1. Оцените реальное состояние ваших дел. Для начала соберите в одну стопку все бумаги и хорошенько на них посмотрите. По меньшей мере половина этой кипы - устаревший, ненужный хлам.
Избавьтесь от него и создайте новый ком, с тем чтобы разбить его сейчас же. Во вторую стопку поместите письма, которые не требуют немедленного ответа, отчеты, которые вы можете позволить себе изучить на досуге, интересные рекламные проспекты, заманчивые предложения и любопытные журналы. С этим комом вы сможете расправиться позже, когда будет время.
«Разбив» таким образом первоначальный ком, вы получите представление о реальном состоянии ваших дел и решите, какую работу следует сделать немедленно, а какую можно выполнить позже.
Кроме того в процессе выполнения простых задач вы можете обдумывать решение более трудных.
Если же на этом этапе какой-либо пункт вызовет у вас головную боль, будет не лишним задуматься о привлечении помощи и временно переместить этот «крепкий орешек» в менее срочную группу заданий до тех пор, пока у вас не появится возможность эту помощь получить.
Уделите час времени заваленному бумагами письменному столу, уменьшив таким образом толщину папок с документами и размер долгов до такой степени, чтобы их вес стал посильным. Если вы обнаружите какое-либо необременительное задание, которое сможете выполнить быстро, сделайте его в первую очередь. На вашем письменном столе наверняка найдется такое дело, завершив которое, вы существенно облегчите общую тяжесть накопившейся груды.
2. Когда вы приступите к наведению порядка в делах, то наверняка заметите, как к вашему столу и почтовому ящику подкрадывается новый «мусор ». Тотчас же определяйте его место среди других ваших дел, с тем чтобы взяться за него сразу же после ликвидации долгов. Если с ними не удастся расправиться быстро, то по крайней мере можно сделать эту груду существенно меньше, в противном случае это может обернуться для вас трехчасовым марафоном.
3. И в заключение: может получиться так, что вы не успеете расправиться со всеми долгами к намеченному сроку. Нет ничего страшного в том, чтобы взять часть из них с собой в командировку, на обед или в отпуск. Вы удивитесь, как быстро исчезнет кипа накопившихся дел! Можно постепенно выполнять работу во время путешествия, в ожидании своей очереди или во время телевизионной рекламы.
Уничтожение «насекомых» действительно облегчает работу! Мы не имеем в виду муравьев и тараканов. Речь идет о тех раздражающих обстоятельствах, с которыми нам приходится сталкиваться в офисе, ведь мало кто из нас может похвастаться стальными нервами. Раздражение могут вызывать:
• Температура (в кабинете слишком жарко или слишком холодно)
• Теснота офисного помещения
• Отсутствие места, в которое можно поместить бумаги, с которыми мы не работаем в настоящий момент
• Некачественная уборка офиса
• Плохие условия для парковки
• Коллега громко жует жвачку
• Постоянное дребезжание радио
• Медленные лифты

***
Ужасно неприятно, что эти и подобные им раздражители могут отвлечь (и отвлекают) нас от работы; мы гневно топаем ногами и кипятимся вместо того, чтобы сосредоточиться на текущих делах. Несомненно, некоторые обстоятельства действительно являются «вредными насекомыми». Мы ненавидим их всю свою жизнь, мы не можем не замечать их, нам не удается выработать на них иммунитет. Когда чтото по-настоящему нас раздражает (особенно звук лопающихся пузырей от жевательной резинки!), работа становится невыносимой, в результате чего наша производительность резко падает. Проще говоря, работа больше не кажется нам легкой.

***
Попытки жаловаться коллегам и выражать свое недовольство ни к чему не приводят. В ответ мы слышим: «Это беспокоит только Вас», «В обязанности сотрудников входит уборка рабочего места » или «Большинству из нас нравится шансон».
Взгляните на предложенный ниже список и выбе рете один или несколько вариантов действий, которые помогут вам успешно уничтожить «вредных насекомых»:
1. Если что-то в поведении коллеги раздражает вас, сообщите ему об этом. Многие люди даже не подозревают о том, что некоторые их привычки вызывают у кого-то негативные эмоции.
Узнав об этом, они скорее всего пойдут вам навстречу.
2. Попросите шефа предоставить вам другое рабочее место, более уединенное, пусть даже и менее симпатичное, где вы сможете работать спокойно.
3. Обзаведитесь затычками для ушей или наушниками.
4. Обсудите проблему с шефом, пусть он сам поговорит со злодеем, мешающим вам работать.
5. Придумайте оригинальный план, как можно примириться с теми факторами, которые нельзя изменить, - такими, как медленный лифт (например, решитесь ходить пешком).
6. Увольтесь с работы! Иные «насекомые» того стоят. Условия работы, заработная плата, распространенная форма общения в некоторых компаниях невыносимы для любого нормального человека.


Вычеркните из рабочего графика личные проблемы
Конечно же, работа не отменяет личных проблем.
Они всегда и везде пребывают с нами, и чем серьезнее проблемы, тем больше шансов, что они отрицательно повлияют на нашу рабочую деятельность.
Что же касается мелких неприятностей, то мы можем и должны приложить все сознательные усилия для того, чтобы выкинуть их из головы, только переступив порог офиса. Это принесет значительное облегчение и как минимум восемь часов свободы от грустных размышлений и беспокойств.

***
Наш и личные проблемы распространяются как инфекция: мы можем заразить ими половину штата сотрудников. Поэтому перед тем, как сесть за компьютер, мы должны освободить свои мысли от мелких забот.

***
Что касается более серьезных проблем, от которых отвлечься гораздо сложнее, нам следует оценить, насколько сильно они отвлекают наше внимание от работы и как при необходимости можно будет компенсировать потраченное на них время.
В конце концов нам платят за работу, сделанную от чистого сердца, а не от сердца, измученного болью и страданиями. Именно поэтому время, потраченное на обдумывание личных проблем, должно быть наверстано: возможно, нам придется какоето время приходить на работу раньше, задерживаться в офисе допоздна, посвятить работе одну или две субботы. Мы все заслуживаем сострадания, когда в нашей жизни случаются трагические события, но, постоянно нося с собой тяжелые мысли, мы рискуем навлечь на себя новую беду.

БОЛЬШОЙ СЕКРЕТ
В работе нам постоянно приходится сталкиваться с личными, или секретными, документами. Руководство присылает эти персональные «тайные» задания в больших коричневых конвертах, на которых стоит возбуждающий любопытство штамп «…, лично в руки». Я привык хранить такие документы в ящике с надписью: «Данная информация принадлежит только мне. В случае моей смерти немедленно уничтожьте все содержимое этого ящика». Ящик содержал документы с информацией о моих должностных обязательствах, конфиденциальные сведения о людях, с которыми я имел дело по работе, и о тех, кто нарушил договор и не заплатил по счетам. Однажды я сказал себе: «Не факт, что среди моих ближайших коллег по бизнесу и членов моей семьи не найдется такого человека, который не нарушит моей просьбы и не прочтет бумаги из этого ящика, перед тем, как их выбросить. Их прочитают до того, как огласят мое завещание и назовут сумму моей страховки». Я решил, что не стоит рисковать своей репутацией и репутацией окружающих. Однажды я просто избавился от содержимого этого ящика и почувствовал себя замечательно. После ликвидации «тайного хранилища» мне стало намного легче. Я понимал, что большинству моих сослуживцев вряд ли приходило в голову хранить в офисе такие бумаги. Однако людей, которые никогда не хранили бы ничего подобного, единицы. Что же нам следует делать с «секретными » документами? Если среди них есть такие, которые действительно могут пригодиться для работы, сохраните их, а остальные уничтожьте. Очистите «тайное хранилище», забыв и простив все обиды.

Лучшее слово из шести букв «РАБОТА»!
Важный пункт на пути к порядку на рабочем месте - правильное отношение к повседневным делам. Часто мы воспринимаем их как неприятную рутину. Работа, которую приходится доделывать дома, домашние обязанности, работа в саду и в офисе, работа с бумагами и книгами, работа, которую мы не успели сделать раньше и вынуждены в спешке доделывать сейчас, - все это ассоциируется у нас с монотонностью, скукой и мучениями.
Родители вынуждены ходить на работу, дети вынуждены ходить в школу, а по субботам все мы вынуждены заниматься домашними делами. Довольно унылый взгляд на вещи, не так ли? Мы забыли о тех тяжелых временах, когда люди умо ляли, чтобы их взяли на работу, сражались за вакансии. Слово «работа» ассоциируется у нас с тяжелой повинностью, мы воспринимаем ее как принудительно возложенную обязанность и можем потратить часы, месяцы и годы, мечтая от нее избавиться. Мы просим, клянчим, требуем, растягиваем наши отпуска и больничные, несмотря на солидный оклад, всевозможные привилегии, сверхурочные выходные и денежные пособия.

***
Может быть, нам стоит спросить себя, зачем мы работаем? Для того чтобы заработать себе на жизнь? Чтобы иметь достаточно денег и купить то, что хочется или нужно? Чтобы обеспечить себе достойную старость? Как ни удивительно, самые счастливые и самые успешные люди, которых я знаю, многие из которых могут позволить себе не работать вообще, трудятся с максимальной отдачей по десять или двенадцать часов в сутки. Они находят это забавным. Им безразличны все существующие предрассудки, они избегают лишних нагрузок и делают все, чтобы их работа стала проще.
Этим людям сопутствует успех, который они очень ценят.

***
Когда я работал над одной из моих последних книг («Как сделать, чтобы в сутках было 48 часов »), в магазинах появилась книга под заголовком «Сократите Ваш рабочий день до четырех часов». Мои знакомые говорили мне: «Дон, люди не хотят работать сорок восемь часов в сутки, они хотят работать как можно меньше». Но это проти воречит тому, что я слышал от людей, которые буквально молились о том, чтобы у них было «больше времени». Больше времени для чего? Чтобы больше сделать. Сделать больше чего? Больше работы, которая составляет около 90% нашей активной деятельности, включая ремонт одежды, работу в офисе и в саду, а также творчество.

***
Спустя годы наблюдений я понял, что поскольку чаще всего работа хорошо вознаграждается, она не может сама по себе являться причиной недовольства и внушать страх. Слово «работа», это великое слово из шести букв, пятнают связанные с ним проблемы: отчеты, ожидания, неполадки телефонной связи и технического оснащения, налоги, неудобный график, конкуренция, политика компании, курение на рабочем месте, шум и т.д.
Большинство людей полюбят свою работу, если им удастся избавиться от этого «мусора» и просто делать свое дело. Цель этой книги - предложить на выбор несколько фильтров, сквозь которые можно пропустить рутинную работу и увидеть, какой увлекательной и легкой она может быть.
Мы уклоняемся не от работы, но от «мусора» и ненужных усилий, которые портят удовольствие от ее выполнения. Работа, очищенная от «хлама», замечательна, поэтому давайте исключим из нее все неприятности.

2. ПОДЧИНИТЕ СЕБЕ ВРЕМЯ


Работать было бы проще, будь у меня больше времени». «Это дело обрушилось на меня так невовремя». «Было бы в сутках побольше часов…» «Караул, близится срок завершения проекта!»
Мы все обладаем личным временем, но время к нам безразлично, и мы не в силах изменить его течение. Мы не можем ни растянуть его, ни ускорить, но только использовать. Человек способен влиять на обстоятельства, но не на время.
Нe так давно я проводил в одной школе семинар, посвященный проблеме повышения успеваемости.
Участникам было предложено выполнить разминочное упражнение: требовалось начертить круг и разделить его на сегменты, показав таким образом распределение времени в течение дня. Затем каждый участник семинара рассказывал, что у него получилось в результате.
У всех до единого результат вышел одинаковым: перегрузка! Ни в одном круге не осталось ни одного свободного сегмента. Все школьники были разочарованы, что в их графике не было свободного времени, которое можно было бы посвятить себе, какому-либо интересному проекту или общественной работе. Большинство из них жили ожиданием того дня, когда они закончат очередное текущее дело и смогут втиснуть в свои круги действительно важное занятие.
Но мы-то знаем, что это заблуждение: в будущем свободного времени не прибавится. Как ни странно, степень нашей занятости растет пропорционально опыту и квалификации. Чем больше мы можем сделать, тем за большее количество дел и за более грандиозные проекты мы беремся, и тем больше добавляется попутной работы (считайте, что это комплимент!).

***
И так, какие у нас имеются варианты? Накапливать дела (стрессовая и неприятная процедура) или изменять обстоятельства вокруг нас, разделив пирог на части заново? Желание жить по единожды установленному графику - ошибочный путь выполнения домашних или служебных дел. Мы не должны всегда мириться с теми обстоятельствами, ко торые на данный момент являются частью нашей жизни, не обязаны тратить на них время и пребывать в плохом настроении.
Рутина ворует у нас больше времени, чем чтолибо еще. Мы должны постоянно критически пересматривать наши планы, цели и проекты, чтобы заменить непродуктивные куски «пирога» действительно значимыми для нас порциями.
Привычка смотреть на часы
Если мы постоянно смотрим на часы - это плохой знак. Он свидетельствует о том, что наши мысли сосредоточены не на работе, а на желании поскорее ее закончить. К тому же постоянные беглые взгляды вверх, в сторону часов, не впечатляют наших сослуживцев.

***
Дв а человека помогли мне избавиться от привычки смотреть на часы: первой была учительница, преподававшая у нас в школе, когда я учился в седьмом классе. Однажды она заметила, что я с большим интересом смотрю на часы, висевшие над портретом Джорджа Вашингтона, и протянула мне листок с контрольными вопросами, сказав при этом: «Время еще есть, пишите…»
Второй человек - мой друг, который как-то сказал мне, что часы предназначены для состязания в скорости, а не для того, чтобы узнавать, который час. Таким образом, я открыл для себя новое развлечение - слушать тикание часов и вычислять, как много я могу сделать до того, как истечет время.
Один из способов избавиться от привычки задаваться вопросом «Который час?» - научиться все делать заранее. Тогда вам не придется считать, сколько минут осталось у вас в запасе, и с тревогой следить, как утекают секунды.

ВОЗМЕСТИТЕ УПУЩЕННОЕ ВРЕМЯ
По различным данным, собранным в США, была выведена статистика, показывающая, какая часть времени тратится нами на ежедневные ритуалы. Вдумайтесь в эти цифры:
• Пять лет на уборку
• Четыре года на путешествия
• Семь лет на водные процедуры
• Тринадцать лет на просмотр телевизора
• Год на поиск нужной вещи среди разбросанных в беспорядке других вещей и предметов
Мы можем без труда сократить время, затрачиваемое на уборку, до четырех лет, на личную гигиену - до трех лет, на телевизор - до шести лет, и нам станет от этого только лучше.
Год, который тратится на поиск нужной вещи мы можем полностью исключить. Таким образом, у нас появится четырнадцать лет, за которые мы можем переделать много новых, более интересных и полезных занятий.
Привычку смотреть на часы также можно истолковать как желание ускорить бег времени, отпущенного нам в жизни. Наверное, лучший способ борьбы с ней - это переключиться на наиболее интересную нам деятельность. Когда мы действительно заинтересованы в том, чем занимаемся, мы смотрим на часы исключительно чтобы убедиться, что осталось еще время для работы.

Сведите к минимуму перерывы в работе
В офисе каждому из нас отведено строго определенное место, поэтому все знают, где нас найти.
И действительно, любой сотрудник может в любой удобный для него момент прийти или позвонить, чтобы поболтать на пустяковые темы. Если не установить эффективную дисциплину, офис может превратиться из рабочего места в клуб развлечений.
Перерывы в работе и различные поблажки отвлекают наше внимание от действительно значимых дел. Вместо того, чтобы расправляться с большими порциями работы, мы подбираем крошки с рабочего стола. Опыт показывает: чтобы углубиться в суть дела, требуется потратить около двадцати минут, поэтому частые перерывы в работе чреваты потерей значительной части рабочего времени.
Что же делать?
1. Закройте дверь, попросите оставлять для вас записки и повесьте табличку с надписью «Не беспокоить».
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12