В этом случае вы никогда не утонете в бумагах.Входящую почту следует разбирать и сортировать. Для этого постарайтесь в течение нескольких дней внимательно изучать содержание вашей корреспонденции. При этом обратите внимание на необходимость сокращения объема поступающих к вам бумаг. (Возможно, вы обнаружите, что некоторые издания и формы отчетов, поступающие к вам регулярно, вам больше не нужны.) Вы можете сказать вашему секретарю, какие материалы следует сразу же выбрасывать, какие — направлять другим людям, а какие — складывать в архив.Один начальник заставлял своего секретаря рассортировывать почту на три папки: «Принять меры», «Информация» и «Отложено». Папку «Принять меры» он прочитывал немедленно и тут же реагировал соответственно содержанию бумаг.Папку «Информация» он помещал в портфель, чтобы читать по дороге в поезде.Он укладывал папку «Отложено», в которой находились периодические публикации, в ящик стола, и обращался к ней в редкие свободные минуты или же когда ему хотелось отдохнуть от сосредоточенной работы над более важными делами.Вы сможете добиться более быстрого решения вопросов и завершать дела скорее, если не будете готовить ответы на письма, а будете писать короткие резолюции на бумагах, присланных вам, и отсылать их кому следует. Если вам следует вести учет корреспонденции, проходящей через вас, или же вы хотите проверить исполнение вашего указания, попросите вашего секретаря приготовить вам ксерокопию бумаги.Если вам нужен развернутый ответ, то вам поможет диктофон. Те, кто умеет составлять письма с первой попытки, приходят в восторг от экономии времени, которую они получают с помощью этой техники. Один начальник сберегает еще больше времени, надиктовывая своему секретарю лишь ключевые мысли и позволяя ей привести их в литературную форму. Только один раз, зато с толком! Одно из моих правил гласит: «Берите каждую бумагу в свои руки лишь один раз». Постарайтесь не откладывать входящую бумагу, которая требует немедленного ответа, до тех пор, пока ответ не готов. Гораздо легче придумать подходящий ответ сразу же после того, как вы прочитали письмо.Кроме того, если вы отложите ответ, то потратите время на вторичное прочтение письма.Не все бумаги позволяют вам приступить к немедленным и окончательным действиям. Некоторые бумаги висят над вами в течение нескольких недель и даже месяцев, а работа над ними требует действий, которые растягиваются во времени. Бывает и так, что следует взвесить каждое слово в вашем ответе.Иногда более правильные решения приходят в голову только после долгого размышления.Поэтому в более развернутом виде формула звучит так: «Старайтесь брать каждую бумагу лишь один раз. Если это невозможно, то пытайтесь сделать с ней хотя бы что-нибудь для того, чтобы продвинуть вперед то дело, с которым она связана». Если вы не сможете совершить большой шаг вперед, то даже небольшой шажок пригодится.Например, начальник может взять бумагу и подумать: «Это — малоприятное дело. Я не хочу этим заниматься сейчас, но следующий раз, когда я возьмусь за него, я тут же позвоню по телефону и дело закрутится». Таким образом, он хотя бы немного продвинул дело вперед, продумав следующий шаг, который он предпримет. Когда бумага вновь попадет к нему в руки, он уже не положит ее обратно, пока не наберет номер телефона.С другой стороны, не старайтесь делать больше, чем необходимо. Мне жаловалась секретарь на своего начальника, который стремился достичь такого совершенства, что никогда не отправлял писем прежде, чем не переделывал их по меньшей мере три раза, даже пустяковые. Так как она знала, что первые варианты все равно не будут отправлены, то у нее выработалась привычка печатать небрежно, и она подавала ему на подпись экземпляры с большим количеством опечаток.Пусть ваша секретарь получает от вас готовый текст, который можно отпечатать для отправки по почте. Прежде чем редактировать свое письмо, подумайте, существенно ли возрастет ценность отредактированного варианта, если вы затратите время на его улучшение. Подумайте и о том, не лучше ли будет, если ваше письмо быстро попадет в руки вашего адресата, нежели будет ожидать новой редакции.Следующий раз, когда вы заметите, что бесцельно перебираете бумаги, задумайтесь о том, что часто самые главные дела не запечатлены на бумаге.Задайте себе вопрос: «Что стоит за этой бумагой и как вам следует разрешить возникшую ситуацию, если бы вы постарались вникнуть в ее суть». А потом немедленно приступите к делу. Как справиться с информационной перегрузкой Многие люди не умеют отделить главное от несущественного, «А» от «В», когда дело касается новостей в их области или текущих событий. Учитывая ограниченность времени, какая должна быть дозировка ежедневных газет, еженедельных и ежемесячных журналов и книг в вашем информационном питании?Тратите ли вы час в день на газету, час в неделю на журналы, час в месяц на книги? Или же вы позволяете ежедневным событиям идти своим чередом, уделяя главное внимание ежемесячным журналам и книгам, написанным специалистами в данной области?«Правильного» ответа на такие вопросы быть не может; все зависит от вашего решения. Я лишь предлагаю, чтобы вы принимали эти решения сознательно, а затем воплощали их в жизнь. Если вы приняли решение, что не стоит уделять чтению газет больше десяти минут, но заметите, что тратите на них более часа, то вы вправе усомниться в правильности своего решения.Возможно вы решите тратить на чтение газет больше времени.Многие начальники жалуются, что у них не хватает времени на чтение книг, которые бы им пригодились в их работе. В то же время у них в течение месяца находится немало часов для чтения газет. Возможно это объясняется тем, что газеты постоянно находятся под рукой, их стоимость сравнительно невелика и их читают не только ради новостей, но и ради развлечения. Книги же, которые желают прочитать, необходимо поискать, они стоят дороже газет, а их чтение требует «серьезного» настроя. В результате большинство начальников читают сотни газет в Течение года и лишь единицы книг. Читайте книги как газеты Если вы почувствовали необходимость в чтении книг для вашей работы, постарайтесь читать их так, как вы читаете газету, прибегая к следующей процедуре. Составьте список книг, которые вы бы хотели прочитать для повышения вашего профессионального уровня и расширения общего кругозора.Пусть ваша секретарь присоединяет одну из книг, обозначенных в этом списке, к вашим входящим бумагам. Пусть она одновременно забирает у вас книгу, которую она доставила вам вчера. Ничего страшного, если вы вчера не успели взглянуть на эту книгу. В любом случае, вы бы вряд ли до нее добрались.Так же, как и чтение газеты вы начинаете с просматривания заголовков, постарайтесь начинать знакомство с книгой с чтения кратких описаний ее содержания, изложенных издателями на обложке и суперобложке. Потом быстро просмотрите книгу, порой останавливаясь на отдельных местах, привлекших ваше внимание. Уделите этому занятию не больше времени, чем вы обычно уделяете ознакомлению с газетой.Изложение материала в нехудожественном произведении во многом определяет и способ его чтения. Автор начинает с программного заявления и сводит его к двум-трем ключевым фразам, которые являются основными тезисами книги. Потом он развивает главные положения своего программного заявления более пространно, заполняя этим целую книгу.Ваша задача, как читателя, состоит в том, чтобы обнаружить эти ключевые идеи даже в книге, насчитывающей более 500 страниц, и найти их применение к вашей конкретной ситуации. Предисловие и перечень глав, а также краткие аннотации, которые часто помещают в начале или в конце книги, помогут вам в этом. Вы можете вчитываться внимательно в текст лишь в том случае, когда речь идет о чем-то важном для вас. Таким образом вы сумеете извлечь много пользы из книги за сравнительно короткое время.С помощью этого метода вы сможете резко поднять качество вашего чтения и одновременно увеличить количество книг, с которыми вы ознакомились. По мере того, как все большее число книг будет появляться на вашем письменном столе, вы будете все лучше ориентироваться в имеющейся литературе. Вместо чувства беспокойства по. поводу того, что вы так и не «добрались» до чтения серьезной литературы, у вас появится ощущение уверенности, что ряд книг, которые вы не прочитали, для вас не представляет интереса и не заслуживают вашего внимания. С другой стороны, постоянное общение с литературой будет способствовать тому, что вам попадутся такие книги, которые потребуют тщательного изучения и заслужат нескольких часов вашего внимательного ознакомления.Люди быстро забывают прочитанное. Поэтому, даже если вы внимательнейшим образом прочитаете книгу, вряд ли вы сумеете все в ней запомнить. Если вы попытаетесь пересказать содержание этой книги другу, вы вероятно обнаружите, что сможете вспомнить из нее лишь несколько наиболее ярких эпизодов. Так как вы все равно мало что запомните, то необходимо проявлять разборчивость и читать лишь то, что стоит запомнить.Возможно, что в течение жизни вы собрали целую библиотеку, состоящую из книг, которые особенно привлекли ваше внимание. Когда-то вы их внимательно изучали, но со временем вы вероятно забыли многое из них. Вам следует воспользоваться методом чтения газет для того, чтобы просмотреть эти книги и восстановить в памяти содержащиеся в них главные мысли.Порой вам попадается книга, которая может оказаться полезной для вас в будущем. Не тратьте времени на ее чтение сейчас; все равно вы забудете многое из прочитанного. Вместо этого, попросите вашего секретаря записать название книги в специальное досье на память. Один врач, который завалил свой кабинет непрочитанными книгами и рефератами, перешел к регистрации их названий и краткого содержания на специальных карточках. Теперь у него по крайней мере освободилось много места на столе для чтения.Если вам кажется, что такой способ знакомства с книгами несколько поверхностен, взгляните на полезный эксперимент. Учтите, что даже если вы будете читать книги хотя бы столь же поверхностно, как и газеты, вы все же сумеете поглотить новые и полезные для вас идеи. Кроме того, вы увидите, что ваше чтение будет доставлять вам больше удовольствия по мере того, как вы сможете прочитывать больше за меньшее время. Стоит ли вам обучаться ускоренному чтению? Чем быстрее вы читаете, тем больше вы экономите время. Однако я обнаружил, что очень мало людей, которые прошли курсы ускоренного чтения, сумели сохранить те навыки, которые они приобрели во время учебы. У большинства людей, освоивших новые приемы чтения, ускоренные темпы сохраняются в течение нескольких недель, но затем восстанавливается прежняя скорость. Разумеется, если вам по долгу службы приходится много читать, такие курсы вам помогут, потому что те, кто читает регулярно не менее двух часов в день, могут сохранить приобретенное ими умение ускоренного чтения.Однако я считаю, что в чтении важнее сообразительность, чем скорость.Другими словами, постарайтесь избавиться от чтения «В», не приносящего удовлетворения, не дающего информации или неинтересного, и получить больше времени и энергии для чтения «А» (сохраняя вашу обычную скорость).У меня и моей жены есть привычка читать друг другу книги вслух. Так мы прочитываем по двадцать книг в год. Мы бы могли прочесть эти книги про себя гораздо быстрее. Однако более рациональный способ — не обязательно лучший.Читать книги вслух не рационально, но это замечательный способ проводить время вместе. Глава 11.Как сделать лучше себе и другим людям * * * Иногда ваш способ расходования времени может стать причиной недовольства других. Все жаждут внимания: предоставление каждому человеку того внимания, на которое он рассчитывает, требует много времени. Однако вы не можете удовлетворить потребности всех людей в вашем внимании к ним. Если вы решили отказаться от ваших еженедельных игр в теннис, потому что они перестали доставлять вам удовольствие, то возможно, что ваш постоянный партнер по игре будет вами недоволен. Если вы решили, что не стоит тратить время на обучение вашего подчиненного, потому что вы поняли, что ваши уроки не идут впрок, то вам надо быть готовым к тому, что это ему не понравится.Если вы отложите поставку товара для Джоунса, так как вам нужно выполнить срочный заказ компании «Смит и сыновья», не удивляйтесь тому, что Джоунс придет в ярость и даже откажется от сотрудничества с вами в будущем.Перед вами часто возникает дилемма: отложить ваше дело «А» или что-то сделать для других людей. Чтобы сделать дело, которое не является для вас важным, но для другого человека оно важно, может потребовать от вас мало времени и усилий: гораздо меньше, чем если вы попытаетесь объяснить, почему вы не считаете просьбу, обращенную к вам, достаточно важной.С другой стороны, вряд ли стоит постоянно выполнять чужие дела «А» за счет вашего времени; у вас просто его не хватит. Вы должны распределять приоритеты в зависимости от значимости просителя и взвешивать последствия того, что произойдет, если вы не сделаете то, о чем вас просят. Если человек обращается к вам с просьбой, но она не имеет для вас значения, вы можете отложить ее исполнение (во всяком случае после первой просьбы). Некоторые из таких просьб, с которыми к вам обращаются, быстро забываются самими просителями или же начинают ими расцениваться как дела «В» и их вообще не стоит исполнять. Научитесь говорить «НЕТ» Иногда самым лучшим ответом будет ваше «нет», сказанное в самом начале.Это короткое слово, произнесенное вежливо, но оно может сберечь вам массу времени. Очень важно, чтобы другие люди не разбазаривали ваше время. Когда вы заявляете «нет», не стоит казаться без нужды несправедливым или бессердечным, однако окружающие вас люди должны почувствовать твердость вашего слова.Вы можете сказать другому человеку, что прекрасно понимаете важность его просьбы, но, что у вас слишком много дел, чтобы помочь ему. Если вы считаете, что для вас будет так легче, то извинитесь, объясните, что у вас одно или два важных дела, которые требуют вашего неотложного внимания.Возможно, что этот человек поймет вашу точку зрения и даже извинится за попытку отнять ваше время.Некоторым людям чрезвычайно трудно сказать «нет». Мой клиент миссис Филмор обнаружила, что она тратит большую часть своего времени, выполняя дела других людей. Когда мы внимательно разобрали с ней сложившееся положение, то оказалось, что она говорила «да», потому что боялась встать на защиту своих приоритетов. Возможно, что ее беды начались еще в детстве. Ее родители давили на нее, ограничивали свободу действий и не только говорили ей, что ей надо делать, но и когда она должна это делать.По мере того, как мы разбирали ее проблемы, она поняла, что ее нежелание сказать «нет» является несправедливым даже по отношению к окружающим людям. Она признала, что часто говорит «да» даже в тех случаях, когда почти нет никаких гарантий того, что она сможет выполнить обещанное. В одном случае она очень разочаровала человека, который имел большое значение для миссис Филмор. Он договорился бы с другими людьми, если бы только догадался, что «да» миссис Филмор на самом деле означает «может быть». Она сумела принять правильное решение, когда, наконец, поняла, что сказать «да» и не выполнить обещание гораздо хуже, чем сказать «нет».Помимо нежелания сказать «нет» существуют другие способы обмана людей.Служащий, который клятвенно заявляет, что «сейчас будет сделано» (вне зависимости от того, намерен он выполнить свое обязательство или нет), коллега, который выражает вам сочувствие в то время, когда требуются действия, человек, который утверждает, что никогда не получал вашего письма с просьбой, — все они расхищают ваше время и свое собственное просто потому, что они не научились говорить «нет». Все это свидетельствует о низкой морали, низком уровне деловой жизни, низком качестве межличностных отношений и усложняет жизнь. Компромиссы, которые нужны Что делать, если к вам с просьбой обращаются ваша жена, ваш начальник, ваш ребенок, ваш родитель или ваш лучший друг, и вы чувствуете, что не можете им сплеча отрубить «нет»? Однако, вы можете удовлетворить других людей и не пожертвовать своими приоритетами, если постараетесь найти компромиссы.Когда другой человек просит вас сделать что-нибудь для него, он часто больше заинтересован не в идеальном качестве, а в быстроте исполнения. Если вы чувствуете, что заявки на ваше время не превышают разумных пределов, то ищите способов сократить продолжительность их исполнения. Если ваш начальник неожиданно просит вас быстро представить ему отчет об объеме продаж за месяц, скорее всего его удовлетворит короткий обзор, но приготовленный быстро.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20