Если вы переезжаете в новый дом, например, и меняете или обновляете большую часть вашей собственности, возможно, у вас будет список, состоящий из таких пунктов, как «Оценить ландшафт», «Обновить кухню», «Поменять проводку в фундаменте» и так далее, каждый из этих пунктов может быть рассмотрен как отдельный проект. Вы создадите один раздел «Проекты» для всего этого, скажем, «Закончить обновление нового дома», или вы запишете отдельно подпроекты?
На самом деле не важно, если вы просматриваете все составляющие проекта так часто, как вам это необходимо, чтобы оставаться продуктивным. Никакой внешний инструмент или организационный формат не будет единственно верным для горизонтальной и вертикальной сортировки всех ваших проектов; вы должны знать все и комбинировать по-своему (как и еженедельный обзор). Если вы делаете один список для большого проекта в списке «Проекты», вы захотите держать список подпроектов и/или сам проектный план как «сопутствующие материалы проекта». Я бы рекомендовал делать это таким образом в том случае, если части проекта независимы друг от друга. По такому сценарию, возможно есть подпроекты без привязанного следующего действия, потому что они являются «ожидающими», пока продвинутся другие части, прежде чем двигаться самим. Например, возможно, вы не сможете начать «Обновлять кухню», пока вы не закончите «переэлектрификацию подвала». Однако, возможно, вы сможете продолжать работать с проектом «финансирование ландшафта», который не зависит от других подпроектов. Возможно, вы захотите сделать следующим действием продолжение «переэлектрификации подвала» и «финансирование ландшафта».
Не будьте очень скрупулезны в определении, какой путь лучше. Если вы не уверены, я бы посоветовал включить ваши Большие проекты в список «Проекты», и держать ваши подпроекты в сопутствующих материалах, убедившись, что вы не забыли включить их в недельный просмотр. Если вам это покажется не вполне правильным, попробуйте включить активные и независимые подпроекты как отдельные части в вашем главном списке.
Не важно, как вы составляете списки проектов и подпроектов, просто будьте уверены, что знаете, где найти все эти части.
Не существует единственно верной системы для отслеживания всех ваших проектов и подпроектов. Вам просто нужно знать, что у вас есть проекты и, есть ли у них части, где можно найти напоминания для них.
Сопутствующие материалы проекта
Сопутствующие материалы проекта – это вовсе не действия и не напоминания о проектах. Это ресурсы для поддержания ваших действий и для обдумывания ваших проектов.
Не используйте сопутствующие материалы для напоминания.
Обычно люди используют много бумаг и толстые папки в качестве напоминаний о том, что (1) у них есть проект и (2) что с ним нужно что-то делать. Они просто заставляют сопутствующие материалы служить в качестве напоминаний о действиях. Проблема в том, что следующие действия и «Ожидающие» проекта не определены и захламляют папки, добавляя в них новые бумаги, что мешает организации вместо того, чтобы подталкивать к действиям. Вы просто будете завалены бумагами и файлами, которые не помогают делать что-то, и создают беспокойство.
Если вы оказались в подобной ситуации, то сначала добавьте сам проект в ваш список «Проекты» в качестве напоминания, какой результат нужно достичь. Затем следующие действия и «Ожидающие» нужно положить на свои места, в списки напоминаний о действиях. Наконец, когда наступает время сделать действие, например, позвонить кому-то по поводу проекта, вы можете достать все материалы, которые, по вашему мнению, пригодятся при разговоре.
Повторим, что вы не хотите использовать сопутствующие материалы в качестве первоначальных напоминаний того, что нужно сделать – это дело вашего списка действий. Однако если материалы содержат планы проекта и обзор в добавление к специальным архивным и справочным материалам, возможно, вы захотите держать и более в поле зрения, чем обычные справочные материалы, которые вы храните в картотеке. Последнее место отлично подходит для сопутствующих материалов, если вы их достаете время от времени, делая еженедельный обзор. Если нет, то лучше хранить сопутствующие материалы в отдельно стоящем шкафу или в отдельной «Отложенной» корзинке вашего стола или секретера.
Если вернуться к предыдущему примеру с переездом в новый дом, у вас могла бы быть папка «Новый дом», содержащая все проекты и детали, а также заметки по ландшафту и кухне и подвалу. В вашем еженедельном просмотре, когда вы подошли «Закончить обновление нового дома» в вашем списке «Проекты», вы бы достали новый файл «Новый дом» и просмотрели бы все заметки, чтобы удостовериться, что вы не пропустили возможных следующих действий. Тогда эти действия нужно будет сделать, перепоручить или внести в ваш список действий, и папку можно будет отложить, пока она не понадобится вам снова для дальнейших действий или следующего еженедельного обзора.
Многие люди, которые имеют дело с потенциальными или настоящими клиентами, пробовали создать папки для клиентов и/или контактно-управленческое программное обеспечение, чтобы «управлять счетом». Проблема здесь в том, что некоторые материалы это только факты или исторические данные, которые должны храниться до того момента, когда они могут понадобиться, и некоторые из них это действия необходимые для улучшения взаимоотношений. Последнее может быть более эффективно организовано в ваших списках действий. Клиентская информация может храниться в папках в файле общей информации по клиенту или в клиентской библиотеке. (Я использую Act! Из-за некоторых возможностей, которые он предлагает, позволяя мне связывать общую информацию о компании и отличительное взаимодействие с ключевыми людьми внутри компании. Это просто хорошая клиентская база данных). Если мне нужно позвонить клиенту, я не хочу иметь напоминание, нигде кроме, как в моем списке «Звонки».
Организация обдумывания специальных проектов
В главе 3 я предположил, что у вас будут появляться идеи по поводу проектов, которые вы захотите сохранить, но они не будут являться следующими действиями. Это идеи попадут в широкую категорию «сопутствующие материалы проекта», например, что-то, что вы захотите выполнить на следующих выходных, чтобы прояснить некоторые важные компоненты в плане проекта. Эти мысли могут приходить в дороге, когда вы слушаете радио или читаете важную статью. Что вы делаете с этим материалом?
Нет необходимости терять идею о проекте, теме или по вопросу.
Моя рекомендация состоит в том, чтобы обдумать, где вы будете хранить ярлыки проекта или сами вопросы, как вы можете добавить информацию к ним в этом формате, и где вы можете хранить более обширные данные, связанные с ним. У большинства профессионалов будет несколько вариантов как хранить сопутствующие материалы, включая прикрепленные заметки к списку, организация цифровой информации в электронной почте и/или базах данных, и хранение бумажных файлов и заметок в ежедневнике.
Прикрепленные заметки Большинство программ по организации позволяют прикреплять цифровые заметки к списку или календарной записи. Если у вас есть список «Проекты» в программе, вы можете перейти к проекту, по которому у вас есть мысли, открыть или присоединить «заметку» к нему и впечатать свою мысль. Это отличный путь работы с мыслями по проекту. Если ваш список «Проекты» бумажный, вы можете прикрепить наклейку Post-it рядом с соответствующим пунктом в вашем главном списке или на отдельном листке бумаге. В любом случае, вам нужно будет помнить о добавленной заметке, когда вы будете просматривать проект, чтобы использовать это.
Электронная почта и базы данных Электронная почта может содержать хорошую информацию, связанную с вашими проектами, которую можно хранить в соответствующей папке в ящике (просто следуйте инструкциям Организация работы с электронной почтой. для «@Действия» и назовите ее, например, «@Проекты»). Возможно, вы решите создать цифровую базу данных, если у вас ее еще нет, для организации ваших мыслей по проекту или вопросу. Если ваша компания пользуется Lotus Notes, например, вы можете создать базу данных по проекту для личного использования или для коллективного пользования в вашей сети. Полезно взглянуть на некоторые другие типы баз данных на рынке, хотя бы для личного использования. Отлично иметь возможность вырезать и вставлять из сети или из электронной почты и сохранять данные по теме где-то или печатать свои собственные мысли. Исследуйте технологию и инструменты, которые у вас уже есть – просто изучите, как можно использовать все списки и приложения, в чем-нибудь типа Palm.
Бумажные файлы Отдельная папка с файлами, посвященная каждому проекту имеет смысл, если вы храните бумажные материалы, это элегантное решение, хотя и низкотехнологичное. Простота хранения и доступность хороша, для системы хранения справочной информации на широкую тематику – это что позволяет чувствовать себя комфортно при создании папки для хранения разрозненных заметок со встречи.
Страницы в блокноте Большое преимущество бумажных ежедневников с системой смены листов это то, что вы можете выделить целую страницу или группу страниц, для отдельного. Годами я использовал средний блокнот для списка «Проекты» спереди и «Поддержка проектов» сзади, где у меня всегда были пустые страницы для новых мыслей или планов, а также деталей по проектам в моем списке.
Каждый из описанных выше методов может быть эффективным в организации обдумывания проектов. Ключ в том, что вы должны постоянно следить за шагами по проекту в ваших заметках по проекту, и просматривать заметки так часто, как считаете необходимым.
Вы также захотите очистить ваши записи, когда они станут ненужными или невозможными, чтобы сохранить систему от вируса «устаревания». Я понял, что много пользы в фиксировании таких идей, это часто помогает процессу обдумывания, потому что я довожу до конца каждую из них (большинство – нет!). Но я стараюсь не дать моим старым размышлениям оставаться рядом надолго, притворяясь, что они полезны, а на самом деле нет.
Организация данных не-действий
Интересно, что одна из самых больших проблем с системами управления личной информацией, это то, что они смешивают действия, с большим количеством данных и материалов, которые имеют ценность, но не могут быть сделаны. Иметь хорошую законченную структуру для управления такими данными – также важно как и управление действиями и напоминаниями о проектах. Когда «то что нельзя сделать», не управляется правильно, это мешает всему процессу.
«То что нельзя сделать», попадает в две большие категории: справочные материалы и напоминания о том, что нужно сделать позже.
Справочные материалы
Большинство того, что проходит через ваш стол и вашу жизнь – это справочные материалы. Они не требуют действий, но это информация, которую вы захотите хранить по разным причинам. Ваша главная задача – решить, как хранить так много информации, сколько места выделить, в какой форме хранить и где. Сколько хранить информации и как – это обычно выбор, основанный на личных предпочтениях. Беспокоиться о том, сколько хранить справочных материалов, нужно только тогда, когда в системе оказывается слишком много или же слишком мало информации и вам надо изменить свою систему.
Проблема для большинства людей в том, что весь их мусор это по прежнему «мусор» – они еще не решили, что можно сделать, а что нет. Как только вы поймете, что есть что, справочная информация больше не будет вас беспокоить, так как с ней не связано никаких несделанных дел. Это просто ваша библиотека. Ваше решение заключается только в том, насколько большую библиотеку вы хотите. Как только вы примените методику управления действиями, вы можете стать Плюшкиным до такой степени, насколько вам позволит свободное место (физическое и электронное). Когда я увеличил размер жесткого диска в своем компьютере, я стал хранить гораздо больше электронной почты в архивах. Чем больше, тем веселее – вот моя позиция, поскольку увеличение объёма справочной информации не добавило физического размера.
Разнообразие справочных систем
Существует множество способов организации справочных материалов и много типов инструментов. Дальше я дам обсуждение наиболее обычных из них.
* Общие справочные материалы в файлах – бумажных или электронных
* Большая категория в файлах
* Rolodex и менеджеры контактов
* Библиотеки и архивы
Ваша система хранения данных должна быть простой библиотекой, легко восстановимой – а не напоминаниями о действиях, проектах, приоритетах.
Общие справочные материалы Как я сказал, хорошая система хранения данных – важна для организации и работы с вашими входящими. Она должна справляться с большим объемом бумажной информации, которые имеют для вас ценность. В идеале вы уже сформировали свою систему справочной информации, во время обрабатывания «входящих». Нужно, чтобы вам легко было хранить каждую бумагу, к которой вы, возможно, захотите вернуться позже, и ваша система должна быть неформальной и приемлемой для алфавитной системы справочной информации, под рукой, на вашем рабочем месте. Если вы еще не организовали ее таким образом, вернитесь к главе 4 за помощью по этому вопросу.
Большинство людей в итоге набирают примерно 200–400 бумажных папок справочной информации и 30–100 папок в программе электронной почты .
Большая категория Любой вопрос, который требует более 50 папок с файлами, должен, наверное, занять отдельную секцию или ящик, со своей алфавитной системой. Например, если вы управляете объединением корпораций и должны хранить много бумаг, возможно, вы захотите выделить 2 или 3 ящика (шкафа) для всей документации. Если садоводство, плаванье под парусом или кулинария – это ваша страсть, возможно, вам понадобится, как минимум, целый ящик для этих увлечений.
Помните, что «область сосредоточения» имеет сопутствующие материалы, которые могут смешаться с другими «областями сосредоточения», вы можете прийти к дилемме, хранить ли информацию в единой справочной системе или специализированных системах. Когда вы читаете отличную статью о деревянных заборах и хотите ее сохранить, она отправится в ваш ящик «Сад» или в общую систему с другой информацией по дому? Общее правило – лучше положить в единую справочную систему, кроме строго определенных отдельных вопросов.
Картотека и контактные менеджеры Много информации, которую вам надо будет хранить, связана с людьми в вашей сети. Вам нужно будет следить за контактной информацией разного рода – домашними и рабочими телефонными номерами и адресами, мобильными, факсами, адресами электронной почты и т.д. В дополнение, если для вас это полезно, вы можете захотеть иметь информацию о днях рождения, именах друзей и коллег, ваших домашних, хобби, любимых винах и еде и т.д. В профессиональном смысле, вы можете захотеть следить за датами начала работы, обзора представлений, достижений и целях и другой подобной информацией.
Секция телефон/адрес в большинстве ежедневников, проданных за последние 50 лет, пожалуй, самая используемая. Каждый должен помнить телефонные номера. Необходимо помнить, что это чистый и простой справочный материал. Не нужно никаких действий – это просто информация, которая вам может понадобиться в будущем.
Так что нет большой тайны в том, как организовать это, в стороне от логистики для ваших индивидуальных нужд. Единственная проблема теперь возникает, когда люди стараются установить свою Картотеку (Rolodex) как инструмент для напоминания о том, что им нужно сделать . Это не работает. Как только все действия, связанные с людьми, которых вы знаете, определены и поставлены напоминания, телефон и адресные системы больше не играют роль, кроме как нейтральных адресных книг.
Единственный вопрос теперь в том, сколько информации вам нужно хранить и где и с помощью какого оборудования нужно это хранить, чтобы иметь доступ в любое время. Ничто не совершенно, но так как цифровые инструменты сейчас легче использовать и подключать к большим базам данных, вы сможете хранить больше информации, вкладывая столько же или даже меньше усилий.
Библиотеки и архивы: Личные уровни Информация, которую можно использовать на разных уровнях. Возможно, вы найдете много чего-то, если вы копаете достаточно глубоко. Вопрос сколько хранить, как близко и в какой форме – все это будет меняться, давая разнообразие для всех ваших нужд и комфорт в использовании на разных уровнях. Будучи связано с вашей личной организацией и продуктивностью, это не сама суть, так как все ваши проекты и действия находятся в контролируемой системе, с которой вы работаете регулярно.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27
На самом деле не важно, если вы просматриваете все составляющие проекта так часто, как вам это необходимо, чтобы оставаться продуктивным. Никакой внешний инструмент или организационный формат не будет единственно верным для горизонтальной и вертикальной сортировки всех ваших проектов; вы должны знать все и комбинировать по-своему (как и еженедельный обзор). Если вы делаете один список для большого проекта в списке «Проекты», вы захотите держать список подпроектов и/или сам проектный план как «сопутствующие материалы проекта». Я бы рекомендовал делать это таким образом в том случае, если части проекта независимы друг от друга. По такому сценарию, возможно есть подпроекты без привязанного следующего действия, потому что они являются «ожидающими», пока продвинутся другие части, прежде чем двигаться самим. Например, возможно, вы не сможете начать «Обновлять кухню», пока вы не закончите «переэлектрификацию подвала». Однако, возможно, вы сможете продолжать работать с проектом «финансирование ландшафта», который не зависит от других подпроектов. Возможно, вы захотите сделать следующим действием продолжение «переэлектрификации подвала» и «финансирование ландшафта».
Не будьте очень скрупулезны в определении, какой путь лучше. Если вы не уверены, я бы посоветовал включить ваши Большие проекты в список «Проекты», и держать ваши подпроекты в сопутствующих материалах, убедившись, что вы не забыли включить их в недельный просмотр. Если вам это покажется не вполне правильным, попробуйте включить активные и независимые подпроекты как отдельные части в вашем главном списке.
Не важно, как вы составляете списки проектов и подпроектов, просто будьте уверены, что знаете, где найти все эти части.
Не существует единственно верной системы для отслеживания всех ваших проектов и подпроектов. Вам просто нужно знать, что у вас есть проекты и, есть ли у них части, где можно найти напоминания для них.
Сопутствующие материалы проекта
Сопутствующие материалы проекта – это вовсе не действия и не напоминания о проектах. Это ресурсы для поддержания ваших действий и для обдумывания ваших проектов.
Не используйте сопутствующие материалы для напоминания.
Обычно люди используют много бумаг и толстые папки в качестве напоминаний о том, что (1) у них есть проект и (2) что с ним нужно что-то делать. Они просто заставляют сопутствующие материалы служить в качестве напоминаний о действиях. Проблема в том, что следующие действия и «Ожидающие» проекта не определены и захламляют папки, добавляя в них новые бумаги, что мешает организации вместо того, чтобы подталкивать к действиям. Вы просто будете завалены бумагами и файлами, которые не помогают делать что-то, и создают беспокойство.
Если вы оказались в подобной ситуации, то сначала добавьте сам проект в ваш список «Проекты» в качестве напоминания, какой результат нужно достичь. Затем следующие действия и «Ожидающие» нужно положить на свои места, в списки напоминаний о действиях. Наконец, когда наступает время сделать действие, например, позвонить кому-то по поводу проекта, вы можете достать все материалы, которые, по вашему мнению, пригодятся при разговоре.
Повторим, что вы не хотите использовать сопутствующие материалы в качестве первоначальных напоминаний того, что нужно сделать – это дело вашего списка действий. Однако если материалы содержат планы проекта и обзор в добавление к специальным архивным и справочным материалам, возможно, вы захотите держать и более в поле зрения, чем обычные справочные материалы, которые вы храните в картотеке. Последнее место отлично подходит для сопутствующих материалов, если вы их достаете время от времени, делая еженедельный обзор. Если нет, то лучше хранить сопутствующие материалы в отдельно стоящем шкафу или в отдельной «Отложенной» корзинке вашего стола или секретера.
Если вернуться к предыдущему примеру с переездом в новый дом, у вас могла бы быть папка «Новый дом», содержащая все проекты и детали, а также заметки по ландшафту и кухне и подвалу. В вашем еженедельном просмотре, когда вы подошли «Закончить обновление нового дома» в вашем списке «Проекты», вы бы достали новый файл «Новый дом» и просмотрели бы все заметки, чтобы удостовериться, что вы не пропустили возможных следующих действий. Тогда эти действия нужно будет сделать, перепоручить или внести в ваш список действий, и папку можно будет отложить, пока она не понадобится вам снова для дальнейших действий или следующего еженедельного обзора.
Многие люди, которые имеют дело с потенциальными или настоящими клиентами, пробовали создать папки для клиентов и/или контактно-управленческое программное обеспечение, чтобы «управлять счетом». Проблема здесь в том, что некоторые материалы это только факты или исторические данные, которые должны храниться до того момента, когда они могут понадобиться, и некоторые из них это действия необходимые для улучшения взаимоотношений. Последнее может быть более эффективно организовано в ваших списках действий. Клиентская информация может храниться в папках в файле общей информации по клиенту или в клиентской библиотеке. (Я использую Act! Из-за некоторых возможностей, которые он предлагает, позволяя мне связывать общую информацию о компании и отличительное взаимодействие с ключевыми людьми внутри компании. Это просто хорошая клиентская база данных). Если мне нужно позвонить клиенту, я не хочу иметь напоминание, нигде кроме, как в моем списке «Звонки».
Организация обдумывания специальных проектов
В главе 3 я предположил, что у вас будут появляться идеи по поводу проектов, которые вы захотите сохранить, но они не будут являться следующими действиями. Это идеи попадут в широкую категорию «сопутствующие материалы проекта», например, что-то, что вы захотите выполнить на следующих выходных, чтобы прояснить некоторые важные компоненты в плане проекта. Эти мысли могут приходить в дороге, когда вы слушаете радио или читаете важную статью. Что вы делаете с этим материалом?
Нет необходимости терять идею о проекте, теме или по вопросу.
Моя рекомендация состоит в том, чтобы обдумать, где вы будете хранить ярлыки проекта или сами вопросы, как вы можете добавить информацию к ним в этом формате, и где вы можете хранить более обширные данные, связанные с ним. У большинства профессионалов будет несколько вариантов как хранить сопутствующие материалы, включая прикрепленные заметки к списку, организация цифровой информации в электронной почте и/или базах данных, и хранение бумажных файлов и заметок в ежедневнике.
Прикрепленные заметки Большинство программ по организации позволяют прикреплять цифровые заметки к списку или календарной записи. Если у вас есть список «Проекты» в программе, вы можете перейти к проекту, по которому у вас есть мысли, открыть или присоединить «заметку» к нему и впечатать свою мысль. Это отличный путь работы с мыслями по проекту. Если ваш список «Проекты» бумажный, вы можете прикрепить наклейку Post-it рядом с соответствующим пунктом в вашем главном списке или на отдельном листке бумаге. В любом случае, вам нужно будет помнить о добавленной заметке, когда вы будете просматривать проект, чтобы использовать это.
Электронная почта и базы данных Электронная почта может содержать хорошую информацию, связанную с вашими проектами, которую можно хранить в соответствующей папке в ящике (просто следуйте инструкциям Организация работы с электронной почтой. для «@Действия» и назовите ее, например, «@Проекты»). Возможно, вы решите создать цифровую базу данных, если у вас ее еще нет, для организации ваших мыслей по проекту или вопросу. Если ваша компания пользуется Lotus Notes, например, вы можете создать базу данных по проекту для личного использования или для коллективного пользования в вашей сети. Полезно взглянуть на некоторые другие типы баз данных на рынке, хотя бы для личного использования. Отлично иметь возможность вырезать и вставлять из сети или из электронной почты и сохранять данные по теме где-то или печатать свои собственные мысли. Исследуйте технологию и инструменты, которые у вас уже есть – просто изучите, как можно использовать все списки и приложения, в чем-нибудь типа Palm.
Бумажные файлы Отдельная папка с файлами, посвященная каждому проекту имеет смысл, если вы храните бумажные материалы, это элегантное решение, хотя и низкотехнологичное. Простота хранения и доступность хороша, для системы хранения справочной информации на широкую тематику – это что позволяет чувствовать себя комфортно при создании папки для хранения разрозненных заметок со встречи.
Страницы в блокноте Большое преимущество бумажных ежедневников с системой смены листов это то, что вы можете выделить целую страницу или группу страниц, для отдельного. Годами я использовал средний блокнот для списка «Проекты» спереди и «Поддержка проектов» сзади, где у меня всегда были пустые страницы для новых мыслей или планов, а также деталей по проектам в моем списке.
Каждый из описанных выше методов может быть эффективным в организации обдумывания проектов. Ключ в том, что вы должны постоянно следить за шагами по проекту в ваших заметках по проекту, и просматривать заметки так часто, как считаете необходимым.
Вы также захотите очистить ваши записи, когда они станут ненужными или невозможными, чтобы сохранить систему от вируса «устаревания». Я понял, что много пользы в фиксировании таких идей, это часто помогает процессу обдумывания, потому что я довожу до конца каждую из них (большинство – нет!). Но я стараюсь не дать моим старым размышлениям оставаться рядом надолго, притворяясь, что они полезны, а на самом деле нет.
Организация данных не-действий
Интересно, что одна из самых больших проблем с системами управления личной информацией, это то, что они смешивают действия, с большим количеством данных и материалов, которые имеют ценность, но не могут быть сделаны. Иметь хорошую законченную структуру для управления такими данными – также важно как и управление действиями и напоминаниями о проектах. Когда «то что нельзя сделать», не управляется правильно, это мешает всему процессу.
«То что нельзя сделать», попадает в две большие категории: справочные материалы и напоминания о том, что нужно сделать позже.
Справочные материалы
Большинство того, что проходит через ваш стол и вашу жизнь – это справочные материалы. Они не требуют действий, но это информация, которую вы захотите хранить по разным причинам. Ваша главная задача – решить, как хранить так много информации, сколько места выделить, в какой форме хранить и где. Сколько хранить информации и как – это обычно выбор, основанный на личных предпочтениях. Беспокоиться о том, сколько хранить справочных материалов, нужно только тогда, когда в системе оказывается слишком много или же слишком мало информации и вам надо изменить свою систему.
Проблема для большинства людей в том, что весь их мусор это по прежнему «мусор» – они еще не решили, что можно сделать, а что нет. Как только вы поймете, что есть что, справочная информация больше не будет вас беспокоить, так как с ней не связано никаких несделанных дел. Это просто ваша библиотека. Ваше решение заключается только в том, насколько большую библиотеку вы хотите. Как только вы примените методику управления действиями, вы можете стать Плюшкиным до такой степени, насколько вам позволит свободное место (физическое и электронное). Когда я увеличил размер жесткого диска в своем компьютере, я стал хранить гораздо больше электронной почты в архивах. Чем больше, тем веселее – вот моя позиция, поскольку увеличение объёма справочной информации не добавило физического размера.
Разнообразие справочных систем
Существует множество способов организации справочных материалов и много типов инструментов. Дальше я дам обсуждение наиболее обычных из них.
* Общие справочные материалы в файлах – бумажных или электронных
* Большая категория в файлах
* Rolodex и менеджеры контактов
* Библиотеки и архивы
Ваша система хранения данных должна быть простой библиотекой, легко восстановимой – а не напоминаниями о действиях, проектах, приоритетах.
Общие справочные материалы Как я сказал, хорошая система хранения данных – важна для организации и работы с вашими входящими. Она должна справляться с большим объемом бумажной информации, которые имеют для вас ценность. В идеале вы уже сформировали свою систему справочной информации, во время обрабатывания «входящих». Нужно, чтобы вам легко было хранить каждую бумагу, к которой вы, возможно, захотите вернуться позже, и ваша система должна быть неформальной и приемлемой для алфавитной системы справочной информации, под рукой, на вашем рабочем месте. Если вы еще не организовали ее таким образом, вернитесь к главе 4 за помощью по этому вопросу.
Большинство людей в итоге набирают примерно 200–400 бумажных папок справочной информации и 30–100 папок в программе электронной почты .
Большая категория Любой вопрос, который требует более 50 папок с файлами, должен, наверное, занять отдельную секцию или ящик, со своей алфавитной системой. Например, если вы управляете объединением корпораций и должны хранить много бумаг, возможно, вы захотите выделить 2 или 3 ящика (шкафа) для всей документации. Если садоводство, плаванье под парусом или кулинария – это ваша страсть, возможно, вам понадобится, как минимум, целый ящик для этих увлечений.
Помните, что «область сосредоточения» имеет сопутствующие материалы, которые могут смешаться с другими «областями сосредоточения», вы можете прийти к дилемме, хранить ли информацию в единой справочной системе или специализированных системах. Когда вы читаете отличную статью о деревянных заборах и хотите ее сохранить, она отправится в ваш ящик «Сад» или в общую систему с другой информацией по дому? Общее правило – лучше положить в единую справочную систему, кроме строго определенных отдельных вопросов.
Картотека и контактные менеджеры Много информации, которую вам надо будет хранить, связана с людьми в вашей сети. Вам нужно будет следить за контактной информацией разного рода – домашними и рабочими телефонными номерами и адресами, мобильными, факсами, адресами электронной почты и т.д. В дополнение, если для вас это полезно, вы можете захотеть иметь информацию о днях рождения, именах друзей и коллег, ваших домашних, хобби, любимых винах и еде и т.д. В профессиональном смысле, вы можете захотеть следить за датами начала работы, обзора представлений, достижений и целях и другой подобной информацией.
Секция телефон/адрес в большинстве ежедневников, проданных за последние 50 лет, пожалуй, самая используемая. Каждый должен помнить телефонные номера. Необходимо помнить, что это чистый и простой справочный материал. Не нужно никаких действий – это просто информация, которая вам может понадобиться в будущем.
Так что нет большой тайны в том, как организовать это, в стороне от логистики для ваших индивидуальных нужд. Единственная проблема теперь возникает, когда люди стараются установить свою Картотеку (Rolodex) как инструмент для напоминания о том, что им нужно сделать . Это не работает. Как только все действия, связанные с людьми, которых вы знаете, определены и поставлены напоминания, телефон и адресные системы больше не играют роль, кроме как нейтральных адресных книг.
Единственный вопрос теперь в том, сколько информации вам нужно хранить и где и с помощью какого оборудования нужно это хранить, чтобы иметь доступ в любое время. Ничто не совершенно, но так как цифровые инструменты сейчас легче использовать и подключать к большим базам данных, вы сможете хранить больше информации, вкладывая столько же или даже меньше усилий.
Библиотеки и архивы: Личные уровни Информация, которую можно использовать на разных уровнях. Возможно, вы найдете много чего-то, если вы копаете достаточно глубоко. Вопрос сколько хранить, как близко и в какой форме – все это будет меняться, давая разнообразие для всех ваших нужд и комфорт в использовании на разных уровнях. Будучи связано с вашей личной организацией и продуктивностью, это не сама суть, так как все ваши проекты и действия находятся в контролируемой системе, с которой вы работаете регулярно.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27