас в свои ряды. Как же нам быть?
Выбирайте тщательно и не вступайте в несколько организаций сразу. На настойчивые звонки отвечайте, что уже достаточно заняты, иначе однажды утром вы проснетесь и обнаружите, что взяли на себя слишком много, и половина вашего времени, энергии и эмоций расходуется на общественные мероприятия и встречи с членами клуба. Мы все хотим честно исполнять однажды взятые обязательства, в то время как следовать требованиям и удовлетворять заявки десяти клубов или объединений одновременно не так легко.
Простая мораль: Возможно, перспектива стать королем чего-либо или мастером на все руки звучит заманчиво, но от этого страдает наша работа.
Вывод: Быть свободным, необремененным бесчисленными обязательствами означает успевать жить и работать.

***
Если у вас или у вашего начальника есть рабочий план, к которому также обращаются и другие сотрудники, подумайте над тем, чтобы напечатать задания и информацию о встречах на маленьких листочках, которые можно прикалывать на доску объявлений. Это гораздо более удобно и надежно, чем необходимость каждый раз расшифровывать то, что написано неразборчивым почерком. А еще лучше приобретите компьютерную программу, помогающую делать планирование.

***
Правило номер один для выполнения заданий начальства: максимально нагрузите утро! Планируйте расправиться с поручениями утром, особенно в ранние часы. На это есть 4 причины:
1. Это заставляет вас планировать день заранее.
2. Начав выполнять задания утром, мы закончим их быстрее.
3. Это освобождает вторую половину рабочего дня.
4. Чем раньше мы начнем, тем раньше победим свою нерешительность и не потеряем время на борьбу с безволием.
Худшие часы для выполнения поручений - время до и после обеда (с одиннадцати до двух часов).
В этот промежуток люди чаще опаздывают (например, из-за пробок), уделяют слишком много внимания утолению голода или падают за письменный стол с послеобеденной зевотой.

***
При составлении плана разделяйте точно определенные и спорные пункты: например встречи с установленным и неустановленным временем. Когда обговариваете время встречи или срок сдачи проекта, будьте уверены в том, что у вас не появится повода его изменить.

Расставляем все по порядку
Любите свой план работы и не теряйте его! Вы сможете работать легко, если выполните два действия со списком дел:
1. Составите его
2. Будете ему следовать.

***
Мы все должны составлять свои списки дел сами, так как только мы знаем, что следует в них включить.
Тем не менее позвольте мне дать вам несколько советов:
• Часто план работы составляется в последний момент. Мы стараемся избегать планов на далекое будущее и постоянно оттягиваем составление списка. Обратите внимание, что множество людей, работающих по плану, составляют его задолго до начала выполнения работы. Уделяя составлению плана месяц, а не несколько минут, мы оставляем себе запас времени, необходимый для уточнения деталей и способа реализации запланированного. Одним словом, это вынуждает время работать на нас.
• Не записывайте ваш план на обратной стороне конверта, визитной карточке, ладони или поверхности рабочего стола. Возьмите листок бумаги или купите специальную компьютерную программу и отныне пользуйтесь только ими для записи всех ваших дел. Это облегчит поиск нужной информации в дальнейшем. Храните все сообщения, заметки и прочую информацию в одном месте и периодически вносите необходимые изменения.
• Приучите себя готовиться к телефонным звонкам заранее и составлять краткий список того, что необходимо сказать и выяснить. У каждого из нас имеются списки срочных дел, распоряжений и указаний, а также мест, где в городе можно вкусно поесть, и они служат нам хорошую службу.
Так почему бы нам не составить список тем для предстоящей встречи или телефонного разговора? Обычно мы делаем это только в уме и в самый ответственный момент вспоминаем только 3-4 вопроса из тех 6-8, которые планировали задать. Я всегда составляю маленький список перед каждым телефонным звонком, и это избавляет меня от необходимости перезванивать и лишних трудностей, дорого обходящихся упущений и неизбежных возгласов (сопровождающихся хлопком по лбу) «Ах, забыл!»
Составляйте план для наведения порядка в делах.
Это к тому же создает необходимый настрой на выполнение работы. Вы сможете сделать больше, быстрее и лучше, кроме того получите больше удовольствия от работы. Умение трезво оценивать ситуацию и вовремя расставлять приоритеты в значительной степени облегчает работу, тогда как причиной авралов часто является наше промедление с ее началом.

***
Если вы сказали себе, что в определенное время закончите работать и уйдете домой, так и сделайте.

***
Включите в свои планы вечеринку с другом или супругой. Работа становится легче, когда в доме царит счастье. Однако ваши личные интересы не должны мешать деловым планам.

Принцип нескольких тропинок
Умение делать несколько дел одновременно это искусство, которому мы постепенно обучаемся.
В начале жизни мы учимся приступать к новой работе после того, как закончили предыдущую.
Эта схема действует до тех пор, пока в нашей жизни и работе не наступает этап, когда приходится успевать больше. Объем нашей работы становится с каждым днем все более значительным,

НЕТ ПУСТОГО МЕСТА
Обращали ли вы когда-нибудь внимание на то, что когда дела в беспорядке, самые незначительные вещи вроде «вытереть пыль на столе » и «выбросить мусор в корзину» отнимают первенство у действительно важных и, может, даже пугающих заданий?
Окиньте свежим взглядом ваш список проектов.
Выполнение какого из пунктов может значительно облегчить вашу работу (а может, и вашу жизнь), если выполнить его прямо сейчас? Завершение какого дела благотворно скажется на вашей карьере и жизненных целях, освободит больше времени?
А теперь посмотрите, куда делись проблемы из разряда «выбросить мусор в корзину »?
он требует множества контактов с людьми, мы ставим перед собой все новые и новые цели.
В какой-то момент нас перестает удовлетворять последовательный характер действий. Мы вынуждены выполнять несколько дел в одно и то же время.
Шутка про то, что «он не мог идти и жевать жевательную резинку одновременно» уже устарела.
Он - мы - уже не только можем идти и жевать одновременно, но также и одновременно наводить порядок, находить, думать, упражняться, помогать, управлять, собирать и нести.

***
Делать несколько дел параллельно - все равно что бежать по разным тропинкам. Для этого не требуется чуда, волшебства или особых способностей.
Мы можем делать одновременно столько дел, сколько захотим, и до тех пор, пока не решим остановиться.

***
Мы сможем справиться с любыми трудностями и сохранить положительный настрой, если забудем про старый, свойственный рутинной работе принцип «не браться за несколько дел сразу». Принцип нескольких тропинок не является образцом привычных многим дисциплины и порядка, но большинство матерей уже сделали из него искусство, вот почему по возвращению на работу они обгоняют многих из нас в скорости выполнения работы по крайней мере в два раза!
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12